Categorie: Belasting toegevoegde waarde

Boete van de Belastingdienst: wanneer u een verzuimboete of een vergrijpboete krijgt en hoe u zich verweert

Een boete van de Belastingdienst verrast zelden over de reden, maar bijna altijd over de hoogte. Een aangifte voor de belasting over de toegevoegde waarde (btw) die te laat binnenkomt kost 82 euro, terwijl een te late betaling 3 procent van het bedrag kost met een minimum van 50 euro. Bij een correctie achteraf is het uitgangspunt 25 of 50 procent van de belasting, en de wet laat tot 100 procent toe. Dat verschil komt doordat er twee soorten boetes bestaan: bij de verzuimboete maakt het niet uit of u er iets aan kon doen, bij de vergrijpboete moet de Belastingdienst bewijzen dat u het bewust of zwaar onzorgvuldig verkeerd deed. In dit artikel leest u de bedragen en percentages van 2026, welke verweren werken, welke termijnen u moet bewaken en wat u nu al kunt vastleggen. Tot slot ziet u wanneer niet alleen uw onderneming, maar ook u persoonlijk of uw boekhouder een boete kan krijgen.

Welke twee soorten boetes kan de Belastingdienst opleggen?

De Belastingdienst kan zelf een boete opleggen, zonder dat daar een rechter aan te pas komt. Dat gebeurt door de inspecteur, de ambtenaar die uw aanslag vaststelt. De boete is een aparte beschikking, een op zichzelf staand besluit. Staat zij op hetzelfde aanslagbiljet als de aanslag, dan hoort zij voor bezwaar en beroep wel bij die aanslag: één bezwaarschrift is dan genoeg.

De verzuimboete is de lichte boete. Die volgt vrijwel automatisch als een aangifte te laat is of een bedrag te laat is betaald. Of u er iets aan kon doen, doet in beginsel niet mee: de Belastingdienst hoeft geen schuld te bewijzen. Het bekendste verweer heet afwezigheid van alle schuld: als u aannemelijk maakt dat u alles hebt gedaan wat redelijkerwijs van u te vergen was, kan de boete vervallen. Er zijn ook andere routes, zoals een ontbrekende aanmaning, alsnog indienen binnen zeven dagen of matiging omdat de boete niet in verhouding staat.

De vergrijpboete is de zware boete. Die mag alleen als de inspecteur bewijst dat er opzet of grove schuld in het spel was. Opzet betekent dat u wist dat het fout ging, of dat u de aanmerkelijke kans daarop bewust hebt aanvaard. Grove schuld is minder: zo onzorgvuldig dat het daar bijna op neerkomt, en duidelijk meer dan een vergissing. De inspecteur moet dat overtuigend aantonen, een zwaardere bewijseis dan het gewone aannemelijk maken, en bij twijfel valt de zaak in uw voordeel uit.

Dat onderscheid bepaalt bijna alles wat daarna komt: de hoogte van de boete, de procedure die de Belastingdienst moet volgen en de verweren die u kunt inbrengen. De eerste vraag bij elke boetebrief is daarom of het woord opzet of grove schuld erin staat. Figuur 1 zet de twee soorten naast elkaar.

Figuur 1: verzuimboete of vergrijpboete? De eerste vraag bij elke boetebrief is of het woord opzet of grove schuld erin staat.

Hoe hoog is een verzuimboete in 2026?

Voor de hoogte moet u eerst weten met welk soort belasting u te maken hebt. Bij een aangiftebelasting berekent u zelf wat u moet betalen en betaalt u dat met de aangifte mee: btw en loonheffingen zijn de bekendste voorbeelden. Bij een aanslagbelasting doet u aangifte en stuurt de Belastingdienst daarna een aanslag: inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, erfbelasting en schenkbelasting werken zo. De boetes lopen tussen die twee groepen sterk uiteen.

Btw en loonheffingen: een lage boete voor de aangifte, een hoge boete voor de betaling

Komt uw btw-aangifte niet of te laat binnen, dan is de boete 82 euro. Bij de aangifte loonheffingen is dat 83 euro. Die bedragen lijken mild, en dat zijn ze ook: het wettelijk maximum is 165 euro voor de btw en 1.675 euro voor de loonaangifte, en dat maximum is voorbehouden aan uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als iemand het herhaaldelijk laat afweten.

De betaling is een tweede, zelfstandig verzuim. Betaalt u de btw of de loonheffing niet, niet volledig of te laat, dan is de boete 3 procent van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van 50 euro en een maximum van 6.709 euro. Blijkt het verzuim pas nadat de Belastingdienst uw aangifte inhoudelijk heeft getoetst, bijvoorbeeld bij een boekenonderzoek, een controle van uw administratie, dan gaat dat percentage volgens het boetebeleid naar 10 procent van de belasting die u in dat kalenderjaar of boekjaar te laat betaalde, met hetzelfde maximum.

Dat verschil is geen slordigheid van de wetgever. Bij deze belastingen is de aangifte vooral een begeleidend briefje bij de betaling, en om het geld gaat het. Wie de aangifte vergeet maar wel betaalt komt er dus goedkoop van af; wie de aangifte netjes indient maar niet betaalt niet.

Inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting: er komt eerst een aanmaning

Bij een jaaraangifte kan de boete niet uit de lucht vallen. De Belastingdienst stuurt eerst een herinnering en daarna een aanmaning, de laatste schriftelijke waarschuwing met een nieuwe termijn. Pas als u die termijn ook laat verstrijken, mag de boete volgen. Ontbreekt de aanmaning, of bereikte die u of uw adviseur te laat, dan kan dat de hele boete kosten.

Doet u geen of te late aangifte inkomstenbelasting, erfbelasting of schenkbelasting, dan is de boete 469 euro. Voor de vennootschapsbelasting begint de boete veel hoger: 3.354 euro. In beide gevallen kan de boete bij herhaald verzuim oplopen tot het wettelijk maximum van 6.709 euro, maar dat maximum is voorbehouden aan uitzonderlijke gevallen: het beleid laat de standaardboete niet met het aantal eerdere verzuimen meelopen.

Bij de jaaraangifte bestaat geen regeling die de boete laat vervallen als u alsnog snel indient. Alsnog aangifte doen helpt wel, maar dan als grond om de boete te verlagen en niet om hem weg te nemen.

Vergeten om een aangifte te vragen kost apart geld

Krijgt u geen uitnodiging tot het doen van aangifte terwijl u wel belasting verschuldigd bent, dan moet u er zelf om vragen. Voor de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting geldt daarvoor een termijn van zes maanden na het moment waarop de belastingschuld is ontstaan, voor de erfbelasting de aangiftetermijn van twintig maanden na het overlijden bij een overlijden vanaf 1 januari 2026, en acht maanden bij een overlijden in 2025 of eerder en voor de schenkbelasting twee maanden na het einde van het kalenderjaar waarin u de schenking kreeg of deed. Doet u dat niet op tijd, dan is de boete 3.354 euro. De Belastingdienst legt die boete niet op als u binnen twee weken na die termijn alsnog om een aangifte vraagt.

Een aanslag te laat betalen

Betaalt u een aanslag inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting niet, niet volledig of te laat, dan kunt u een betaalverzuimboete krijgen van 5 procent van het openstaande bedrag, met een minimum van 50 euro en een maximum van 6.709 euro per keer. Die boete volgt niet automatisch: volgens de wetsgeschiedenis wordt zij niet in een massaal proces opgelegd, maar in individuele gevallen van belastingschuldigen die stelselmatig niet of te laat betalen, en dan doorgaans bij bedragen van tienduizenden euro’s. Wordt de aanslag later verlaagd, dan gaat de boete evenredig mee omlaag, tot dat minimum van 50 euro. Deze boete komt van de ontvanger, de ambtenaar die belastingschulden invordert, en niet van de inspecteur. Vindt u dat u te veel hebt betaald over een oud jaar, dan is de route van een teruggaaf over oude jaren een andere; daarover leest u meer in ons artikel over het terugvragen van te veel betaalde belasting.

Het patroon achter al die bedragen is eenvoudig. Bij de aangiftebelastingen is de boete voor de aangifte laag en die voor de betaling hoog; bij de jaaraangiften is het precies omgekeerd, want daar is de aangifte zelf het punt. Figuur 2 zet de acht situaties met hun standaardbedrag en hun wettelijk maximum naast elkaar. De bedragen die de Belastingdienst standaard oplegt komen uit haar eigen boetebeleid; de wet noemt alleen de maxima. Dat beleid kan wijzigen, en de inspecteur mag in uw geval lager uitkomen.

Figuur 2: de standaardbedragen en de wettelijke maxima van de verzuimboetes in 2026, per soort belasting.

Deze bedragen gelden voor beboetbare feiten in 2026. Voor een oud jaar geldt het maximum dat toen gold: de verhoging naar 6.709 euro per 1 januari 2025 werkt niet terug. Wordt een regeling ná uw fout juist gunstiger, dan geldt omgekeerd de voor u gunstigste versie.

Wat gebeurt er als u zeven dagen te laat bent?

Bij de btw en de loonheffingen kent het boetebeleid een coulancetermijn: een respijtperiode van zeven kalenderdagen na de uiterste datum. Voor de aangifte is die termijn eenvoudig. Is uw aangifte binnen die zeven dagen alsnog binnen, dan krijgt u geen boete.

Voor de betaling werkt dezelfde termijn juist andersom, en dat is de meest onderschatte val in het hele boeterecht. Betaalt u binnen die zeven dagen alsnog, dan krijgt u alleen géén boete als u de vórige aangifte volledig en op tijd betaalde. Was u de vorige keer te laat of betaalde u toen niet alles, dan volgt nu wél een boete van 3 procent met een minimum van 50 euro. Bij tijdstipbelastingen, belastingen die per gebeurtenis worden geheven in plaats van per maand of kwartaal, kijkt de Belastingdienst daarvoor niet naar het vorige tijdvak maar naar het afgelopen jaar.

Betaalt u een deel binnen en een deel na die zeven dagen, dan rekent de Belastingdienst de boete over het hele te late bedrag en niet alleen over het deel dat echt laat was. Dat verklaart waarom twee ondernemers die beide een paar dagen te laat zijn, de ene keer niets en de andere keer 50 euro of meer betalen. Figuur 3 laat de twee sporen zien.

Figuur 3: de coulancetermijn van zeven dagen pakt bij de aangifte anders uit dan bij de betaling.

Hoe hoog is een vergrijpboete?

Een vergrijpboete is geen vast bedrag maar een percentage van de belasting die door uw opzet of grove schuld niet is geheven of niet is betaald. De wet stelt het maximum op 100 procent van dat bedrag, en voor niet aangegeven inkomen uit sparen en beleggen zelfs op 300 procent. Binnen dat maximum werkt de Belastingdienst met vaste uitgangspunten uit haar eigen boetebeleid, het Besluit Bestuurlijke Boeten Belastingdienst.

Bij grove schuld is de boete 25 procent van de te weinig geheven belasting, bij opzet 50 procent. Gaat het om inkomen uit sparen en beleggen dat u niet of onjuist hebt aangegeven, dan noemt de Belastingdienst hogere uitgangspunten: 75 procent bij grove schuld en 150 procent bij opzet. Kreeg u in de vijf jaar daarvoor voor dezelfde belasting al een vergrijpboete of een straf, of wijst de inspecteur op listigheid, valsheid of samenspanning, dan mag de boete naar 100 procent, en bij inkomen uit sparen en beleggen naar 300 procent. Een boete die later is vernietigd telt niet mee als eerdere boete, en verzachtende omstandigheden werken de andere kant op.

Naast die percentages bestaat een eigen regel voor het herstellen van een oude btw-fout. Meldt u een te lage btw-afdracht niet, niet op tijd of niet op de voorgeschreven manier, dan kan de boete daarvoor bij opzet of grove schuld oplopen tot 100 procent van de belasting die daardoor niet zou zijn geheven. Hoe die melding werkt, leest u in ons artikel over het herstellen van een fout in een eerdere btw-aangifte.

De uitgangspunten voor de vergrijpboete in 2026:

Verwijt	Gewone situatie	Sparen en beleggen
Grove schuld	25 procent	75 procent
Opzet	50 procent	150 procent
Verhoging bij herhaling binnen vijf jaar voor dezelfde belasting, of bij listigheid, valsheid of samenspanning	100 procent	300 procent

De percentages in deze tabel zijn uitgangspunten uit het boetebeleid. De wet stelt het maximum op 100 procent van de belasting, en bij niet aangegeven inkomen uit sparen en beleggen op 300 procent.

Rekenvoorbeeld: dezelfde omzet, vier uitkomsten

Stel dat u over het eerste kwartaal 20.000 euro omzet niet in uw btw-aangifte hebt opgenomen. De niet aangegeven btw daarover is 4.200 euro. De Belastingdienst legt een naheffingsaanslag op, een extra aanslag voor btw of loonheffing die te weinig is betaald.

Ziet de inspecteur hierin alleen een betaalverzuim zonder verder verwijt, dan is de boete 10 procent van de belasting die u dat jaar te laat betaalde, hier dus 420 euro, omdat het verzuim pas bij een inhoudelijke controle bleek. Vindt hij dat u grof onzorgvuldig was, bijvoorbeeld omdat u een hele reeks facturen niet in uw administratie hebt opgenomen, dan is de boete 25 procent van 4.200 euro, dus 1.050 euro. Kan hij overtuigend aantonen dat u die omzet bewust buiten de aangifte hield, dan is de boete 50 procent, dus 2.100 euro. Kreeg u in de vijf jaar daarvoor voor de btw al een vergrijpboete, dan kan hij naar 100 procent, dus 4.200 euro.

De belasting van 4.200 euro betaalt u in alle vier de gevallen. Daar komt ook nog belastingrente bij, die geen boete is maar een vergoeding voor het late betalen; hoe u die beperkt, leest u in ons artikel over belastingrente voorkomen. Figuur 4 zet de vier uitkomsten naast elkaar.

Figuur 4: dezelfde niet aangegeven btw van 4.200 euro levert vier verschillende boetes op.

De boete mag alleen over de verwijtbare correcties

Een fout die in de praktijk vaak wordt gemaakt, zit in de grondslag. Bevat een naheffing of een navordering, een extra aanslag over een jaar dat al was afgerond, tien correcties en zijn er maar drie waarvan de inspecteur zegt dat u ze bewust verkeerd deed, dan mag hij de boete niet over het hele bedrag berekenen. Hij moet de mate van verwijtbaarheid per correctie vaststellen en de boete berekenen over het deel van de belasting dat naar evenredigheid aan die verwijtbare correcties is toe te rekenen. Leg de correcties in de aanslag daarom altijd naast de grondslag van de boete.

Eén waarschuwing voor een kleine groep ondernemingen. Valt uw onderneming onder de minimumbelasting voor grote groepen, of onder de meldplichten voor platforms en aanbieders van cryptodiensten, dan gelden sinds 2026 veel hogere maxima: 1.100.000 euro, en bij de minimumbelasting afhankelijk van de verplichting 1.100.000 of 27.500 euro. Voor de minimumbelasting loopt een tijdelijke vrijstelling van verzuimboetes af op 31 oktober 2026. Laat die termijnen apart bewaken.

Iets vergelijkbaars geldt als de Belastingdienst uw belastingschuld heeft geschat omdat uw administratie of aangifte onvolledig was. Die schatting, met omkering van de bewijslast waardoor u zelf moet aantonen dat de aanslag te hoog is, mag wel de grondslag van de boete vormen. Maar de rechter moet dan wel beoordelen of de boete gelet op alle omstandigheden nog een passende en geboden sanctie is, en dat doet hij ook zonder dat u erom vraagt.

Zes verweren tegen een boete van de Belastingdienst

Een boete staat niet vast omdat er een bedrag op papier staat. Deze zes verweren komen in de praktijk het meest voor, in de volgorde waarin u ze het beste onderzoekt.

1. U had geen enkele schuld

Lag de oorzaak buiten uw invloed en hebt u wel alle zorg betracht die redelijkerwijs van u kon worden gevraagd, dan kan een verzuimboete geheel vervallen. De Hoge Raad besliste dat een ondernemer die zijn bank tijdig opdracht gaf te betalen formeel in verzuim is als de bank blundert, maar dat hij zich wel op afwezigheid van alle schuld kan beroepen. U moet dat zelf aanvoeren en bij tegenspraak aannemelijk maken, dus met stukken: de betaalopdracht, de datum ervan en het rekeningafschrift waaruit blijkt dat er genoeg saldo stond.

Aan de andere kant is in hofrechtspraak aangenomen dat betalen op de laatste dag geldt als het bewust aanvaarden van het risico dat het bedrag te laat wordt bijgeschreven; de Hoge Raad heeft dat niet als algemene regel geformuleerd. In een gepubliceerde zaak was een opdracht van ruim een week vóór de uiterste betaaldatum voldoende, maar dat was een oordeel over die zaak en geen algemene vuistregel. Wees ook realistisch: was u zelf te laat, zonder oorzaak buiten uw invloed, dan slaagt dit verweer zelden.

2. Uw standpunt was verdedigbaar

Berustte uw aangifte op een standpunt waarvoor goede argumenten bestonden, dan is een vergrijpboete niet mogelijk. Dat heet een pleitbaar standpunt: naar objectieve maatstaven kon en mocht u op het moment van de aangifte redelijkerwijs menen dat uw uitleg juist was. Dat u van de rechter uiteindelijk ongelijk krijgt over de belasting zelf, doet daar niets aan af.

Dit is het sterkste verweer dat er is, en wel om twee redenen. De toets is volledig geobjectiveerd, dus het maakt niet uit of u die uitleg destijds ook echt voor ogen had, en de rechter hoeft daarvoor geen ingewonnen adviezen te lezen. Bovendien sluit een pleitbaar standpunt ook het opzet uit dat voor strafvervolging nodig is. Eén beperking is belangrijk: juridisch neemt een pleitbaar standpunt de opzet of grove schuld weg en dus de vergrijpboete, maar in beginsel niet de verzuimboete voor een te late aangifte of betaling. In haar eigen boetebeleid behandelt de Belastingdienst beide gevallen wel gelijk: bij een pleitbaar standpunt legt de inspecteur geen boete op, en blijkt de pleitbaarheid pas in de bezwaarfase, dan vernietigt hij haar. Dat is beleid en geen wet, dus vraag er uitdrukkelijk om.

Wettelijk hoeft u hier niets te bewijzen: de rechter beoordeelt objectief of uw standpunt verdedigbaar was, ook zonder uw eigen adviezen te lezen. Praktisch helpt vastleggen wel, omdat de discussie dan veel korter is. Bewaar daarom bij elk afwijkend of discutabel standpunt een korte onderbouwing met de wettekst, de wetsgeschiedenis of de vakliteratuur waarop u zich baseerde.

3. De fout lag bij uw adviseur

Opzet of grove schuld van uw adviseur wordt niet aan u toegerekend. Dat de inspecteur kan aantonen dat uw boekhouder of belastingadviseur bewust fout zat, is dus niet genoeg voor een vergrijpboete bij u. Hij moet uw eigen opzet of grove schuld bewijzen, en het enkele feit dat u een adviseur inschakelde die de fout maakte levert dat bewijs niet op.

Er is wel een route waarlangs u zelf een verwijt kunt treffen: in de keuze van uw adviseur en in de manier waarop u met hem samenwerkte. Hebt u stukken niet aangeleverd of vragen niet beantwoord, dan kan dat u worden aangerekend. Ook daarvoor liggen de stelplicht en de bewijslast echter bij de inspecteur, en wat redelijk is verschilt per geval naar uw kennis en ervaring. Leg toch vast welke informatie u aan uw adviseur gaf en welke vragen hij stelde: dat maakt het voor de inspecteur veel moeilijker om zo’n verwijt te onderbouwen.

4. De Belastingdienst volgde de procedure niet

Bij een vergrijpboete schrijft het boetebeleid een zwaardere procedure voor, ongeacht de hoogte van de boete; voor een verzuimboete geldt die zwaardere procedure nooit, ook niet bij een hoog bedrag. De inspecteur moet u schriftelijk laten weten dat hij een vergrijpboete wil opleggen en welke gronden hij daarvoor heeft. Dat is de kennisgeving. U krijgt daarna een redelijke termijn om die gronden te betwisten, en wilt u dat mondeling doen, dan moet u worden gehoord. Blijkt uit uw verweer dat de gronden onvoldoende aanknopingspunten voor opzet of grove schuld bieden, dan moet de vergrijpboete achterwege blijven; een verzuimboete kan dan nog wel volgen.

Rond een gesprek gelden twee mededelingsplichten. Voordat u wordt ondervraagd met het oog op een boete, moet worden gezegd dat u niet hoeft te antwoorden. Dat is de cautie. En sinds een uitspraak van de Hoge Raad uit 2024 moet u ook worden gewezen op uw recht op bijstand van een raadsman, en dat hoeft geen advocaat te zijn: vereist is alleen dat iemand op een effectieve manier juridische bijstand kan geven, en mogelijk kan ook een belastingadviseur dat zijn.

Ontbreekt zo’n mededeling, dan is de boete niet automatisch van tafel. De rechter beoordeelt of het proces als geheel eerlijk was en of u werkelijk nadeel hebt geleden. Was uw adviseur bij het gesprek aanwezig, dan weegt dat mee en blijven de verklaringen vaak toch bruikbaar. Toch kan één te vroeg gestelde vraag de hele vergrijpboete kosten: in een zaak die na verwijzing bij het hof terugkwam werd één verklaring van vóór de cautie uitgesloten, waardoor de inspecteur het opzet niet meer bewees.

Let ten slotte op wat u wel moet beantwoorden. Vragen over de hoogte van uw inkomen of omzet moet u beantwoorden, want die gaan over de heffing. Vragen die alleen over de schuldvraag gaan, hoeft u niet te beantwoorden. En u hebt recht op inzage in het dossier waarop de boete berust, inclusief de stukken die in uw voordeel werken.

5. De zaak duurde te lang

Een boetezaak moet binnen een redelijke termijn worden afgedaan. Het uitgangspunt is dat de behandeling in eerste aanleg, de bezwaarfase daaronder begrepen, binnen twee jaar is afgerond, en dat het gerechtshof binnen twee jaar na het hoger beroep uitspraak doet. Die termijn begint op het moment waarop de Belastingdienst iets doet waaraan u in redelijkheid de verwachting kunt ontlenen dat er een boete komt; in de praktijk is dat de kennisgeving. Noteer die datum dus.

Duurt het langer, dan moet de boete omlaag. De rechter onderzoekt dat in beginsel ook zonder dat u erom vraagt, maar wacht daar niet op: in cassatie kunt u er niet voor het eerst over klagen. Voor een overschrijding in de cassatiefase geldt als regel een vermindering van 10 procent. Herstel van een gebrek in uw bezwaarschrift, waarvoor doorgaans vier weken worden gegund, en een eerste uitstel van de zitting zijn geen bijzondere omstandigheden die de termijn oprekken. Los daarvan geldt vanaf de dagtekening van een boeterapport een beslistermijn van dertien weken. Dat is een termijn van orde: overschrijding laat de bevoegdheid om te beboeten intact, maar kan wel meewegen bij de hoogte. Figuur 5 zet de momenten en termijnen van een boetezaak op een tijdlijn.

Figuur 5: de tijdlijn van een boetezaak, met de momenten en termijnen die u moet noteren.

6. De boete staat niet in verhouding

Ook zonder dat u helemaal geen schuld had, kan de boete te hoog zijn. Het boetebeleid noemt als redenen om te matigen een wanverhouding tussen de ernst van het feit en de boete, verzachtende omstandigheden en uw financiële omstandigheden. Daarbij maakt het beleid onderscheid tussen een slechte financiële positie op het moment van de boete, die de boete onevenredig kan maken, en een slechte positie ten tijde van de fout, die het verwijt kan verminderen.

Bij een vergrijpboete toetst de rechter volledig aan het evenredigheidsbeginsel en mag hij zijn eigen oordeel over de hoogte in de plaats stellen van dat van de inspecteur. Hoger dan de inspecteur oplegde mag hij nooit uitkomen. Of hij een verzuimboete net zo streng toetst, en of uw persoonlijke omstandigheden daarbij meetellen, is in de rechtspraak nog niet uitgekristalliseerd; in de praktijk zijn verzuimboetes wel verlaagd en soms tot nihil teruggebracht.

Voor verzuimboetes in de vennootschapsbelasting noemt een beleidsmemo van de staatssecretaris vier matigingsgronden: een termijnoverschrijding van maximaal tien dagen, een eerste verzuim, een kleine vennootschap die vergelijkbaar is met een eenmanszaak, en een slechte financiële positie. Daarbuiten hebben rechters ook meegewogen dat een ondernemer meedoet aan horizontaal toezicht, een werkafspraak met de Belastingdienst over de kwaliteit van uw aangiften, of dat hij zijn achterstanden alsnog volledig heeft weggewerkt; dat zijn losse uitspraken en geen vaste regel. Bij verzuimboetes wordt alleen met matigende omstandigheden gerekend, maar er is een aandachtspunt: bij niet afgedragen loonbelasting of niet voldane btw weegt mee dat het om zakelijk geld gaat dat niet van u was, en dan is er niet snel reden om te matigen.

De inspecteur moet de verzwarende en de matigende omstandigheden overigens zelf tegen elkaar afwegen, en bij een duidelijke wanverhouding hoort hij de boete op eigen initiatief te verlagen. Reken daar niet op. De verzwarende omstandigheden moet hij stellen en bewijzen, maar de matigende omstandigheden moet u zelf aanvoeren en onderbouwen.

Loont het om de fout zelf te melden?

Meestal wel, maar de regels verschillen sterk per belasting. Voor de aanslagbelastingen, dus de inkomstenbelasting, de vennootschapsbelasting, de erfbelasting en de schenkbelasting, bestaat de inkeerregeling: doet u binnen twee jaar alsnog een juiste en volledige aangifte, dan wordt geen vergrijpboete opgelegd. Doet u dat later, dan blijft de boete bestaan maar wordt zij gematigd. Let goed op wat de regeling niet doet: zij haalt alleen de vergrijpboete weg. Een verzuimboete voor een te late aangifte blijft staan, want te laat blijft te laat. Wanneer die twee jaar precies begint te lopen is bij een te late aangifte niet in alle gevallen duidelijk, dus laat de startdatum in uw situatie vaststellen.

In alle gevallen geldt de voorwaarde dat u meldt vóórdat u weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat de Belastingdienst de fout al op het spoor is. Dat is een objectieve toets: bepalend is niet wat u dacht, maar of er nog een serieuze mogelijkheid bestond dat de Belastingdienst het niet zou achterhalen. Wat zo’n serieuze mogelijkheid precies is, staat niet vast; is er publiciteit geweest over een verzoek van de Belastingdienst aan banken om klantgegevens, dan kan de deur al dicht zijn. Wordt betwist of u tijdig was, dan is dat gunstig geregeld: het boetebeleid legt de bewijslast bij de inspecteur, die aannemelijk moet maken dat er géén vrijwillige inkeer was, en u kunt zich op die beleidsregel beroepen.

Vier beperkingen maken die deur smaller dan hij lijkt. Ten eerste geldt de regeling alleen voor de twee zware boetes bij aanslagbelastingen en niet voor verzuimboetes. Ten tweede geldt zij niet voor inkomen uit sparen en beleggen en sinds 2020 ook niet meer voor inkomen uit aanmerkelijk belang, dus voor winst uit een pakket van vijf procent of meer van de aandelen in uw eigen bv; juist voor verzwegen vermogen werkt de regeling dus niet. Ten derde is de tijdigheidstoets objectief, zodat uw eigen inschatting niet meetelt. En ten vierde werkt de inkeer alleen persoonlijk: een adviseur die zelf als deelnemer wordt beboet, profiteert er niet van, tenzij hij de inkeer zelf heeft bevorderd.

Voor de btw en de loonheffingen loopt het anders. Daar bestaat de inkeerregeling formeel niet, maar het boetebeleid komt in de buurt: meldt u een te lage afdracht uit eigen beweging voordat de Belastingdienst ervan wist, dan legt de inspecteur geen betaalverzuimboete op, en bij een tijdige melding ook geen vergrijpboete. U moet dat wel uitdrukkelijk kenbaar maken. Voor de btw geldt daarbij dat een correctie tot en met 1.000 euro in de eerstvolgende aangifte mag, dat u boven dat bedrag het suppletieformulier moet gebruiken, het formulier waarmee u een eerdere btw-aangifte corrigeert, en dat de melding sinds 1 januari 2025 binnen acht weken moet nadat u de fout ontdekt. Komt de Belastingdienst er eerder achter, dan kunt u niet meer boetevrij corrigeren.

Eén ding dat u moet weten voordat u meldt: een melding waarmee u een eigen fout herstelt, mag niet als bewijs voor een boete tegen u worden gebruikt. Die melding bestaat immers alleen doordat u haar doet. De plicht om te melden blijft bestaan, en op het niet melden staat wel een boete, maar de inhoud van uw eigen melding mag niet tegen u worden gekeerd. Dat verlaagt de drempel om te melden aanzienlijk.

Kunnen uw bestuurder, uw boekhouder of u persoonlijk een boete krijgen?

Ja, en dat is voor een besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv) een apart risico. Een boete aan de vennootschap sluit niet uit dat de bestuurder daarnaast persoonlijk wordt aangepakt als opdrachtgever of als feitelijk leidinggever, degene die in de praktijk de leiding had over de verboden gedraging. Dat de bestuurder tevens enig aandeelhouder is, verandert daar niets aan; het kan wel meewegen bij de straftoemeting. Daarnaast kan een bestuurder aansprakelijk worden gesteld voor de vergrijpboete van de bv, maar alleen voor zover hem zelf opzet of grove schuld kan worden verweten.

Ook uw adviseur of boekhouder kan zelf een boete krijgen, als medepleger, iemand die de overtreding samen met een ander begaat, als opdrachtgever, als feitelijk leidinggever of in een van de andere deelnemersvormen. Voor medeplegen is een voldoende nauwe en bewuste samenwerking nodig waarbij zijn bijdrage van voldoende gewicht is, en de inspecteur moet dat overtuigend aantonen. Ontbreekt bij de onderneming zelf het vereiste opzet, bijvoorbeeld omdat zij op haar adviseur mocht vertrouwen, dan kan er geen medeplegersboete zijn: zonder pleger geen medepleger. De inspecteur kan dan nog wel een van de andere deelnemersvormen inzetten.

Voor zo’n boete aan een ander dan de belastingplichtige gelden twee waarborgen die het opvragen waard zijn. Er is voorafgaande toestemming binnen de Belastingdienst nodig, en degene die de boete krijgt kan zich op dat vereiste beroepen: ontbreekt de toestemming of is zij op een zo onzorgvuldige manier tot stand gekomen dat de waarborg niet is geboden, dan moet daaraan in de regel gevolg worden verbonden, tot en met vernietiging van de boete. En de termijnen zijn anders: de bevoegdheid vervalt na drie jaar bij een verzuim en na vijf jaar bij een vergrijp, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de overtreding plaatsvond. Wordt bij de onderneming de verlengde termijn van twaalf jaar gebruikt, dan geldt die sinds 1 januari 2025 ook voor de deelnemer.

Twee dingen werken in het voordeel van de deelnemer. Uitstel voor het doen van aangifte, een extra half jaar voor onderzoek naar de schuldvraag en een informatiebeschikking rekken de termijn voor de onderneming zelf wel op, maar volgens de Belastingdienst niet voor de deelnemer. En medeplichtigheid aan een verzuim is helemaal niet beboetbaar; bij een vergrijp ligt het maximum voor de medeplichtige een derde lager, ook voor de standaardpercentages uit het beleid.

Voor beroepsbeoefenaars komt er nog iets bij: een boete wegens medeplegen kan sinds 2020 openbaar worden gemaakt. In de parlementaire behandeling is opgemerkt dat het om enkele gevallen per jaar gaat, maar de reputatieschade is voor een kantoor van een andere orde dan het bedrag. Figuur 6 laat zien wie er naast de onderneming zelf in beeld kan komen.

Figuur 6: naast de onderneming kunnen ook de bestuurder en de adviseur zelf worden beboet.

Wanneer wordt het strafrecht?

Bij dezelfde gedraging kan de Belastingdienst kiezen: een bestuurlijke boete of aanmelding voor strafrechtelijke vervolging. Beide voor hetzelfde feit tegen dezelfde persoon mag in beginsel niet. Is tegen u een strafvervolging ingesteld en is de zitting begonnen, of heeft het Openbaar Ministerie een strafbeschikking uitgevaardigd, een straf zonder tussenkomst van een rechter, dan volgt geen bestuurlijke boete meer. En is er al een boete opgelegd, dan kunt u voor hetzelfde feit in beginsel niet opnieuw in rechte worden betrokken.

De keuze wordt gemaakt volgens een protocol. Een zaak wordt aangemeld bij een nadeel van 100.000 euro of meer met een vermoeden van opzet, of bij een lager nadeel als er behalve dat vermoeden ook een aanvullend wegingscriterium is; een ondergrens bestaat niet. Intern moet een ambtenaar een vermoeden van een strafbaar feit al melden bij een nadeel van 20.000 euro. Reken er niet op dat een beroep op die drempels slaagt: de Hoge Raad liet in 2023 een vervolging in stand bij een nadeel van ongeveer 8.400 euro, omdat de zaak onder een thematische aanpak viel.

De strafmaxima geven een indicatie van hoe zwaar de wetgever de verschillende feiten weegt. Op het opzettelijk niet of niet op tijd doen van aangifte staat maximaal vier jaar gevangenisstraf, op het opzettelijk onjuist of onvolledig doen van aangifte maximaal zes jaar. Daarnaast is het opzettelijk niet betalen van btw of loonheffing sinds 2014 zelfstandig strafbaar.

Bij die laatste bepaling zit een strafuitsluitingsgrond die in de praktijk goud waard is. Wie vóór het einde van de betalingstermijn om uitstel van betaling verzoekt, is niet strafbaar. Volgens de parlementaire geschiedenis maakt het niet uit of dat verzoek wordt toegewezen, en volgens de procureur-generaal worden aan de vorm van het verzoek geen eisen gesteld. Of dat ook opgaat als een verzoek duidelijk oneigenlijk is, is nog niet uitgemaakt. Voor een bv of een andere rechtspersoon bestaat een tweede route: onverwijld melden dat de onderneming niet kan betalen, de melding betalingsonmacht. Die tweede route bestaat niet voor een eenmanszaak, omdat de wet daar alleen over een lichaam spreekt. Heeft uw onderneming liquiditeitsproblemen, dan is een tijdig uitstelverzoek dus het eerste wat moet gebeuren.

Praktische checklist: wat u moet regelen

Termijnen toewijzen. Leg vast wie in uw organisatie de aangiften controleert en verstuurt, en wat er gebeurt als een termijn dreigt te verlopen. Dit is de enige echte preventie tegen verzuimboetes.
Betaalbewijzen bewaren. Bewaar betaalopdrachten met datum en de bijbehorende rekeningafschriften. Zonder die stukken is een beroep op afwezigheid van alle schuld niet hard te maken. Bewaar bij btw en loonheffingen ook bewijs van tijdige indiening, want die bewijslast ligt in beginsel bij u.
Niet op de laatste dag betalen. Betalen op de uiterste datum geldt als het aanvaarden van het risico dat het bedrag te laat wordt bijgeschreven. Zorg voor een marge van enkele dagen en voor voldoende saldo.
Standpunten onderbouwen. Bewaar bij elk discutabel fiscaal standpunt een korte memo met de wettekst, de wetsgeschiedenis of de literatuur waarop u zich baseert. Dat is later het bewijs voor een pleitbaar standpunt.
Vastleggen wat de adviseur kreeg. Houd bij welke informatie u aanleverde en welke vragen zijn gesteld. Dat blokkeert het verwijt dat u in de samenwerking met uw adviseur onzorgvuldig was.
Niets verklaren zonder bijstand. Stuur elke aankondiging van een boete direct naar uw adviseur en laat niemand een verklaring afleggen voordat op het zwijgrecht en op het recht op bijstand is gewezen.
Data noteren. Registreer de datum van de kennisgeving, de dagtekening van het boeterapport (de datum die op het rapport zelf staat), de boetebeschikking en elke uitspraak. Dat is de basis voor elk verweer over termijnen.
Dossier opvragen. Vraag inzage in de gegevens waarop de boete berust. Dat dossier moet ook stukken bevatten die in uw voordeel werken.
Bij betalingsproblemen eerst uitstel vragen. Doe dat vóórdat de betalingstermijn verstrijkt, en meld bij een bv daarnaast betalingsonmacht. Dat sluit strafvervolging voor het opzettelijk niet betalen uit. De verzuimboete of vergrijpboete zelf voorkomt het niet.

Veelgestelde vragen

Krijgt u een boete als u uw btw-aangifte één dag te laat indient?

Nee. Voor de aangifte geldt een coulancetermijn van zeven kalenderdagen na de uiterste datum. Komt uw aangifte daarbinnen alsnog, dan krijgt u geen boete. Voor de betaling is dat anders: daar helpt die zeven dagen alleen als u de vorige aangifte volledig en op tijd betaalde. Let op dat deze coulancetermijn niet bestaat bij de jaaraangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

Kunt u bezwaar maken tegen een boete?

Ja. De boete is een aparte beslissing waartegen u bezwaar kunt maken, ook als zij op hetzelfde papier staat als de aanslag. Staan de aanslag en de boete op één aanslagbiljet, dan wordt de boetebeschikking voor bezwaar en beroep geacht deel uit te maken van de aanslag. Voer in het bezwaar altijd zelf de matigende omstandigheden aan en onderbouw ze, want de bewijslast daarvan ligt bij u.

Moet u alle vragen van de Belastingdienst over een boete beantwoorden?

Nee. Vragen die over de belastingheffing gaan, zoals hoeveel omzet of inkomen u had, moet u beantwoorden. Vragen die alleen over de schuldvraag gaan, hoeft u niet te beantwoorden. Voordat u wordt ondervraagd met het oog op een boete, moet u daarop worden gewezen.

Gaat de boete omlaag als de aanslag later wordt verlaagd?

Ja. Wordt de belasting die de grondslag van de boete vormt verminderd, dan wordt de boete naar evenredigheid verlaagd. Het beleid schrijft voor dat dit zo nodig gebeurt zonder dat u erom vraagt. Controleer dat wel zelf, en let er bij een betaalverzuimboete over een aanslag op dat de verlaging niet onder het minimum van 50 euro gaat.

Hoe lang kan de Belastingdienst nog met een boete komen?

Dat verschilt per situatie. Voor een te late btw- of loonaangifte vervalt de bevoegdheid een jaar na het einde van de aangiftetermijn. Voor een betaalverzuim en voor de vergrijpboete bij aangiftebelastingen is dat vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de belastingschuld ontstond. Bij aanslagbelastingen loopt de boete in de regel mee met de termijn waarbinnen de aanslag kan worden opgelegd.

Telt een boete uit het verleden mee als u opnieuw te laat bent?

Ja, op twee manieren. Bij een verzuimboete kijkt de Belastingdienst naar het voorafgaande tijdvak en naar de vraag of u stelselmatig in verzuim bent; volgens interne werkinstructies begint dat bij het vierde verzuim op rij, en dan kan de boete tot het wettelijk maximum oplopen. Bij een vergrijpboete mag verhoging wegens herhaling alleen als u in de vijf jaar daarvoor voor dezelfde belasting al een vergrijpboete of straf kreeg; een boete die later is vernietigd telt daarvoor niet mee.

Hoe Taxcount u kan helpen

Een boetezaak wordt zelden gewonnen op het bedrag en bijna altijd op het dossier en de data. Wij lezen de boetebrief naast het controlerapport en de aanslag, stellen vast om welke soort boete het gaat en of de inspecteur de juiste procedure heeft gevolgd, en zetten de termijnen op een rij: de kennisgeving, de dagtekening van het rapport en de duur van de behandeling. Vervolgens beoordelen wij welke verweren in uw situatie kans maken, van afwezigheid van alle schuld en een pleitbaar standpunt tot matiging wegens draagkracht, en maken wij die met stukken hard.

Even belangrijk is het werk vóór een boete. Wij richten de termijnbewaking in, leggen vast wie welke aangifte controleert en zorgen dat afwijkende standpunten bij de aangifte zijn onderbouwd. Bij een fout uit een eerder jaar begeleiden wij de melding zo dat u boetevrij herstelt in plaats van een vergrijpboete uit te lokken.

Hebt u een boete ontvangen, of wilt u weten of uw aangiftepraktijk een boeterisico oplevert? Neem contact met ons op en laat uw situatie beoordelen. Bij een boete geldt dat haast helpt: reageer op een kennisgeving voordat de termijn verstrijkt en laat niemand verklaringen afleggen voordat u zich hebt laten bijstaan.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen fiscaal advies. Tarieven, bedragen, drempels en beleidsregels kunnen wijzigen, en de uitkomst in uw situatie hangt af van de feiten en van uw persoonlijke omstandigheden. Laat uw situatie daarom altijd door een adviseur beoordelen voordat u handelt of afziet van handelen.

Het eenloketsysteem voor de btw: zo geeft u de btw op verkopen aan consumenten in andere EU-landen in één keer aan

U verkoopt via uw webshop een paar keer per maand iets aan een particulier in Duitsland of België, en verder gaat alles gewoon in uw Nederlandse btw-aangifte. Tot uw boekhouder vraagt of u de grens van 10.000 euro al hebt gepasseerd. Vanaf dat moment is niet de Nederlandse btw verschuldigd, maar de btw van het land waar uw klant woont. Het eenloketsysteem btw, ook wel One Stop Shop of OSS genoemd, voorkomt dat u zich in elk land van de Europese Unie (EU) apart moet registreren. U geeft alle buitenlandse btw op in één digitale melding bij de Nederlandse Belastingdienst. Dit artikel legt uit wanneer u met buitenlandse btw te maken krijgt, hoe de drempel van 10.000 euro precies telt, welke meldingen en termijnen daarbij horen en wat er misgaat als u zich te laat aanmeldt.

Wanneer krijgt u met buitenlandse btw te maken?

Verkoopt u iets aan een consument in Nederland, dan rekent u Nederlandse btw. Verkoopt u aan een consument in een ander EU-land, dan is de hoofdregel dat de btw van dat land geldt. Bij goederen komt dat doordat de plaats van levering het land van aankomst is; bij digitale diensten doordat de plaats van dienst de woonplaats van uw klant is. Met “consument” bedoelen wij hier in de eerste plaats particulieren. Daarnaast tellen ondernemers die uitsluitend vrijgestelde prestaties leveren en rechtspersonen die geen ondernemer zijn mee, maar alleen zolang zij in hun eigen land onder de drempel voor btw-plichtige inkopen blijven. Geeft uw afnemer u een geldig btw-nummer, dan gelden de regels voor zakelijke levering en niet de regels uit dit artikel.

De regels voor goederen heten de regels voor afstandsverkopen. Een afstandsverkoop is een verkoop aan zo iemand in een ander land, waarbij u of iemand voor uw rekening de goederen naar die klant verzendt. Die laatste voorwaarde is een echte voorwaarde en geen formaliteit.

Wie het pakket verstuurt, bepaalt of de hele regeling geldt

Haalt uw klant de goederen zelf op, of regelt hij zelf een vervoerder zonder dat u daarbij helpt of bemiddelt, dan is er geen afstandsverkoop. De gewone btw-regel blijft dan gelden en de vraag naar buitenlandse registratie komt niet op. Helpt u wel mee, bijvoorbeeld door een vervoerder aan te bevelen, het pakket aan te melden of de verzendkosten te innen, dan geldt dat als vervoer voor uw rekening. Ook indirecte tussenkomst telt dus mee. Welke handelingen precies gelden als “helpen organiseren” staat nergens uitputtend opgesomd. En u moet het zelf kunnen laten zien: kan uw administratie niet aannemelijk maken dat uw klant het vervoer volledig zelf heeft geregeld, dan gaat de Belastingdienst uit van een afstandsverkoop en is de buitenlandse btw alsnog verschuldigd. Die btw kunt u dan niet meer aan uw klant doorberekenen. Zet daarom geen bedrijfsmodel op dat alleen op deze uitzondering leunt.

Wat buiten de regeling voor afstandsverkopen valt

Drie soorten leveringen zijn uitgezonderd. Goederen die u onder de margeregeling verkoopt, vallen erbuiten: gebruikte goederen, kunst, verzamelobjecten en antiek waarover u alleen btw over uw winstmarge betaalt. Nieuwe en bijna nieuwe vervoermiddelen vallen erbuiten, zoals auto’s, motoren, boten en vliegtuigen. Voor de btw is een vervoermiddel “nieuw” als het nog maar kort in gebruik is of weinig kilometers of vaaruren heeft gemaakt; laat die grens per geval toetsen, want hij ligt lager dan de meeste ondernemers denken. En montageleveringen vallen erbuiten: goederen die door u of namens u in het andere EU-land worden gemonteerd of geïnstalleerd, zoals een zonnescherm dat u zelf ophangt. Ook zuiver zakelijke verkoop aan ondernemers met een btw-nummer valt buiten dit artikel; daarvoor gelden de regels voor intracommunautaire leveringen. Figuur 1 zet de hele afweging op een rij, inclusief de twee vragen over de vaste inrichting en de drempel die hierna aan bod komen.

Figuur 1: beslisboom. Vijf vragen die bepalen of u Nederlandse of buitenlandse btw rekent.

De drempel van 10.000 euro: wanneer mag u Nederlandse btw blijven rekenen?

Om te voorkomen dat een kleine ondernemer zich meteen in het buitenland moet registreren, bestaat er een drempel. Blijft uw totale grensoverschrijdende omzet aan consumenten in andere EU-landen in het lopende kalenderjaar op of onder 10.000 euro, exclusief btw, en was dat vorig jaar ook zo, dan mag u gewoon Nederlandse btw blijven rekenen. U geeft die omzet dan aan in rubriek 1 van uw gewone Nederlandse btw-aangifte, de rubriek voor leveringen en diensten in Nederland.

Drie dingen aan die drempel worden vaak verkeerd begrepen. Ten eerste telt u goederen en digitale diensten bij elkaar op. Onder digitale diensten vallen elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten. Ten tweede telt u alle EU-landen samen: er is geen aparte drempel per land, maar één totaalbedrag. En ten derde geldt de drempel alleen als u in slechts één EU-land bent gevestigd.

Overschrijden werkt onmiddellijk, ook voor de order zelf

Komt u in de loop van het jaar boven de 10.000 euro uit, dan geldt de buitenlandse btw vanaf en inclusief de verkoop waarmee u de grens passeert. Er is dus geen overgangsperiode en geen uitstel tot het volgende kwartaal. Dat is het risico van deze regeling: de prijs die u aan uw klant hebt gerekend stond al vast, en de buitenlandse btw kunt u er achteraf niet meer bij optellen. Het verschil komt dan uit uw eigen marge.

Terug naar Nederlandse btw kan pas als uw grensoverschrijdende omzet een volledig kalenderjaar 10.000 euro of lager is. Vanaf 1 januari van het jaar daarna mag u weer Nederlandse btw berekenen.

Een vestiging in een ander EU-land laat de drempel vervallen

Heeft uw onderneming een vaste inrichting in een of meer andere EU-landen, dan geldt de drempel van 10.000 euro helemaal niet en berekent u meteen over al uw afstandsverkopen de btw van het land van bestemming. Een vaste inrichting is een duurzame bedrijfsruimte met eigen mensen en middelen, zoals een winkel, een werkplaats of een fabriek. Heeft u in het buitenland alleen een magazijn, dan is dat volgens de Belastingdienst op zichzelf geen vaste inrichting. Zodra daar eigen personeel en eigen middelen bij komen, kan dat anders liggen. Houdt u voorraad in een ander EU-land zonder dat dit een vaste inrichting is, dan is de meest gevolgde lijn deze: verkopen vanuit die buitenlandse voorraad tellen niet mee voor uw drempel, maar u kunt voor die verkopen de drempel en het eenloketsysteem niet gebruiken en moet u zich in het land van aankomst registreren. Die lijn komt uit niet-bindende Europese richtsnoeren en de EU-landen leggen hem niet allemaal hetzelfde uit, dus laat uw situatie beoordelen voordat u erop vertrouwt.

U mag ook vrijwillig voor buitenlandse btw kiezen

Blijft u onder de drempel, dan mag u er toch voor kiezen om buitenlandse btw te rekenen. Dat kan aantrekkelijk zijn als het btw-tarief in het land van uw klanten lager is dan het Nederlandse tarief van 21 procent. U meldt die keuze bij de Belastingdienst met het formulier “Melding keuze plaats van prestatie digitale diensten en afstandsverkopen”. Let op twee beperkingen: de keuze geldt voor alle EU-landen tegelijk, dus kiezen per land kan niet, en zij geldt voor ten minste twee aaneengesloten kalenderjaren. De keuze gaat in op de eerste dag van uw volgende btw-tijdvak. Wilt u eerder beginnen, dan moet u het uiterlijk op de tiende dag van de maand na die eerste verkoop melden.

Rekenvoorbeeld. U hebt een webshop en verkoopt in 2026 voor 8.000 euro aan Duitse en Belgische particulieren. In 2025 was dat ook minder dan 10.000 euro, dus u rekent Nederlandse btw en hoeft zich nergens te registreren. In oktober komt er een Belgische order van 2.500 euro bij. De teller staat dan op 10.500 euro. Vanaf die order, dus inclusief die 2.500 euro, is Belgische btw verschuldigd. U kunt zich in België laten registreren, of zich in Nederland aanmelden voor de Unieregeling en de btw op uw verkopen vanaf dat moment, Belgisch en Duits, in uw kwartaalmelding opgeven. De 8.000 euro die u eerder verkocht blijft belast met Nederlandse btw; de overschrijding werkt niet terug. Doet u niets, dan bent u die Belgische btw nog steeds verschuldigd en kan de Belgische fiscus naheffen, dat wil zeggen de btw alsnog bij u in rekening brengen, met rente. Meldt u zich wel aan maar levert u de melding niet of te laat in, dan kan de Nederlandse inspecteur, de ambtenaar van de Belastingdienst die uw aangifte vaststelt, daarnaast een boete opleggen. Figuur 2 laat zien hoe de teller in dat voorbeeld loopt.

Figuur 2: de drempelteller. De order waarmee u de grens passeert valt zelf al onder de buitenlandse btw.

Boven de drempel: apart registreren of het eenloketsysteem gebruiken?

Bent u buitenlandse btw verschuldigd, dan hebt u twee routes. U kunt zich registreren in elk EU-land waar u klanten hebt en daar lokaal aangifte doen en betalen. Voor de facturering gelden dan de regels van dat land, en u geeft de omzet ook op in rubriek 3c van uw Nederlandse aangifte, de rubriek voor installatie- en afstandsverkopen binnen de EU. Of u gebruikt het eenloketsysteem en doet alles vanuit Nederland. Figuur 3 zet beide routes naast elkaar; de btw is in beide gevallen even hoog, het verschil zit in de administratie.

Figuur 3: registratie per EU-land tegenover het eenloketsysteem.

De Unieregeling: een melding per kwartaal

De Unieregeling is de variant van het eenloketsysteem voor verkopen binnen de EU en voor diensten aan consumenten in andere EU-landen. U meldt zich aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk, onder btw en dan E-commerce. U krijgt een brief waarin de Belastingdienst uw registratie bevestigt of afwijst. Bij de Unieregeling krijgt u geen apart nummer: u doet mee met uw bestaande btw-identificatienummer, dat de Belastingdienst in die brief uw deelnamenummer noemt. Tegen een afwijzing kunt u bezwaar maken.

De regeling gaat in op de eerste dag van het kwartaal na uw registratie. Levert u voor het eerst iets en wilt u meteen meedoen, dan moet uw registratie uiterlijk op de tiende dag van de maand na die eerste levering binnen zijn. Bent u later, dan bent u over de tussenliggende periode gewoon buitenlandse btw verschuldigd zonder dat u het eenloket kunt gebruiken.

Welk tarief u per land moet rekenen, zoekt u op in de tarievenoverzichten van de Belastingdienst en de Europese Commissie. Die tarieven verschillen per land en per productsoort, dus stel ze vast per artikelgroep en niet per land. Kiest u voor de Unieregeling, dan is het alles of niets: alle leveringen en diensten die eronder vallen moeten erin. Verricht u naast afstandsverkopen ook diensten voor particulieren in de EU waarover u buitenlandse btw bent verschuldigd, dan horen ook die in de melding.

De invoerregeling: een melding per maand voor zendingen tot 150 euro

Komen de goederen van buiten de EU en gaan ze rechtstreeks naar een EU-consument, dan kunt u kiezen voor de invoerregeling, in het Engels Import One Stop Shop of IOSS. Denk aan een webshop die uit China importeert en direct aan particulieren in Spanje levert. Kiest u er niet voor, dan is bij invoer gewone invoer-btw verschuldigd en krijgt uw klant die btw plus inklaringskosten van de vervoerder gepresenteerd. Kiest u er wel voor, dan geldt de regeling voor al uw zendingen die eronder vallen. De regeling geldt alleen voor zendingen met een waarde tot en met 150 euro en niet voor accijnsgoederen: goederen waarover naast btw ook accijns wordt geheven, zoals bier, wijn, sterke drank en tabak.

Die 150 euro is niet zomaar het bedrag op de bon. Het gaat om de intrinsieke waarde: de prijs van de goederen zelf. Verzend- en verzekeringskosten tellen alleen niet mee als zij apart op de factuur staan en niet in de productprijs zijn verwerkt. Andere belastingen en heffingen blijven er altijd buiten. Een pakket van 140 euro met 15 euro verzendkosten blijft dus onder de grens als u die verzendkosten los factureert, en gaat erboven als u ze in de prijs verwerkt.

Meldt u zich aan, dan krijgt u een invoerregelingnummer. Dat is een apart nummer dat u uitsluitend voor de invoerregeling mag gebruiken. Het grote voordeel is dat de invoer van de zending is vrijgesteld, zodat uw pakket niet bij de douane blijft hangen en uw klant geen aparte inklaringsafrekening krijgt. Die vrijstelling geldt echter alleen als het invoerregelingnummer uiterlijk bij de invoeraangifte aan de douane is doorgegeven. In de praktijk betekent dit dat het nummer in het proces van uw vervoerder of douane-expediteur moet zitten. Een douane-expediteur is het bedrijf dat namens u de aangifte bij de douane doet.

Bent u buiten de EU gevestigd, dan kunt u de invoerregeling in beginsel alleen gebruiken via een tussenpersoon: een in de EU gevestigde partij, bijvoorbeeld een belastingadviseur, die de meldingen voor u doet en de btw aan de Belastingdienst betaalt. Op die verplichting bestaat een uitzondering voor landen waarmee de EU een verdrag over wederzijdse bijstand heeft. Volgens de Belastingdienst gaat het op dit moment alleen om Noorwegen: ondernemers in Noorwegen hebben geen tussenpersoon nodig voor zendingen die uit Noorwegen komen. Voor ondernemers in het Verenigd Koninkrijk zonder Noord-Ierland is een tussenpersoon wel nodig. EU-ondernemers mogen een tussenpersoon gebruiken, maar hoeven dat niet.

De twee regelingen naast elkaar

De twee regelingen verschillen op vier punten van elkaar. De Unieregeling is er voor goederen die al in de EU zijn plus diensten aan consumenten in andere EU-landen, de invoerregeling voor goederen van buiten de EU die rechtstreeks naar een EU-consument gaan. De Unieregeling kent geen waardegrens per zending, de invoerregeling wel: een intrinsieke waarde tot en met 150 euro en geen accijnsgoederen. Het tijdvak is bij de Unieregeling een kalenderkwartaal en bij de invoerregeling een kalendermaand, in beide gevallen met de laatste dag van de maand erna als uiterste datum voor de melding en de betaling. En een tussenpersoon speelt alleen bij de invoerregeling: verplicht voor ondernemers buiten de EU, met Noorwegen als enige uitzondering en dan uitsluitend voor zendingen uit Noorwegen.

Op drie punten zijn ze juist gelijk. In beide regelingen is een melding zonder omzet verplicht, mag u in de melding geen btw op uw kosten aftrekken, en bewaart u de administratie tien jaar, digitaal aanleverbaar. Figuur 4 zet die verschillen en overeenkomsten naast elkaar.

Figuur 4: Unieregeling of invoerregeling. Vier verschillen en drie punten die gelijk zijn.

Wat u elk tijdvak moet doen

De praktische verplichtingen van het eenloketsysteem zijn beperkt in aantal, maar strak in de uitvoering. Hieronder de vijf die in de praktijk het vaakst tot problemen leiden.

Melden, ook als u niets hebt verkocht

U dient elk tijdvak een melding in, ook als u in dat kwartaal of die maand niets hebt geleverd. Zo’n lege melding heet een nihilmelding en is verplicht. U mag de melding niet indienen voordat het tijdvak voorbij is: de melding over het derde kwartaal doet u in oktober en die moet uiterlijk 31 oktober binnen zijn.

Betalen is een tweede handeling met dezelfde deadline

Melden en betalen zijn twee losse acties. U betaalt de btw voor alle betrokken EU-landen in één keer aan de Belastingdienst in Apeldoorn, uiterlijk op dezelfde datum waarop de melding binnen moet zijn. Betaalt u te weinig, dan wordt het betaalde bedrag naar verhouding over de landen verdeeld en houdt u dus in elk land een tekort. Elk van die landen kan dat tekort zelfstandig naheffen, met eigen rente en boete. Betaalt u te veel, dan krijgt u het verschil terug.

Rekenen met de juiste wisselkoers

U meldt en betaalt in euro’s. Factureert u in ponden of dollars, dan gebruikt u de wisselkoers die de Europese Centrale Bank bekendmaakt op de laatste dag van het tijdvak waarover u meldt. Dat is een andere koers dan in uw gewone Nederlandse btw-aangifte, waar de koers geldt van de dag waarop de btw verschuldigd wordt. Factureert u in vreemde valuta, dan moet u dus twee koersen in uw administratie kunnen terugvinden.

Btw op inkopen valt buiten de melding

In de melding van het eenloketsysteem mag u geen voorbelasting aftrekken. Voorbelasting is de btw die andere ondernemers aan u in rekening brengen. Buitenlandse btw op uw kosten vraagt u apart terug via de regeling voor teruggaaf uit andere EU-landen. Doet u in dat land toch al een gewone btw-aangifte, bijvoorbeeld omdat u daar ook andere activiteiten hebt, dan trekt u die btw gewoon in die aangifte af. Dit is een klassieke inrichtingsfout in boekhoudpakketten.

Fouten herstelt u in een volgende melding, niet met een suppletie

Een ingediende melding kunt u niet opnieuw indienen en niet met een suppletie corrigeren. Een suppletie is het formulier waarmee u een fout in een gewone Nederlandse btw-aangifte herstelt; dat formulier werkt hier niet. U verwerkt de correctie in uw eerstvolgende melding, met vermelding van het land, het tijdvak en het bedrag. Dat kan tot uiterlijk drie jaar na de datum waarop de oorspronkelijke melding had moeten binnenkomen. Daarna moet u het rechtstreeks regelen met de belastingdienst van het betreffende EU-land. Is uw registratie inmiddels beëindigd, dan geldt hetzelfde. Figuur 5 zet de vier momenten van één kwartaal op een rij, met daaronder de correctietermijn en de bewaartermijn.

Figuur 5: de tijdlijn van één kwartaal, van het einde van het tijdvak tot de uiterste datum.

Uw administratie: tien jaar in plaats van zeven

Gebruikt u het eenloketsysteem, dan bewaart u alle gegevens die met de regeling te maken hebben tien jaar na afloop van het jaar van de levering. Dat is drie jaar langer dan de gewone bewaartermijn van zeven jaar. Vraagt de Nederlandse Belastingdienst of de belastingdienst van een ander EU-land om die gegevens, dan levert u ze digitaal aan.

De eis is inhoudelijk uitgewerkt in de Europese btw-uitvoeringsverordening, een verordening die de btw-richtlijn op detailniveau invult en direct in alle EU-landen geldt. Per transactie moet uw administratie onder meer bevatten: het land van uw klant, de omschrijving en hoeveelheid van de goederen of de soort dienst, de datum, het bedrag met de gebruikte valuta, latere verhogingen of verlagingen daarvan, het toegepaste tarief, de verschuldigde btw, datum en bedrag van ontvangen betalingen, eventuele vooruitbetalingen, de gegevens van een eventuele factuur, de gegevens waaruit blijkt waar uw klant zit of waar het vervoer begint en eindigt, en bewijs van retourzendingen. Drie van die gegevens leveren in de praktijk de meeste problemen op: de datum en het bedrag van ontvangen betalingen, de vooruitbetalingen en het bewijs van retourzendingen. Die komen in een webshopadministratie zelden in dezelfde datastroom terecht als de fiscale gegevens.

Een prettige bijkomstigheid: gebruikt u de Unieregeling, dan gelden de Nederlandse factureringsregels. Voor de btw hoeft u dan geen factuur te sturen voor uw afstandsverkopen en uw diensten aan particulieren in de EU. Op die vrijstelling bestaat een uitzondering voor een aantal groothandels, onder meer in levensmiddelen en dranken: zij moeten voor al hun verkopen een factuur uitreiken, ook aan particulieren. Gebruikt u de Unieregeling niet, dan gelden de factureringsregels van het land waar u btw moet betalen.

Verkoopt u via een platform?

Verkoopt u via een marktplaats, platform of app, dan neemt dat platform in twee situaties uw plaats in voor de btw. Dat heet de platformfictie: de wet doet alsof het platform de goederen zelf van u heeft gekocht en aan de consument heeft doorverkocht, zodat het platform de btw aangeeft en niet u. Dat is zo bij zendingen van buiten de EU met een intrinsieke waarde tot en met 150 euro, en bij leveringen binnen de EU door een verkoper die niet in de EU is gevestigd.

Bent u in Nederland gevestigd, dan kan de tweede situatie u niet raken: die geldt alleen voor verkopers buiten de EU. Voor u telt dus alleen de eerste situatie, en die speelt als u via een platform zendingen van buiten de EU verkoopt. Geldt geen fictie, dan blijft u zelf verantwoordelijk voor de btw en heeft het platform alleen een eigen boekhoudplicht van tien jaar. Stel dus vast welke situatie op u van toepassing is, want daarvan hangt af of u zich zelf moet registreren. Ga daar niet vanuit op basis van wat het platform in zijn algemene voorwaarden schrijft, maar toets het aan uw eigen situatie.

Waarom de Belastingdienst uw omzet al kent

Sinds 1 januari 2024 moeten banken, creditcardmaatschappijen en andere betalingsdienstaanbieders grensoverschrijdende betalingen registreren. Een betalingsdienstaanbieder is de partij die uw betalingen uitvoert. Die plicht ontstaat zodra het om meer dan 25 grensoverschrijdende betalingen per kwartaal aan dezelfde ontvanger gaat. De gegevens gaan naar de Belastingdienst en van daar naar CESOP, een Europees systeem waarin de betaalgegevens van alle EU-landen worden verzameld.

In CESOP worden die betaalgegevens naast de meldingen van het eenloketsysteem gelegd. Voor een webshop betekent dat het volgende: de omzet die via betaaldienstverleners binnenkomt is bij de Belastingdienst bekend, ook als er geen melding is gedaan. Een verschil tussen uw betaalstroom en uw gemelde omzet is daarmee zelfstandig aanleiding voor vragen, zonder dat daar een boekenonderzoek voor nodig is. Een boekenonderzoek is een controle waarbij de Belastingdienst uw administratie ter plaatse inziet.

Wat er gebeurt als u zich niet houdt aan de regels

De gevolgen lopen langs drie lijnen: naheffing met rente, een boete, en uitsluiting uit de regeling.

Naheffing in het land van uw klant, plus rente

Boven de drempel is de btw verschuldigd in het land van uw klant. Is die niet aangegeven, dan kan dat land naheffen. De Nederlandse inspecteur kan bovendien naheffen over de in Nederland verrichte leveringen, ongeacht in welk land u zich voor het eenloket hebt aangemeld. Bij zo’n naheffing kan ook belastingrente volgen: rente die de belastingdienst rekent over de periode waarin u de btw te laat betaalt. Hoeveel dat is, hangt af van het land en van de periode. Werkt u met een tussenpersoon voor de invoerregeling, dan kan de naheffing volgens de wetsgeschiedenis ook bij die tussenpersoon terechtkomen.

Twee soorten boetes met een groot verschil in zwaarte

Voor het niet, niet tijdig, onvolledig of onjuist indienen van een melding geldt uitsluitend een verzuimboete: een boete voor een administratieve nalatigheid, los van de vraag of er opzet in het spel was. Ook bij opzet kan het bij dat spoor niet zwaarder worden. De wet koppelt het maximum aan een boetecategorie uit het strafrecht, de derde categorie. Over het exacte bedrag daarvan bestaat discussie in de vakliteratuur, dus laat dat in een concrete zaak nazoeken. In de praktijk stuurt de Belastingdienst eerst een herinnering met een termijn om alsnog te melden; pas daarna volgt een boete. Voor het niet of te laat betalen ligt dat anders: daar is naast een verzuimboete ook een vergrijpboete mogelijk, een zwaardere boete die alleen kan worden opgelegd bij grove schuld of opzet. Hetzelfde feitencomplex kan dus heel verschillend uitpakken, afhankelijk van of het om de melding of om de betaling gaat.

Tussen 1 juli 2021 en 1 januari 2025 werden er wegens opstartproblemen geen betalingsverzuimboetes opgelegd aan deelnemers aan deze regelingen. Die coulance is voorbij: per 1 januari 2025 is het opleggen hervat en per 1 januari 2026 is het onderliggende beleidsbesluit ingetrokken.

Uitsluiting voor twee jaar

De zwaarste sanctie is niet de boete maar de uitsluiting. Doet u drie tijdvakken achter elkaar geen melding, dus drie kwartalen bij de Unieregeling of drie maanden bij de invoerregeling, dan sluit de Belastingdienst u uit en kunt u de regeling twee jaar niet gebruiken. Die uitsluiting geldt dan meteen ook voor de andere regeling. Hetzelfde gebeurt als u drie opeenvolgende tijdvakken een betalingsherinnering krijgt en na elke herinnering niet binnen tien dagen betaalt, en als u de gevraagde administratie niet digitaal aanlevert.

Het gevolg van uitsluiting is dat u zich weer in elk EU-land afzonderlijk moet registreren en daar aangifte moet doen. Voor een webshop met klanten in tien landen is dat een aanzienlijke verzwaring van de administratie.

Twee praktische valkuilen die niets met boetes te maken hebben

Stopt u met uw onderneming, meld u dan zelf af voor het eenloketsysteem. Uw registratie eindigt namelijk niet vanzelf, ook niet als de onderneming ophoudt te bestaan. Doe dat op tijd: u meldt de beëindiging uiterlijk vijftien dagen voor het einde van het kwartaal dat voorafgaat aan het kwartaal waarin u wilt stoppen. De beëindiging gaat dan in op de eerste dag van dat volgende kwartaal. Meldt u later, dan loopt de meldplicht nog een kwartaal door. Verkoopt u twee jaar lang niets meer naar het buitenland, dan kan de Belastingdienst uw registratie ook zelf beëindigen, ook als u netjes nihilmeldingen bleef doen. Dat is geen sanctie, maar u moet zich dan opnieuw aanmelden als u weer gaat verkopen. En let op de bezwaartermijn: omdat er bij een melding geen aanslag of beschikking volgt, begint de termijn van zes weken om bezwaar te maken al te lopen de dag na uw betaling. Wilt u een eigen melding aanvechten in plaats van corrigeren, dan moet u die termijn dus actief bewaken. Figuur 6 vat de vijf fouten samen die in de praktijk het vaakst voorkomen, met per fout het gevolg.

Figuur 6: vijf veelvoorkomende fouten bij het eenloketsysteem en wat zij kosten.

Een alternatief bij een kleine EU-omzet: de EU-KOR

Is uw totale omzet in de hele EU, inclusief Nederland, in dit en in het vorige kalenderjaar niet hoger dan 100.000 euro, dan kunt u in aanmerking komen voor de kleineondernemersregeling in de EU, de EU-KOR. Met die regeling krijgt u een btw-vrijstelling in de EU-landen waar u zich daarvoor aanmeldt en hoeft u daar geen btw af te dragen, ook niet als u de drempel van 10.000 euro hebt overschreden. U rekent dan geen btw aan uw klanten daar en trekt daar ook geen btw af.

Er zitten wel voorwaarden aan. U moet in Nederland zijn gevestigd, u mag niet boven de nationale omzetgrens van het betreffende EU-land uitkomen, uw totale EU-omzet in dit en vorig kalenderjaar mag niet boven 100.000 euro liggen, en u mag geen deelnemer zijn aan de invoerregeling. Bovendien dient u elk kwartaal een opgaaf kwartaalomzet in. De EU-KOR en de invoerregeling sluiten elkaar dus uit. Komt u boven 100.000 euro uit, of boven de nationale grens van een van die landen, dan vervalt de vrijstelling in dat land en valt u terug op de gewone route: buitenlandse btw via het eenloketsysteem of via een registratie ter plaatse. Of de EU-KOR naast de Unieregeling kan worden gebruikt, hangt af van de landen waar u verkoopt. Laat die combinatie doorrekenen voordat u kiest.

Wat verandert er na 2026?

De regels worden de komende jaren opnieuw verbouwd door het Europese ViDA-pakket, wat staat voor VAT in the Digital Age. Voor dit onderwerp is vooral het onderdeel “enkele btw-registratie” van belang. Het Nederlandse wetsvoorstel daarvoor ligt bij de Tweede Kamer en moet per 1 januari 2027 ingaan. Het regelt onder meer vier dingen. De Unieregeling wordt uitgebreid naar meer soorten leveringen. Voor de drempel tellen alleen nog leveringen vanuit uw vestigingsland mee. De meldplicht bij de vrijwillige keuze vervalt, want die keuze moet voortaan uit uw administratie blijken. En de drempel en de Unieregeling gaan elkaar uitsluiten. Omdat het nog een wetsvoorstel is, staat de definitieve inhoud niet vast.

Verder is er een Europese richtlijn aangenomen die de invoer-btw op kleine zendingen tot en met 150 euro per 1 juli 2028 verlegt van de consument naar de leverancier, als de invoerregeling niet wordt gebruikt. Vanaf diezelfde datum verdwijnt de regeling voor post- en koeriersbedrijven, waarbij het post- of koeriersbedrijf de invoer-btw afdraagt en bij de ontvanger in rekening brengt. Een Nederlands wetsvoorstel daarvoor is er nog niet.