Heeft u personeel in dienst en wilt u uw medewerkers iets extra’s geven, zoals een kerstpakket, een personeelsfeest of een vergoeding voor thuiswerken? Dan krijgt u te maken met de werkkostenregeling, kortweg de WKR. Deze regeling bepaalt hoeveel u als werkgever belastingvrij mag vergoeden en verstrekken, en wanneer u juist belasting moet betalen. Veel ondernemers laten geld liggen omdat zij de vrije ruimte niet volledig benutten, terwijl anderen onverwacht een naheffing krijgen omdat zij een grens overschrijden. In dit artikel leggen wij uit hoe de werkkostenregeling in 2026 werkt, welke vergoedingen onbeperkt onbelast mogen blijven en wat u praktisch moet regelen om binnen de regels te blijven.
Wat is de werkkostenregeling?
Alles wat u aan uw werknemers vergoedt of verstrekt, is in principe loon. Dat geldt niet alleen voor geld, maar ook voor spullen, maaltijden, een sportabonnement of een cadeau. Over loon moet in beginsel loonbelasting worden betaald. De werkkostenregeling biedt twee manieren om vergoedingen en verstrekkingen toch belastingvrij bij uw personeel te krijgen: de vrije ruimte en de gerichte vrijstellingen.
De vrije ruimte is een vast budget: een percentage van uw totale loonsom dat u per jaar belastingvrij mag besteden aan van alles en nog wat. De gerichte vrijstellingen zijn een vaste lijst met zakelijke kosten die u altijd onbelast mag vergoeden, ook als de vrije ruimte al op is. Daarnaast bestaan er nog nihilwaarderingen voor bepaalde voorzieningen op de werkplek. Hieronder bespreken wij deze routes een voor een.
Voor wie geldt de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling geldt voor elke werkgever die personeel in loondienst heeft. Het maakt niet uit of u een eenmanszaak met personeel, een vof, een maatschap, een bv, een nv of een stichting heeft, en er geldt geen minimum voor de omvang van uw bedrijf. Zodra u loon betaalt en inhoudingsplichtig bent voor de loonheffingen, valt u onder de regeling.
Ook een bijzondere situatie is geregeld. Werkt u voor een buitenlandse werkgever die in Nederland niet inhoudingsplichtig is, dan mag u de vrije ruimte en de gerichte vrijstellingen zelf toepassen in uw aangifte inkomstenbelasting. Zo profiteren bijvoorbeeld grenswerkers en werknemers van een buitenlands bedrijf toch van de regeling.
Hoe werkt de vrije ruimte in 2026?
De vrije ruimte berekent u over uw totale fiscale loonsom. In 2026 gelden twee percentages: u mag 2% van de loonsom tot en met € 400.000 belastingvrij besteden, plus 1,18% van het deel van de loonsom daarboven. Binnen die ruimte betaalt u geen loonbelasting en betaalt uw werknemer geen inkomstenbelasting over het voordeel.
Belangrijk is dat u een vergoeding of verstrekking actief moet aanwijzen als zogenoemd eindheffingsloon om deze in de vrije ruimte onder te brengen. Dat is een administratieve keuze die u vooraf maakt, niet iets wat u achteraf regelt. Overschrijdt het totaal van uw aangewezen vergoedingen de vrije ruimte, dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. Uw werknemer merkt daar niets van: de belasting komt voor uw rekening.
Rekenvoorbeeld: vrije ruimte en eindheffing
Stel dat uw bedrijf in 2026 een fiscale loonsom van € 500.000 heeft. Uw vrije ruimte is dan 2% van € 400.000, dus € 8.000, plus 1,18% van de resterende € 100.000, dus € 1.180. In totaal mag u € 9.180 belastingvrij besteden. Geeft u dit jaar voor € 11.000 aan kerstpakketten, een personeelsfeest en kleine vergoedingen die u aanwijst als eindheffingsloon, dan overschrijdt u de vrije ruimte met € 1.820. Over dat bedrag betaalt u 80% eindheffing, dus € 1.456 extra. Door uw uitgaven vooraf te plannen, voorkomt u zulke onverwachte kosten.
Wat zijn gerichte vrijstellingen?
Naast de vrije ruimte kent de wet een lijst met gerichte vrijstellingen. Dit zijn zakelijke kosten die u onbeperkt onbelast mag vergoeden, ook als uw vrije ruimte al vol is. U moet deze vergoedingen wel aanwijzen als eindheffingsloon, maar zij gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Hieronder staan de belangrijkste categorieën voor 2026.
Reiskosten en vervoer
Voor zakelijke reizen, inclusief woon-werkverkeer, mag u in 2026 maximaal € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden, ongeacht het vervoermiddel. Dit bedrag is met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026 verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. Reist uw werknemer met het openbaar vervoer, de taxi, het vliegtuig of een schip, dan mag u de werkelijke kosten vergoeden, ook als die hoger uitvallen. Voor werknemers met een vaste werkplek mag u een vaste maandvergoeding geven, berekend alsof zij 214 dagen per jaar reizen, mits zij minstens 128 dagen per jaar naar die vaste plek reizen. Bij deeltijd of thuiswerken rekent u dit naar verhouding om.
Thuiswerkvergoeding
Voor iedere dag dat een werknemer thuiswerkt, mag u in 2026 maximaal € 2,45 onbelast vergoeden, ook als het om een deel van een dag gaat. Ook hier mag u met de 128- en 214-dagenregeling een vaste vergoeding geven. Let op: voor dezelfde dag kunt u niet zowel een thuiswerkvergoeding als een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer naar de vaste werkplek geven. U kiest per dag.
Studie, cursussen en vakkennis
Kosten voor het onderhouden en verbeteren van kennis en vaardigheden voor het huidige werk, zoals cursussen, congressen en vakliteratuur, mag u onbelast vergoeden. Datzelfde geldt voor een opleiding of studie die gericht is op het verwerven van inkomen. De kosten van een werk- of studeerruimte thuis vallen hier niet onder.
Gereedschap, laptop en telefoon
Gereedschappen en ICT-middelen zoals een laptop, telefoon of software mag u onbelast vergoeden of verstrekken als u ze in redelijkheid noodzakelijk vindt voor het werk. Dit heet het noodzakelijkheidscriterium. Voorwaarde is dat de werknemer het middel teruggeeft of de restwaarde vergoedt als het niet meer nodig is, en dat het niet is uitgeruild tegen brutoloon.
Verhuiskosten, maaltijden en personeelskorting
Verhuist een werknemer voor het werk, dan mag u de kosten van het overbrengen van de inboedel vergoeden, plus een vast bedrag van maximaal € 7.750. Maaltijden tijdens dienstreizen of maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter, bijvoorbeeld bij overwerk, mag u eveneens onbelast vergoeden. Verkoopt u eigen producten, dan mag u uw personeel een korting geven van maximaal 20% van de winkelwaarde per product, met een maximum van € 500 per werknemer per jaar. Ook een verklaring omtrent het gedrag (VOG) die voor het werk nodig is, valt onder de gerichte vrijstellingen.
Buitenlandse werknemers: de 30%-regeling
Voor werknemers die u vanuit het buitenland aanwerft, bestaat de expatregeling, beter bekend als de 30%-regeling. Hiermee mag u een vast deel van het loon onbelast vergoeden voor de extra kosten van tijdelijk verblijf in Nederland, onder voorwaarden zoals een salarisnorm en de zogenoemde 150-kilometergrens. In 2026 bedraagt het forfait maximaal 30% van het loon; vanaf 2027 daalt dit naar 27%, met overgangsrecht voor wie de regeling al vóór 2024 toepaste.
Nihilwaarderingen: voorzieningen op de werkplek
Sommige voorzieningen die u op de werkplek beschikbaar stelt, worden op nihil gewaardeerd. Dat betekent dat zij geen loon vormen en dus ook geen vrije ruimte kosten. Denk aan koffie en thee op kantoor, de inrichting van de werkplek en bedrijfskleding die op het werk achterblijft. De nihilwaarderingen zijn een aparte route binnen de werkkostenregeling en helpen om uw vrije ruimte te sparen voor andere zaken.
De gebruikelijkheidstoets: niet alles mag
Aan het aanwijzen van vergoedingen als eindheffingsloon zit een grens: de gebruikelijkheidstoets. Zowel de omvang van een vergoeding als het aanwijzen zelf mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Deze toets voorkomt bijvoorbeeld dat u de hele vrije ruimte toewijst aan één werknemer om diens belaste loon te verlagen, of dat u regulier salaris omzet in onbelast eindheffingsloon. Blijf dus dicht bij wat in uw branche gangbaar is.
Wat u moet vastleggen: administratie en bewaarplicht
De werkkostenregeling steunt op een goede administratie. U moet kunnen aantonen welke vergoedingen u heeft aangewezen als eindheffingsloon, hoe u de vrije ruimte heeft berekend en hoe u kilometervergoedingen en vaste vergoedingen heeft onderbouwd. Aan een vaste kostenvergoeding moet bovendien vooraf een onderzoek naar de werkelijke kosten ten grondslag liggen; zonder dat onderzoek is de vergoeding belast.
De loonadministratie geldt als basisgegeven en moet u ten minste zeven jaar bewaren. Digitale opslag is toegestaan, zolang de gegevens gedurende de hele bewaartermijn juist, volledig en binnen redelijke tijd leesbaar blijven. Schiet uw administratie tekort, dan kan de inspecteur de bewijslast omkeren en verzwaren, wat uw positie bij een controle sterk verslechtert.
Wat verandert er in 2027?
Vanaf 1 januari 2027 stijgt het lage percentage van de vrije ruimte van 2% naar 2,16% over de loonsom tot en met € 400.000. Daarnaast daalt het forfait van de 30%-regeling naar 27%. Houd bij uw planning voor volgend jaar rekening met deze wijzigingen, want een hogere vrije ruimte betekent meer belastingvrije ruimte voor uw personeel.
Kerncijfers werkkostenregeling 2026
De belangrijkste bedragen en percentages voor 2026 op een rij:
| Onderdeel | Bedrag of percentage in 2026 |
| Vrije ruimte tot en met € 400.000 loonsom | 2% van de loonsom |
| Vrije ruimte boven € 400.000 loonsom | 1,18% van de loonsom |
| Eindheffing bij overschrijding vrije ruimte | 80% (betaald door de werkgever) |
| Onbelaste kilometervergoeding | € 0,25 per kilometer |
| Onbelaste thuiswerkvergoeding | € 2,45 per thuiswerkdag |
| Vrijstelling verhuiskosten | inboedelkosten plus maximaal € 7.750 |
| Personeelskorting op eigen producten | max. 20% van de waarde en max. € 500 per jaar |
| Bewaartermijn (loon)administratie | ten minste 7 jaar |
Praktische checklist: wat u moet regelen
- Bereken uw vrije ruimte. Neem 2% van uw loonsom tot en met € 400.000 en 1,18% van het meerdere, zodat u weet hoeveel u dit jaar belastingvrij kunt besteden.
- Wijs vergoedingen vooraf aan. Leg in uw salarisadministratie vast welke vergoedingen en verstrekkingen u aanwijst als eindheffingsloon; dit moet vooraf, niet achteraf.
- Benut de gerichte vrijstellingen. Vergoed reiskosten, thuiswerk, studie en noodzakelijke ICT-middelen buiten de vrije ruimte om, zodat u die ruimte overhoudt voor extra’s.
- Onderbouw vaste vergoedingen. Doe vooraf onderzoek naar de werkelijke kosten voordat u een vaste kostenvergoeding toekent.
- Houd de kilometeradministratie bij. Registreer per werknemer de vergoede kilometers; een gebrekkige administratie is de belangrijkste oorzaak van naheffingen.
- Bewaak de gebruikelijkheidstoets. Controleer of uw vergoedingen niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is.
- Toets de vrije ruimte op tijd. Controleer gedurende het jaar of u binnen de vrije ruimte blijft en reken uiterlijk af met de aangifte over het tweede tijdvak van het volgende jaar.
- Bewaar uw administratie zeven jaar. Zorg dat uw loonadministratie en onderbouwing minstens zeven jaar toegankelijk blijven.
Veelgestelde vragen
Wat is de vrije ruimte in 2026?
De vrije ruimte is in 2026 2% van uw fiscale loonsom tot en met € 400.000, plus 1,18% van het deel daarboven. Binnen die ruimte kunt u vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan uw personeel geven.
Wat gebeurt er als ik de vrije ruimte overschrijd?
Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u als werkgever 80% eindheffing. Uw werknemer betaalt hier geen belasting over; de heffing komt volledig voor uw rekening.
Hoeveel mag ik in 2026 onbelast per kilometer vergoeden?
In 2026 is de onbelaste kilometervergoeding € 0,25 per kilometer, verhoogd van € 0,23 met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Voor openbaar vervoer, taxi, vliegtuig of schip mag u de werkelijke kosten vergoeden.
Moet ik vergoedingen aanwijzen als eindheffingsloon?
Ja. Om een vergoeding in de vrije ruimte of onder een gerichte vrijstelling te brengen, moet u deze vooraf aanwijzen als eindheffingsloon in uw administratie. Doet u dat niet, dan wordt de vergoeding als gewoon loon belast bij de werknemer.
Geldt de WKR ook voor een eenmanszaak met personeel?
Ja. Zodra u personeel in loondienst heeft en inhoudingsplichtig bent, valt u onder de werkkostenregeling, ongeacht de rechtsvorm van uw onderneming. Ook de administratie- en bewaarplicht gelden dan voor u.
Hoelang moet ik mijn WKR-administratie bewaren?
De loonadministratie en de onderbouwing van uw vergoedingen bewaart u ten minste zeven jaar. Digitale opslag mag, zolang de gegevens juist, volledig en binnen redelijke tijd leesbaar blijven.
Hoe Taxcount u kan helpen
De werkkostenregeling biedt kansen om uw personeel belastingvrij te belonen, maar de regels zijn precies en een fout treft direct uw eigen kas. Taxcount helpt u de vrije ruimte optimaal te benutten, de juiste vergoedingen aan te wijzen en uw administratie zo in te richten dat u een controle zonder zorgen doorstaat. Wij rekenen uw vrije ruimte door, beoordelen welke vergoedingen gericht zijn vrijgesteld en signaleren waar u geld laat liggen of risico loopt. Wilt u weten of u de werkkostenregeling optimaal toepast? Laat uw situatie door ons beoordelen, dan weet u zeker dat u binnen de regels blijft en niets onbenut laat. In de tussentijd kunt u alvast gebruikmaken van onze WKR monitor.
Dit artikel bevat algemene informatie over de werkkostenregeling en is geen (fiscaal) advies. Tarieven, percentages en drempelbedragen kunnen wijzigen en de uitkomst in uw situatie hangt af van uw persoonlijke omstandigheden. Laat u daarom altijd persoonlijk adviseren voordat u beslissingen neemt.