U verkoopt via uw webshop een paar keer per maand iets aan een particulier in Duitsland of België, en verder gaat alles gewoon in uw Nederlandse btw-aangifte. Tot uw boekhouder vraagt of u de grens van 10.000 euro al hebt gepasseerd. Vanaf dat moment is niet de Nederlandse btw verschuldigd, maar de btw van het land waar uw klant woont. Het eenloketsysteem btw, ook wel One Stop Shop of OSS genoemd, voorkomt dat u zich in elk land van de Europese Unie (EU) apart moet registreren. U geeft alle buitenlandse btw op in één digitale melding bij de Nederlandse Belastingdienst. Dit artikel legt uit wanneer u met buitenlandse btw te maken krijgt, hoe de drempel van 10.000 euro precies telt, welke meldingen en termijnen daarbij horen en wat er misgaat als u zich te laat aanmeldt.

Wanneer krijgt u met buitenlandse btw te maken?

Verkoopt u iets aan een consument in Nederland, dan rekent u Nederlandse btw. Verkoopt u aan een consument in een ander EU-land, dan is de hoofdregel dat de btw van dat land geldt. Bij goederen komt dat doordat de plaats van levering het land van aankomst is; bij digitale diensten doordat de plaats van dienst de woonplaats van uw klant is. Met “consument” bedoelen wij hier in de eerste plaats particulieren. Daarnaast tellen ondernemers die uitsluitend vrijgestelde prestaties leveren en rechtspersonen die geen ondernemer zijn mee, maar alleen zolang zij in hun eigen land onder de drempel voor btw-plichtige inkopen blijven. Geeft uw afnemer u een geldig btw-nummer, dan gelden de regels voor zakelijke levering en niet de regels uit dit artikel.

De regels voor goederen heten de regels voor afstandsverkopen. Een afstandsverkoop is een verkoop aan zo iemand in een ander land, waarbij u of iemand voor uw rekening de goederen naar die klant verzendt. Die laatste voorwaarde is een echte voorwaarde en geen formaliteit.

Wie het pakket verstuurt, bepaalt of de hele regeling geldt

Haalt uw klant de goederen zelf op, of regelt hij zelf een vervoerder zonder dat u daarbij helpt of bemiddelt, dan is er geen afstandsverkoop. De gewone btw-regel blijft dan gelden en de vraag naar buitenlandse registratie komt niet op. Helpt u wel mee, bijvoorbeeld door een vervoerder aan te bevelen, het pakket aan te melden of de verzendkosten te innen, dan geldt dat als vervoer voor uw rekening. Ook indirecte tussenkomst telt dus mee. Welke handelingen precies gelden als “helpen organiseren” staat nergens uitputtend opgesomd. En u moet het zelf kunnen laten zien: kan uw administratie niet aannemelijk maken dat uw klant het vervoer volledig zelf heeft geregeld, dan gaat de Belastingdienst uit van een afstandsverkoop en is de buitenlandse btw alsnog verschuldigd. Die btw kunt u dan niet meer aan uw klant doorberekenen. Zet daarom geen bedrijfsmodel op dat alleen op deze uitzondering leunt.

Wat buiten de regeling voor afstandsverkopen valt

Drie soorten leveringen zijn uitgezonderd. Goederen die u onder de margeregeling verkoopt, vallen erbuiten: gebruikte goederen, kunst, verzamelobjecten en antiek waarover u alleen btw over uw winstmarge betaalt. Nieuwe en bijna nieuwe vervoermiddelen vallen erbuiten, zoals auto’s, motoren, boten en vliegtuigen. Voor de btw is een vervoermiddel “nieuw” als het nog maar kort in gebruik is of weinig kilometers of vaaruren heeft gemaakt; laat die grens per geval toetsen, want hij ligt lager dan de meeste ondernemers denken. En montageleveringen vallen erbuiten: goederen die door u of namens u in het andere EU-land worden gemonteerd of geïnstalleerd, zoals een zonnescherm dat u zelf ophangt. Ook zuiver zakelijke verkoop aan ondernemers met een btw-nummer valt buiten dit artikel; daarvoor gelden de regels voor intracommunautaire leveringen. Figuur 1 zet de hele afweging op een rij, inclusief de twee vragen over de vaste inrichting en de drempel die hierna aan bod komen.

     Figuur 1: beslisboom. Vijf vragen die bepalen of u Nederlandse of buitenlandse btw rekent.

De drempel van 10.000 euro: wanneer mag u Nederlandse btw blijven rekenen?

Om te voorkomen dat een kleine ondernemer zich meteen in het buitenland moet registreren, bestaat er een drempel. Blijft uw totale grensoverschrijdende omzet aan consumenten in andere EU-landen in het lopende kalenderjaar op of onder 10.000 euro, exclusief btw, en was dat vorig jaar ook zo, dan mag u gewoon Nederlandse btw blijven rekenen. U geeft die omzet dan aan in rubriek 1 van uw gewone Nederlandse btw-aangifte, de rubriek voor leveringen en diensten in Nederland.

Drie dingen aan die drempel worden vaak verkeerd begrepen. Ten eerste telt u goederen en digitale diensten bij elkaar op. Onder digitale diensten vallen elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten. Ten tweede telt u alle EU-landen samen: er is geen aparte drempel per land, maar één totaalbedrag. En ten derde geldt de drempel alleen als u in slechts één EU-land bent gevestigd.

Overschrijden werkt onmiddellijk, ook voor de order zelf

Komt u in de loop van het jaar boven de 10.000 euro uit, dan geldt de buitenlandse btw vanaf en inclusief de verkoop waarmee u de grens passeert. Er is dus geen overgangsperiode en geen uitstel tot het volgende kwartaal. Dat is het risico van deze regeling: de prijs die u aan uw klant hebt gerekend stond al vast, en de buitenlandse btw kunt u er achteraf niet meer bij optellen. Het verschil komt dan uit uw eigen marge.

Terug naar Nederlandse btw kan pas als uw grensoverschrijdende omzet een volledig kalenderjaar 10.000 euro of lager is. Vanaf 1 januari van het jaar daarna mag u weer Nederlandse btw berekenen.

Een vestiging in een ander EU-land laat de drempel vervallen

Heeft uw onderneming een vaste inrichting in een of meer andere EU-landen, dan geldt de drempel van 10.000 euro helemaal niet en berekent u meteen over al uw afstandsverkopen de btw van het land van bestemming. Een vaste inrichting is een duurzame bedrijfsruimte met eigen mensen en middelen, zoals een winkel, een werkplaats of een fabriek. Heeft u in het buitenland alleen een magazijn, dan is dat volgens de Belastingdienst op zichzelf geen vaste inrichting. Zodra daar eigen personeel en eigen middelen bij komen, kan dat anders liggen. Houdt u voorraad in een ander EU-land zonder dat dit een vaste inrichting is, dan is de meest gevolgde lijn deze: verkopen vanuit die buitenlandse voorraad tellen niet mee voor uw drempel, maar u kunt voor die verkopen de drempel en het eenloketsysteem niet gebruiken en moet u zich in het land van aankomst registreren. Die lijn komt uit niet-bindende Europese richtsnoeren en de EU-landen leggen hem niet allemaal hetzelfde uit, dus laat uw situatie beoordelen voordat u erop vertrouwt.

U mag ook vrijwillig voor buitenlandse btw kiezen

Blijft u onder de drempel, dan mag u er toch voor kiezen om buitenlandse btw te rekenen. Dat kan aantrekkelijk zijn als het btw-tarief in het land van uw klanten lager is dan het Nederlandse tarief van 21 procent. U meldt die keuze bij de Belastingdienst met het formulier “Melding keuze plaats van prestatie digitale diensten en afstandsverkopen”. Let op twee beperkingen: de keuze geldt voor alle EU-landen tegelijk, dus kiezen per land kan niet, en zij geldt voor ten minste twee aaneengesloten kalenderjaren. De keuze gaat in op de eerste dag van uw volgende btw-tijdvak. Wilt u eerder beginnen, dan moet u het uiterlijk op de tiende dag van de maand na die eerste verkoop melden.

Rekenvoorbeeld. U hebt een webshop en verkoopt in 2026 voor 8.000 euro aan Duitse en Belgische particulieren. In 2025 was dat ook minder dan 10.000 euro, dus u rekent Nederlandse btw en hoeft zich nergens te registreren. In oktober komt er een Belgische order van 2.500 euro bij. De teller staat dan op 10.500 euro. Vanaf die order, dus inclusief die 2.500 euro, is Belgische btw verschuldigd. U kunt zich in België laten registreren, of zich in Nederland aanmelden voor de Unieregeling en de btw op uw verkopen vanaf dat moment, Belgisch en Duits, in uw kwartaalmelding opgeven. De 8.000 euro die u eerder verkocht blijft belast met Nederlandse btw; de overschrijding werkt niet terug. Doet u niets, dan bent u die Belgische btw nog steeds verschuldigd en kan de Belgische fiscus naheffen, dat wil zeggen de btw alsnog bij u in rekening brengen, met rente. Meldt u zich wel aan maar levert u de melding niet of te laat in, dan kan de Nederlandse inspecteur, de ambtenaar van de Belastingdienst die uw aangifte vaststelt, daarnaast een boete opleggen. Figuur 2 laat zien hoe de teller in dat voorbeeld loopt.

Figuur 2: de drempelteller. De order waarmee u de grens passeert valt zelf al onder de buitenlandse btw.

Boven de drempel: apart registreren of het eenloketsysteem gebruiken?

Bent u buitenlandse btw verschuldigd, dan hebt u twee routes. U kunt zich registreren in elk EU-land waar u klanten hebt en daar lokaal aangifte doen en betalen. Voor de facturering gelden dan de regels van dat land, en u geeft de omzet ook op in rubriek 3c van uw Nederlandse aangifte, de rubriek voor installatie- en afstandsverkopen binnen de EU. Of u gebruikt het eenloketsysteem en doet alles vanuit Nederland. Figuur 3 zet beide routes naast elkaar; de btw is in beide gevallen even hoog, het verschil zit in de administratie.

Figuur 3: registratie per EU-land tegenover het eenloketsysteem.

De Unieregeling: een melding per kwartaal

De Unieregeling is de variant van het eenloketsysteem voor verkopen binnen de EU en voor diensten aan consumenten in andere EU-landen. U meldt zich aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk, onder btw en dan E-commerce. U krijgt een brief waarin de Belastingdienst uw registratie bevestigt of afwijst. Bij de Unieregeling krijgt u geen apart nummer: u doet mee met uw bestaande btw-identificatienummer, dat de Belastingdienst in die brief uw deelnamenummer noemt. Tegen een afwijzing kunt u bezwaar maken.

De regeling gaat in op de eerste dag van het kwartaal na uw registratie. Levert u voor het eerst iets en wilt u meteen meedoen, dan moet uw registratie uiterlijk op de tiende dag van de maand na die eerste levering binnen zijn. Bent u later, dan bent u over de tussenliggende periode gewoon buitenlandse btw verschuldigd zonder dat u het eenloket kunt gebruiken.

Welk tarief u per land moet rekenen, zoekt u op in de tarievenoverzichten van de Belastingdienst en de Europese Commissie. Die tarieven verschillen per land en per productsoort, dus stel ze vast per artikelgroep en niet per land. Kiest u voor de Unieregeling, dan is het alles of niets: alle leveringen en diensten die eronder vallen moeten erin. Verricht u naast afstandsverkopen ook diensten voor particulieren in de EU waarover u buitenlandse btw bent verschuldigd, dan horen ook die in de melding.

De invoerregeling: een melding per maand voor zendingen tot 150 euro

Komen de goederen van buiten de EU en gaan ze rechtstreeks naar een EU-consument, dan kunt u kiezen voor de invoerregeling, in het Engels Import One Stop Shop of IOSS. Denk aan een webshop die uit China importeert en direct aan particulieren in Spanje levert. Kiest u er niet voor, dan is bij invoer gewone invoer-btw verschuldigd en krijgt uw klant die btw plus inklaringskosten van de vervoerder gepresenteerd. Kiest u er wel voor, dan geldt de regeling voor al uw zendingen die eronder vallen. De regeling geldt alleen voor zendingen met een waarde tot en met 150 euro en niet voor accijnsgoederen: goederen waarover naast btw ook accijns wordt geheven, zoals bier, wijn, sterke drank en tabak.

Die 150 euro is niet zomaar het bedrag op de bon. Het gaat om de intrinsieke waarde: de prijs van de goederen zelf. Verzend- en verzekeringskosten tellen alleen niet mee als zij apart op de factuur staan en niet in de productprijs zijn verwerkt. Andere belastingen en heffingen blijven er altijd buiten. Een pakket van 140 euro met 15 euro verzendkosten blijft dus onder de grens als u die verzendkosten los factureert, en gaat erboven als u ze in de prijs verwerkt.

Meldt u zich aan, dan krijgt u een invoerregelingnummer. Dat is een apart nummer dat u uitsluitend voor de invoerregeling mag gebruiken. Het grote voordeel is dat de invoer van de zending is vrijgesteld, zodat uw pakket niet bij de douane blijft hangen en uw klant geen aparte inklaringsafrekening krijgt. Die vrijstelling geldt echter alleen als het invoerregelingnummer uiterlijk bij de invoeraangifte aan de douane is doorgegeven. In de praktijk betekent dit dat het nummer in het proces van uw vervoerder of douane-expediteur moet zitten. Een douane-expediteur is het bedrijf dat namens u de aangifte bij de douane doet.

Bent u buiten de EU gevestigd, dan kunt u de invoerregeling in beginsel alleen gebruiken via een tussenpersoon: een in de EU gevestigde partij, bijvoorbeeld een belastingadviseur, die de meldingen voor u doet en de btw aan de Belastingdienst betaalt. Op die verplichting bestaat een uitzondering voor landen waarmee de EU een verdrag over wederzijdse bijstand heeft. Volgens de Belastingdienst gaat het op dit moment alleen om Noorwegen: ondernemers in Noorwegen hebben geen tussenpersoon nodig voor zendingen die uit Noorwegen komen. Voor ondernemers in het Verenigd Koninkrijk zonder Noord-Ierland is een tussenpersoon wel nodig. EU-ondernemers mogen een tussenpersoon gebruiken, maar hoeven dat niet.

De twee regelingen naast elkaar

De twee regelingen verschillen op vier punten van elkaar. De Unieregeling is er voor goederen die al in de EU zijn plus diensten aan consumenten in andere EU-landen, de invoerregeling voor goederen van buiten de EU die rechtstreeks naar een EU-consument gaan. De Unieregeling kent geen waardegrens per zending, de invoerregeling wel: een intrinsieke waarde tot en met 150 euro en geen accijnsgoederen. Het tijdvak is bij de Unieregeling een kalenderkwartaal en bij de invoerregeling een kalendermaand, in beide gevallen met de laatste dag van de maand erna als uiterste datum voor de melding en de betaling. En een tussenpersoon speelt alleen bij de invoerregeling: verplicht voor ondernemers buiten de EU, met Noorwegen als enige uitzondering en dan uitsluitend voor zendingen uit Noorwegen.

Op drie punten zijn ze juist gelijk. In beide regelingen is een melding zonder omzet verplicht, mag u in de melding geen btw op uw kosten aftrekken, en bewaart u de administratie tien jaar, digitaal aanleverbaar. Figuur 4 zet die verschillen en overeenkomsten naast elkaar.

Figuur 4: Unieregeling of invoerregeling. Vier verschillen en drie punten die gelijk zijn.

Wat u elk tijdvak moet doen

De praktische verplichtingen van het eenloketsysteem zijn beperkt in aantal, maar strak in de uitvoering. Hieronder de vijf die in de praktijk het vaakst tot problemen leiden.

Melden, ook als u niets hebt verkocht

U dient elk tijdvak een melding in, ook als u in dat kwartaal of die maand niets hebt geleverd. Zo’n lege melding heet een nihilmelding en is verplicht. U mag de melding niet indienen voordat het tijdvak voorbij is: de melding over het derde kwartaal doet u in oktober en die moet uiterlijk 31 oktober binnen zijn.

Betalen is een tweede handeling met dezelfde deadline

Melden en betalen zijn twee losse acties. U betaalt de btw voor alle betrokken EU-landen in één keer aan de Belastingdienst in Apeldoorn, uiterlijk op dezelfde datum waarop de melding binnen moet zijn. Betaalt u te weinig, dan wordt het betaalde bedrag naar verhouding over de landen verdeeld en houdt u dus in elk land een tekort. Elk van die landen kan dat tekort zelfstandig naheffen, met eigen rente en boete. Betaalt u te veel, dan krijgt u het verschil terug.

Rekenen met de juiste wisselkoers

U meldt en betaalt in euro’s. Factureert u in ponden of dollars, dan gebruikt u de wisselkoers die de Europese Centrale Bank bekendmaakt op de laatste dag van het tijdvak waarover u meldt. Dat is een andere koers dan in uw gewone Nederlandse btw-aangifte, waar de koers geldt van de dag waarop de btw verschuldigd wordt. Factureert u in vreemde valuta, dan moet u dus twee koersen in uw administratie kunnen terugvinden.

Btw op inkopen valt buiten de melding

In de melding van het eenloketsysteem mag u geen voorbelasting aftrekken. Voorbelasting is de btw die andere ondernemers aan u in rekening brengen. Buitenlandse btw op uw kosten vraagt u apart terug via de regeling voor teruggaaf uit andere EU-landen. Doet u in dat land toch al een gewone btw-aangifte, bijvoorbeeld omdat u daar ook andere activiteiten hebt, dan trekt u die btw gewoon in die aangifte af. Dit is een klassieke inrichtingsfout in boekhoudpakketten.

Fouten herstelt u in een volgende melding, niet met een suppletie

Een ingediende melding kunt u niet opnieuw indienen en niet met een suppletie corrigeren. Een suppletie is het formulier waarmee u een fout in een gewone Nederlandse btw-aangifte herstelt; dat formulier werkt hier niet. U verwerkt de correctie in uw eerstvolgende melding, met vermelding van het land, het tijdvak en het bedrag. Dat kan tot uiterlijk drie jaar na de datum waarop de oorspronkelijke melding had moeten binnenkomen. Daarna moet u het rechtstreeks regelen met de belastingdienst van het betreffende EU-land. Is uw registratie inmiddels beëindigd, dan geldt hetzelfde. Figuur 5 zet de vier momenten van één kwartaal op een rij, met daaronder de correctietermijn en de bewaartermijn.

Figuur 5: de tijdlijn van één kwartaal, van het einde van het tijdvak tot de uiterste datum.

Uw administratie: tien jaar in plaats van zeven

Gebruikt u het eenloketsysteem, dan bewaart u alle gegevens die met de regeling te maken hebben tien jaar na afloop van het jaar van de levering. Dat is drie jaar langer dan de gewone bewaartermijn van zeven jaar. Vraagt de Nederlandse Belastingdienst of de belastingdienst van een ander EU-land om die gegevens, dan levert u ze digitaal aan.

De eis is inhoudelijk uitgewerkt in de Europese btw-uitvoeringsverordening, een verordening die de btw-richtlijn op detailniveau invult en direct in alle EU-landen geldt. Per transactie moet uw administratie onder meer bevatten: het land van uw klant, de omschrijving en hoeveelheid van de goederen of de soort dienst, de datum, het bedrag met de gebruikte valuta, latere verhogingen of verlagingen daarvan, het toegepaste tarief, de verschuldigde btw, datum en bedrag van ontvangen betalingen, eventuele vooruitbetalingen, de gegevens van een eventuele factuur, de gegevens waaruit blijkt waar uw klant zit of waar het vervoer begint en eindigt, en bewijs van retourzendingen. Drie van die gegevens leveren in de praktijk de meeste problemen op: de datum en het bedrag van ontvangen betalingen, de vooruitbetalingen en het bewijs van retourzendingen. Die komen in een webshopadministratie zelden in dezelfde datastroom terecht als de fiscale gegevens.

Een prettige bijkomstigheid: gebruikt u de Unieregeling, dan gelden de Nederlandse factureringsregels. Voor de btw hoeft u dan geen factuur te sturen voor uw afstandsverkopen en uw diensten aan particulieren in de EU. Op die vrijstelling bestaat een uitzondering voor een aantal groothandels, onder meer in levensmiddelen en dranken: zij moeten voor al hun verkopen een factuur uitreiken, ook aan particulieren. Gebruikt u de Unieregeling niet, dan gelden de factureringsregels van het land waar u btw moet betalen.

Verkoopt u via een platform?

Verkoopt u via een marktplaats, platform of app, dan neemt dat platform in twee situaties uw plaats in voor de btw. Dat heet de platformfictie: de wet doet alsof het platform de goederen zelf van u heeft gekocht en aan de consument heeft doorverkocht, zodat het platform de btw aangeeft en niet u. Dat is zo bij zendingen van buiten de EU met een intrinsieke waarde tot en met 150 euro, en bij leveringen binnen de EU door een verkoper die niet in de EU is gevestigd.

Bent u in Nederland gevestigd, dan kan de tweede situatie u niet raken: die geldt alleen voor verkopers buiten de EU. Voor u telt dus alleen de eerste situatie, en die speelt als u via een platform zendingen van buiten de EU verkoopt. Geldt geen fictie, dan blijft u zelf verantwoordelijk voor de btw en heeft het platform alleen een eigen boekhoudplicht van tien jaar. Stel dus vast welke situatie op u van toepassing is, want daarvan hangt af of u zich zelf moet registreren. Ga daar niet vanuit op basis van wat het platform in zijn algemene voorwaarden schrijft, maar toets het aan uw eigen situatie.

Waarom de Belastingdienst uw omzet al kent

Sinds 1 januari 2024 moeten banken, creditcardmaatschappijen en andere betalingsdienstaanbieders grensoverschrijdende betalingen registreren. Een betalingsdienstaanbieder is de partij die uw betalingen uitvoert. Die plicht ontstaat zodra het om meer dan 25 grensoverschrijdende betalingen per kwartaal aan dezelfde ontvanger gaat. De gegevens gaan naar de Belastingdienst en van daar naar CESOP, een Europees systeem waarin de betaalgegevens van alle EU-landen worden verzameld.

In CESOP worden die betaalgegevens naast de meldingen van het eenloketsysteem gelegd. Voor een webshop betekent dat het volgende: de omzet die via betaaldienstverleners binnenkomt is bij de Belastingdienst bekend, ook als er geen melding is gedaan. Een verschil tussen uw betaalstroom en uw gemelde omzet is daarmee zelfstandig aanleiding voor vragen, zonder dat daar een boekenonderzoek voor nodig is. Een boekenonderzoek is een controle waarbij de Belastingdienst uw administratie ter plaatse inziet.

Wat er gebeurt als u zich niet houdt aan de regels

De gevolgen lopen langs drie lijnen: naheffing met rente, een boete, en uitsluiting uit de regeling.

Naheffing in het land van uw klant, plus rente

Boven de drempel is de btw verschuldigd in het land van uw klant. Is die niet aangegeven, dan kan dat land naheffen. De Nederlandse inspecteur kan bovendien naheffen over de in Nederland verrichte leveringen, ongeacht in welk land u zich voor het eenloket hebt aangemeld. Bij zo’n naheffing kan ook belastingrente volgen: rente die de belastingdienst rekent over de periode waarin u de btw te laat betaalt. Hoeveel dat is, hangt af van het land en van de periode. Werkt u met een tussenpersoon voor de invoerregeling, dan kan de naheffing volgens de wetsgeschiedenis ook bij die tussenpersoon terechtkomen.

Twee soorten boetes met een groot verschil in zwaarte

Voor het niet, niet tijdig, onvolledig of onjuist indienen van een melding geldt uitsluitend een verzuimboete: een boete voor een administratieve nalatigheid, los van de vraag of er opzet in het spel was. Ook bij opzet kan het bij dat spoor niet zwaarder worden. De wet koppelt het maximum aan een boetecategorie uit het strafrecht, de derde categorie. Over het exacte bedrag daarvan bestaat discussie in de vakliteratuur, dus laat dat in een concrete zaak nazoeken. In de praktijk stuurt de Belastingdienst eerst een herinnering met een termijn om alsnog te melden; pas daarna volgt een boete. Voor het niet of te laat betalen ligt dat anders: daar is naast een verzuimboete ook een vergrijpboete mogelijk, een zwaardere boete die alleen kan worden opgelegd bij grove schuld of opzet. Hetzelfde feitencomplex kan dus heel verschillend uitpakken, afhankelijk van of het om de melding of om de betaling gaat.

Tussen 1 juli 2021 en 1 januari 2025 werden er wegens opstartproblemen geen betalingsverzuimboetes opgelegd aan deelnemers aan deze regelingen. Die coulance is voorbij: per 1 januari 2025 is het opleggen hervat en per 1 januari 2026 is het onderliggende beleidsbesluit ingetrokken.

Uitsluiting voor twee jaar

De zwaarste sanctie is niet de boete maar de uitsluiting. Doet u drie tijdvakken achter elkaar geen melding, dus drie kwartalen bij de Unieregeling of drie maanden bij de invoerregeling, dan sluit de Belastingdienst u uit en kunt u de regeling twee jaar niet gebruiken. Die uitsluiting geldt dan meteen ook voor de andere regeling. Hetzelfde gebeurt als u drie opeenvolgende tijdvakken een betalingsherinnering krijgt en na elke herinnering niet binnen tien dagen betaalt, en als u de gevraagde administratie niet digitaal aanlevert.

Het gevolg van uitsluiting is dat u zich weer in elk EU-land afzonderlijk moet registreren en daar aangifte moet doen. Voor een webshop met klanten in tien landen is dat een aanzienlijke verzwaring van de administratie.

Twee praktische valkuilen die niets met boetes te maken hebben

Stopt u met uw onderneming, meld u dan zelf af voor het eenloketsysteem. Uw registratie eindigt namelijk niet vanzelf, ook niet als de onderneming ophoudt te bestaan. Doe dat op tijd: u meldt de beëindiging uiterlijk vijftien dagen voor het einde van het kwartaal dat voorafgaat aan het kwartaal waarin u wilt stoppen. De beëindiging gaat dan in op de eerste dag van dat volgende kwartaal. Meldt u later, dan loopt de meldplicht nog een kwartaal door. Verkoopt u twee jaar lang niets meer naar het buitenland, dan kan de Belastingdienst uw registratie ook zelf beëindigen, ook als u netjes nihilmeldingen bleef doen. Dat is geen sanctie, maar u moet zich dan opnieuw aanmelden als u weer gaat verkopen. En let op de bezwaartermijn: omdat er bij een melding geen aanslag of beschikking volgt, begint de termijn van zes weken om bezwaar te maken al te lopen de dag na uw betaling. Wilt u een eigen melding aanvechten in plaats van corrigeren, dan moet u die termijn dus actief bewaken. Figuur 6 vat de vijf fouten samen die in de praktijk het vaakst voorkomen, met per fout het gevolg.

Figuur 6: vijf veelvoorkomende fouten bij het eenloketsysteem en wat zij kosten.

Een alternatief bij een kleine EU-omzet: de EU-KOR

Is uw totale omzet in de hele EU, inclusief Nederland, in dit en in het vorige kalenderjaar niet hoger dan 100.000 euro, dan kunt u in aanmerking komen voor de kleineondernemersregeling in de EU, de EU-KOR. Met die regeling krijgt u een btw-vrijstelling in de EU-landen waar u zich daarvoor aanmeldt en hoeft u daar geen btw af te dragen, ook niet als u de drempel van 10.000 euro hebt overschreden. U rekent dan geen btw aan uw klanten daar en trekt daar ook geen btw af.

Er zitten wel voorwaarden aan. U moet in Nederland zijn gevestigd, u mag niet boven de nationale omzetgrens van het betreffende EU-land uitkomen, uw totale EU-omzet in dit en vorig kalenderjaar mag niet boven 100.000 euro liggen, en u mag geen deelnemer zijn aan de invoerregeling. Bovendien dient u elk kwartaal een opgaaf kwartaalomzet in. De EU-KOR en de invoerregeling sluiten elkaar dus uit. Komt u boven 100.000 euro uit, of boven de nationale grens van een van die landen, dan vervalt de vrijstelling in dat land en valt u terug op de gewone route: buitenlandse btw via het eenloketsysteem of via een registratie ter plaatse. Of de EU-KOR naast de Unieregeling kan worden gebruikt, hangt af van de landen waar u verkoopt. Laat die combinatie doorrekenen voordat u kiest.

Wat verandert er na 2026?

De regels worden de komende jaren opnieuw verbouwd door het Europese ViDA-pakket, wat staat voor VAT in the Digital Age. Voor dit onderwerp is vooral het onderdeel “enkele btw-registratie” van belang. Het Nederlandse wetsvoorstel daarvoor ligt bij de Tweede Kamer en moet per 1 januari 2027 ingaan. Het regelt onder meer vier dingen. De Unieregeling wordt uitgebreid naar meer soorten leveringen. Voor de drempel tellen alleen nog leveringen vanuit uw vestigingsland mee. De meldplicht bij de vrijwillige keuze vervalt, want die keuze moet voortaan uit uw administratie blijken. En de drempel en de Unieregeling gaan elkaar uitsluiten. Omdat het nog een wetsvoorstel is, staat de definitieve inhoud niet vast.

Verder is er een Europese richtlijn aangenomen die de invoer-btw op kleine zendingen tot en met 150 euro per 1 juli 2028 verlegt van de consument naar de leverancier, als de invoerregeling niet wordt gebruikt. Vanaf diezelfde datum verdwijnt de regeling voor post- en koeriersbedrijven, waarbij het post- of koeriersbedrijf de invoer-btw afdraagt en bij de ontvanger in rekening brengt. Een Nederlands wetsvoorstel daarvoor is er nog niet.

Praktische checklist: wat u moet regelen

  • Teller inrichten. Zorg dat uw boekhoudpakket de grensoverschrijdende omzet aan consumenten in de EU per transactie bijhoudt, goederen en digitale diensten bij elkaar, exclusief btw, zodat u ziet wanneer de teller over 10.000 euro gaat.
  • Vestigingen inventariseren. Heeft u een vaste inrichting in een ander EU-land, dan geldt de drempel niet en rekent u meteen buitenlandse btw. Een magazijn op zichzelf telt niet als vaste inrichting.
  • Op tijd aanmelden. Meld u aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Wilt u meteen bij de eerste levering meedoen, dan moet uw registratie uiterlijk op de tiende dag van de maand na die eerste levering binnen zijn. Bent u later, dan gaat de regeling pas in op de eerste dag van het volgende kwartaal.
  • Tijdvakken in de agenda zetten. Kwartaal bij de Unieregeling, maand bij de invoerregeling, telkens uiterlijk de laatste dag van de maand erna, en altijd melden, ook zonder omzet.
  • Betaling apart plannen. Melden en betalen zijn twee handelingen met dezelfde deadline. Plan de betaling niet op de laatste dag.
  • Voorbelasting apart terugvragen. Blokkeer in uw pakket de mogelijkheid om btw op kosten in de melding te verrekenen en richt de teruggaaf uit andere EU-landen als apart proces in.
  • Invoerregelingnummer doorgeven. Werkt u met de invoerregeling, controleer dan of uw vervoerder of douane-expediteur het nummer standaard bij de invoeraangifte meestuurt.
  • Verzendkosten los factureren. Bij zendingen rond de 150 euro bepaalt de factuuropmaak of u onder de grens blijft: verzend- en verzekeringskosten tellen alleen niet mee als ze apart op de factuur staan.
  • Bewaartermijn aanpassen. Zet de bewaartermijn voor alles wat met het eenloketsysteem te maken heeft op tien jaar en zorg dat de gegevens digitaal aanleverbaar zijn.
  • Afmelden bij beëindiging. Stopt u met de onderneming of met de verkoop naar het buitenland, meld u dan actief af. De registratie eindigt niet vanzelf.

Veelgestelde vragen

Geldt de drempel van 10.000 euro per land of voor alle EU-landen samen?

Voor alle EU-landen samen. U telt alle grensoverschrijdende omzet aan consumenten in de EU bij elkaar op, exclusief btw, en u telt daar ook uw digitale diensten bij. Er is dus geen aparte drempel per land.

Wat gebeurt er met de order waarmee u de grens van 10.000 euro passeert?

Die order valt zelf al onder de buitenlandse btw. De grens werkt vanaf en inclusief de verkoop waarmee u eroverheen gaat, zonder overgangsperiode. Uw eerdere verkopen in dat jaar blijven belast met Nederlandse btw, want de overschrijding werkt niet terug.

Kunt u het eenloketsysteem gebruiken als u voorraad in een ander EU-land houdt?

Dat hangt ervan af. Is die voorraad een vaste inrichting, dan vervalt de drempel van 10.000 euro en rekent u meteen buitenlandse btw. Is het alleen een magazijn, dan is de meest gevolgde lijn dat u zich voor verkopen uit die voorraad in het land van aankomst moet registreren en er het eenloketsysteem niet voor kunt gebruiken. De EU-landen leggen dat verschillend uit, dus laat uw situatie beoordelen.

Wat gebeurt er als u zich te laat aanmeldt of meldingen overslaat?

Over de periode dat u niet was aangemeld bent u de buitenlandse btw gewoon verschuldigd, zonder dat u het eenloket kunt gebruiken. Slaat u daarna drie tijdvakken achter elkaar de melding over, dan sluit de Belastingdienst u twee jaar uit van beide regelingen. U moet zich dan in elk EU-land afzonderlijk registreren.

Hoe lang moet u uw administratie bewaren?

Tien jaar na afloop van het jaar waarin u de goederen of diensten hebt geleverd. Dat is drie jaar langer dan de gewone termijn van zeven jaar. De gegevens moeten op verzoek digitaal aanleverbaar zijn, ook aan de belastingdienst van een ander EU-land.

Hebt u een tussenpersoon nodig voor de invoerregeling?

Alleen als uw onderneming buiten de EU is gevestigd. Ondernemers in Noorwegen vormen daarop de uitzondering voor zendingen die uit Noorwegen komen. Bent u in de EU gevestigd, dan mag u een tussenpersoon inschakelen, maar het hoeft niet.

Hoe Taxcount u kan helpen

Bij verkoop aan consumenten in andere EU-landen zit het risico zelden in de berekening en bijna altijd in de inrichting: wordt de drempel goed geteld, staat de registratie op tijd, worden de tijdvakken gehaald en houdt uw administratie de juiste gegevens vast? Wij brengen in kaart welke verkopen onder de regels voor afstandsverkopen vallen, berekenen waar u ten opzichte van de drempel staat, en adviseren of de Unieregeling, de invoerregeling, een lokale registratie of de EU-KOR voor uw situatie het gunstigst is. Ook helpen wij bij de aanmelding, bij het inrichten van uw boekhouding op de bewaartermijn van tien jaar en bij het herstellen van meldingen over eerdere tijdvakken. Wilt u weten waar u nu staat, dan kijken wij graag met u mee naar uw omzetcijfers en uw webshopadministratie.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen fiscaal advies. Tarieven, drempelbedragen en termijnen kunnen wijzigen, en de uitkomst hangt af van uw persoonlijke situatie. Laat uw situatie altijd beoordelen door een adviseur voordat u een keuze maakt.

Zie ook: