Het eenloketsysteem voor de btw: zo geeft u de btw op verkopen aan consumenten in andere EU-landen in één keer aan

U verkoopt via uw webshop een paar keer per maand iets aan een particulier in Duitsland of België, en verder gaat alles gewoon in uw Nederlandse btw-aangifte. Tot uw boekhouder vraagt of u de grens van 10.000 euro al hebt gepasseerd. Vanaf dat moment is niet de Nederlandse btw verschuldigd, maar de btw van het land waar uw klant woont. Het eenloketsysteem btw, ook wel One Stop Shop of OSS genoemd, voorkomt dat u zich in elk land van de Europese Unie (EU) apart moet registreren. U geeft alle buitenlandse btw op in één digitale melding bij de Nederlandse Belastingdienst. Dit artikel legt uit wanneer u met buitenlandse btw te maken krijgt, hoe de drempel van 10.000 euro precies telt, welke meldingen en termijnen daarbij horen en wat er misgaat als u zich te laat aanmeldt.

Wanneer krijgt u met buitenlandse btw te maken?

Verkoopt u iets aan een consument in Nederland, dan rekent u Nederlandse btw. Verkoopt u aan een consument in een ander EU-land, dan is de hoofdregel dat de btw van dat land geldt. Bij goederen komt dat doordat de plaats van levering het land van aankomst is; bij digitale diensten doordat de plaats van dienst de woonplaats van uw klant is. Met “consument” bedoelen wij hier in de eerste plaats particulieren. Daarnaast tellen ondernemers die uitsluitend vrijgestelde prestaties leveren en rechtspersonen die geen ondernemer zijn mee, maar alleen zolang zij in hun eigen land onder de drempel voor btw-plichtige inkopen blijven. Geeft uw afnemer u een geldig btw-nummer, dan gelden de regels voor zakelijke levering en niet de regels uit dit artikel.

De regels voor goederen heten de regels voor afstandsverkopen. Een afstandsverkoop is een verkoop aan zo iemand in een ander land, waarbij u of iemand voor uw rekening de goederen naar die klant verzendt. Die laatste voorwaarde is een echte voorwaarde en geen formaliteit.

Wie het pakket verstuurt, bepaalt of de hele regeling geldt

Haalt uw klant de goederen zelf op, of regelt hij zelf een vervoerder zonder dat u daarbij helpt of bemiddelt, dan is er geen afstandsverkoop. De gewone btw-regel blijft dan gelden en de vraag naar buitenlandse registratie komt niet op. Helpt u wel mee, bijvoorbeeld door een vervoerder aan te bevelen, het pakket aan te melden of de verzendkosten te innen, dan geldt dat als vervoer voor uw rekening. Ook indirecte tussenkomst telt dus mee. Welke handelingen precies gelden als “helpen organiseren” staat nergens uitputtend opgesomd. En u moet het zelf kunnen laten zien: kan uw administratie niet aannemelijk maken dat uw klant het vervoer volledig zelf heeft geregeld, dan gaat de Belastingdienst uit van een afstandsverkoop en is de buitenlandse btw alsnog verschuldigd. Die btw kunt u dan niet meer aan uw klant doorberekenen. Zet daarom geen bedrijfsmodel op dat alleen op deze uitzondering leunt.

Wat buiten de regeling voor afstandsverkopen valt

Drie soorten leveringen zijn uitgezonderd. Goederen die u onder de margeregeling verkoopt, vallen erbuiten: gebruikte goederen, kunst, verzamelobjecten en antiek waarover u alleen btw over uw winstmarge betaalt. Nieuwe en bijna nieuwe vervoermiddelen vallen erbuiten, zoals auto’s, motoren, boten en vliegtuigen. Voor de btw is een vervoermiddel “nieuw” als het nog maar kort in gebruik is of weinig kilometers of vaaruren heeft gemaakt; laat die grens per geval toetsen, want hij ligt lager dan de meeste ondernemers denken. En montageleveringen vallen erbuiten: goederen die door u of namens u in het andere EU-land worden gemonteerd of geïnstalleerd, zoals een zonnescherm dat u zelf ophangt. Ook zuiver zakelijke verkoop aan ondernemers met een btw-nummer valt buiten dit artikel; daarvoor gelden de regels voor intracommunautaire leveringen. Figuur 1 zet de hele afweging op een rij, inclusief de twee vragen over de vaste inrichting en de drempel die hierna aan bod komen.

     Figuur 1: beslisboom. Vijf vragen die bepalen of u Nederlandse of buitenlandse btw rekent.

De drempel van 10.000 euro: wanneer mag u Nederlandse btw blijven rekenen?

Om te voorkomen dat een kleine ondernemer zich meteen in het buitenland moet registreren, bestaat er een drempel. Blijft uw totale grensoverschrijdende omzet aan consumenten in andere EU-landen in het lopende kalenderjaar op of onder 10.000 euro, exclusief btw, en was dat vorig jaar ook zo, dan mag u gewoon Nederlandse btw blijven rekenen. U geeft die omzet dan aan in rubriek 1 van uw gewone Nederlandse btw-aangifte, de rubriek voor leveringen en diensten in Nederland.

Drie dingen aan die drempel worden vaak verkeerd begrepen. Ten eerste telt u goederen en digitale diensten bij elkaar op. Onder digitale diensten vallen elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten. Ten tweede telt u alle EU-landen samen: er is geen aparte drempel per land, maar één totaalbedrag. En ten derde geldt de drempel alleen als u in slechts één EU-land bent gevestigd.

Overschrijden werkt onmiddellijk, ook voor de order zelf

Komt u in de loop van het jaar boven de 10.000 euro uit, dan geldt de buitenlandse btw vanaf en inclusief de verkoop waarmee u de grens passeert. Er is dus geen overgangsperiode en geen uitstel tot het volgende kwartaal. Dat is het risico van deze regeling: de prijs die u aan uw klant hebt gerekend stond al vast, en de buitenlandse btw kunt u er achteraf niet meer bij optellen. Het verschil komt dan uit uw eigen marge.

Terug naar Nederlandse btw kan pas als uw grensoverschrijdende omzet een volledig kalenderjaar 10.000 euro of lager is. Vanaf 1 januari van het jaar daarna mag u weer Nederlandse btw berekenen.

Een vestiging in een ander EU-land laat de drempel vervallen

Heeft uw onderneming een vaste inrichting in een of meer andere EU-landen, dan geldt de drempel van 10.000 euro helemaal niet en berekent u meteen over al uw afstandsverkopen de btw van het land van bestemming. Een vaste inrichting is een duurzame bedrijfsruimte met eigen mensen en middelen, zoals een winkel, een werkplaats of een fabriek. Heeft u in het buitenland alleen een magazijn, dan is dat volgens de Belastingdienst op zichzelf geen vaste inrichting. Zodra daar eigen personeel en eigen middelen bij komen, kan dat anders liggen. Houdt u voorraad in een ander EU-land zonder dat dit een vaste inrichting is, dan is de meest gevolgde lijn deze: verkopen vanuit die buitenlandse voorraad tellen niet mee voor uw drempel, maar u kunt voor die verkopen de drempel en het eenloketsysteem niet gebruiken en moet u zich in het land van aankomst registreren. Die lijn komt uit niet-bindende Europese richtsnoeren en de EU-landen leggen hem niet allemaal hetzelfde uit, dus laat uw situatie beoordelen voordat u erop vertrouwt.

U mag ook vrijwillig voor buitenlandse btw kiezen

Blijft u onder de drempel, dan mag u er toch voor kiezen om buitenlandse btw te rekenen. Dat kan aantrekkelijk zijn als het btw-tarief in het land van uw klanten lager is dan het Nederlandse tarief van 21 procent. U meldt die keuze bij de Belastingdienst met het formulier “Melding keuze plaats van prestatie digitale diensten en afstandsverkopen”. Let op twee beperkingen: de keuze geldt voor alle EU-landen tegelijk, dus kiezen per land kan niet, en zij geldt voor ten minste twee aaneengesloten kalenderjaren. De keuze gaat in op de eerste dag van uw volgende btw-tijdvak. Wilt u eerder beginnen, dan moet u het uiterlijk op de tiende dag van de maand na die eerste verkoop melden.

Rekenvoorbeeld. U hebt een webshop en verkoopt in 2026 voor 8.000 euro aan Duitse en Belgische particulieren. In 2025 was dat ook minder dan 10.000 euro, dus u rekent Nederlandse btw en hoeft zich nergens te registreren. In oktober komt er een Belgische order van 2.500 euro bij. De teller staat dan op 10.500 euro. Vanaf die order, dus inclusief die 2.500 euro, is Belgische btw verschuldigd. U kunt zich in België laten registreren, of zich in Nederland aanmelden voor de Unieregeling en de btw op uw verkopen vanaf dat moment, Belgisch en Duits, in uw kwartaalmelding opgeven. De 8.000 euro die u eerder verkocht blijft belast met Nederlandse btw; de overschrijding werkt niet terug. Doet u niets, dan bent u die Belgische btw nog steeds verschuldigd en kan de Belgische fiscus naheffen, dat wil zeggen de btw alsnog bij u in rekening brengen, met rente. Meldt u zich wel aan maar levert u de melding niet of te laat in, dan kan de Nederlandse inspecteur, de ambtenaar van de Belastingdienst die uw aangifte vaststelt, daarnaast een boete opleggen. Figuur 2 laat zien hoe de teller in dat voorbeeld loopt.

Figuur 2: de drempelteller. De order waarmee u de grens passeert valt zelf al onder de buitenlandse btw.

Boven de drempel: apart registreren of het eenloketsysteem gebruiken?

Bent u buitenlandse btw verschuldigd, dan hebt u twee routes. U kunt zich registreren in elk EU-land waar u klanten hebt en daar lokaal aangifte doen en betalen. Voor de facturering gelden dan de regels van dat land, en u geeft de omzet ook op in rubriek 3c van uw Nederlandse aangifte, de rubriek voor installatie- en afstandsverkopen binnen de EU. Of u gebruikt het eenloketsysteem en doet alles vanuit Nederland. Figuur 3 zet beide routes naast elkaar; de btw is in beide gevallen even hoog, het verschil zit in de administratie.

Figuur 3: registratie per EU-land tegenover het eenloketsysteem.

De Unieregeling: een melding per kwartaal

De Unieregeling is de variant van het eenloketsysteem voor verkopen binnen de EU en voor diensten aan consumenten in andere EU-landen. U meldt zich aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk, onder btw en dan E-commerce. U krijgt een brief waarin de Belastingdienst uw registratie bevestigt of afwijst. Bij de Unieregeling krijgt u geen apart nummer: u doet mee met uw bestaande btw-identificatienummer, dat de Belastingdienst in die brief uw deelnamenummer noemt. Tegen een afwijzing kunt u bezwaar maken.

De regeling gaat in op de eerste dag van het kwartaal na uw registratie. Levert u voor het eerst iets en wilt u meteen meedoen, dan moet uw registratie uiterlijk op de tiende dag van de maand na die eerste levering binnen zijn. Bent u later, dan bent u over de tussenliggende periode gewoon buitenlandse btw verschuldigd zonder dat u het eenloket kunt gebruiken.

Welk tarief u per land moet rekenen, zoekt u op in de tarievenoverzichten van de Belastingdienst en de Europese Commissie. Die tarieven verschillen per land en per productsoort, dus stel ze vast per artikelgroep en niet per land. Kiest u voor de Unieregeling, dan is het alles of niets: alle leveringen en diensten die eronder vallen moeten erin. Verricht u naast afstandsverkopen ook diensten voor particulieren in de EU waarover u buitenlandse btw bent verschuldigd, dan horen ook die in de melding.

De invoerregeling: een melding per maand voor zendingen tot 150 euro

Komen de goederen van buiten de EU en gaan ze rechtstreeks naar een EU-consument, dan kunt u kiezen voor de invoerregeling, in het Engels Import One Stop Shop of IOSS. Denk aan een webshop die uit China importeert en direct aan particulieren in Spanje levert. Kiest u er niet voor, dan is bij invoer gewone invoer-btw verschuldigd en krijgt uw klant die btw plus inklaringskosten van de vervoerder gepresenteerd. Kiest u er wel voor, dan geldt de regeling voor al uw zendingen die eronder vallen. De regeling geldt alleen voor zendingen met een waarde tot en met 150 euro en niet voor accijnsgoederen: goederen waarover naast btw ook accijns wordt geheven, zoals bier, wijn, sterke drank en tabak.

Die 150 euro is niet zomaar het bedrag op de bon. Het gaat om de intrinsieke waarde: de prijs van de goederen zelf. Verzend- en verzekeringskosten tellen alleen niet mee als zij apart op de factuur staan en niet in de productprijs zijn verwerkt. Andere belastingen en heffingen blijven er altijd buiten. Een pakket van 140 euro met 15 euro verzendkosten blijft dus onder de grens als u die verzendkosten los factureert, en gaat erboven als u ze in de prijs verwerkt.

Meldt u zich aan, dan krijgt u een invoerregelingnummer. Dat is een apart nummer dat u uitsluitend voor de invoerregeling mag gebruiken. Het grote voordeel is dat de invoer van de zending is vrijgesteld, zodat uw pakket niet bij de douane blijft hangen en uw klant geen aparte inklaringsafrekening krijgt. Die vrijstelling geldt echter alleen als het invoerregelingnummer uiterlijk bij de invoeraangifte aan de douane is doorgegeven. In de praktijk betekent dit dat het nummer in het proces van uw vervoerder of douane-expediteur moet zitten. Een douane-expediteur is het bedrijf dat namens u de aangifte bij de douane doet.

Bent u buiten de EU gevestigd, dan kunt u de invoerregeling in beginsel alleen gebruiken via een tussenpersoon: een in de EU gevestigde partij, bijvoorbeeld een belastingadviseur, die de meldingen voor u doet en de btw aan de Belastingdienst betaalt. Op die verplichting bestaat een uitzondering voor landen waarmee de EU een verdrag over wederzijdse bijstand heeft. Volgens de Belastingdienst gaat het op dit moment alleen om Noorwegen: ondernemers in Noorwegen hebben geen tussenpersoon nodig voor zendingen die uit Noorwegen komen. Voor ondernemers in het Verenigd Koninkrijk zonder Noord-Ierland is een tussenpersoon wel nodig. EU-ondernemers mogen een tussenpersoon gebruiken, maar hoeven dat niet.

De twee regelingen naast elkaar

De twee regelingen verschillen op vier punten van elkaar. De Unieregeling is er voor goederen die al in de EU zijn plus diensten aan consumenten in andere EU-landen, de invoerregeling voor goederen van buiten de EU die rechtstreeks naar een EU-consument gaan. De Unieregeling kent geen waardegrens per zending, de invoerregeling wel: een intrinsieke waarde tot en met 150 euro en geen accijnsgoederen. Het tijdvak is bij de Unieregeling een kalenderkwartaal en bij de invoerregeling een kalendermaand, in beide gevallen met de laatste dag van de maand erna als uiterste datum voor de melding en de betaling. En een tussenpersoon speelt alleen bij de invoerregeling: verplicht voor ondernemers buiten de EU, met Noorwegen als enige uitzondering en dan uitsluitend voor zendingen uit Noorwegen.

Op drie punten zijn ze juist gelijk. In beide regelingen is een melding zonder omzet verplicht, mag u in de melding geen btw op uw kosten aftrekken, en bewaart u de administratie tien jaar, digitaal aanleverbaar. Figuur 4 zet die verschillen en overeenkomsten naast elkaar.

Figuur 4: Unieregeling of invoerregeling. Vier verschillen en drie punten die gelijk zijn.

Wat u elk tijdvak moet doen

De praktische verplichtingen van het eenloketsysteem zijn beperkt in aantal, maar strak in de uitvoering. Hieronder de vijf die in de praktijk het vaakst tot problemen leiden.

Melden, ook als u niets hebt verkocht

U dient elk tijdvak een melding in, ook als u in dat kwartaal of die maand niets hebt geleverd. Zo’n lege melding heet een nihilmelding en is verplicht. U mag de melding niet indienen voordat het tijdvak voorbij is: de melding over het derde kwartaal doet u in oktober en die moet uiterlijk 31 oktober binnen zijn.

Betalen is een tweede handeling met dezelfde deadline

Melden en betalen zijn twee losse acties. U betaalt de btw voor alle betrokken EU-landen in één keer aan de Belastingdienst in Apeldoorn, uiterlijk op dezelfde datum waarop de melding binnen moet zijn. Betaalt u te weinig, dan wordt het betaalde bedrag naar verhouding over de landen verdeeld en houdt u dus in elk land een tekort. Elk van die landen kan dat tekort zelfstandig naheffen, met eigen rente en boete. Betaalt u te veel, dan krijgt u het verschil terug.

Rekenen met de juiste wisselkoers

U meldt en betaalt in euro’s. Factureert u in ponden of dollars, dan gebruikt u de wisselkoers die de Europese Centrale Bank bekendmaakt op de laatste dag van het tijdvak waarover u meldt. Dat is een andere koers dan in uw gewone Nederlandse btw-aangifte, waar de koers geldt van de dag waarop de btw verschuldigd wordt. Factureert u in vreemde valuta, dan moet u dus twee koersen in uw administratie kunnen terugvinden.

Btw op inkopen valt buiten de melding

In de melding van het eenloketsysteem mag u geen voorbelasting aftrekken. Voorbelasting is de btw die andere ondernemers aan u in rekening brengen. Buitenlandse btw op uw kosten vraagt u apart terug via de regeling voor teruggaaf uit andere EU-landen. Doet u in dat land toch al een gewone btw-aangifte, bijvoorbeeld omdat u daar ook andere activiteiten hebt, dan trekt u die btw gewoon in die aangifte af. Dit is een klassieke inrichtingsfout in boekhoudpakketten.

Fouten herstelt u in een volgende melding, niet met een suppletie

Een ingediende melding kunt u niet opnieuw indienen en niet met een suppletie corrigeren. Een suppletie is het formulier waarmee u een fout in een gewone Nederlandse btw-aangifte herstelt; dat formulier werkt hier niet. U verwerkt de correctie in uw eerstvolgende melding, met vermelding van het land, het tijdvak en het bedrag. Dat kan tot uiterlijk drie jaar na de datum waarop de oorspronkelijke melding had moeten binnenkomen. Daarna moet u het rechtstreeks regelen met de belastingdienst van het betreffende EU-land. Is uw registratie inmiddels beëindigd, dan geldt hetzelfde. Figuur 5 zet de vier momenten van één kwartaal op een rij, met daaronder de correctietermijn en de bewaartermijn.

Figuur 5: de tijdlijn van één kwartaal, van het einde van het tijdvak tot de uiterste datum.

Uw administratie: tien jaar in plaats van zeven

Gebruikt u het eenloketsysteem, dan bewaart u alle gegevens die met de regeling te maken hebben tien jaar na afloop van het jaar van de levering. Dat is drie jaar langer dan de gewone bewaartermijn van zeven jaar. Vraagt de Nederlandse Belastingdienst of de belastingdienst van een ander EU-land om die gegevens, dan levert u ze digitaal aan.

De eis is inhoudelijk uitgewerkt in de Europese btw-uitvoeringsverordening, een verordening die de btw-richtlijn op detailniveau invult en direct in alle EU-landen geldt. Per transactie moet uw administratie onder meer bevatten: het land van uw klant, de omschrijving en hoeveelheid van de goederen of de soort dienst, de datum, het bedrag met de gebruikte valuta, latere verhogingen of verlagingen daarvan, het toegepaste tarief, de verschuldigde btw, datum en bedrag van ontvangen betalingen, eventuele vooruitbetalingen, de gegevens van een eventuele factuur, de gegevens waaruit blijkt waar uw klant zit of waar het vervoer begint en eindigt, en bewijs van retourzendingen. Drie van die gegevens leveren in de praktijk de meeste problemen op: de datum en het bedrag van ontvangen betalingen, de vooruitbetalingen en het bewijs van retourzendingen. Die komen in een webshopadministratie zelden in dezelfde datastroom terecht als de fiscale gegevens.

Een prettige bijkomstigheid: gebruikt u de Unieregeling, dan gelden de Nederlandse factureringsregels. Voor de btw hoeft u dan geen factuur te sturen voor uw afstandsverkopen en uw diensten aan particulieren in de EU. Op die vrijstelling bestaat een uitzondering voor een aantal groothandels, onder meer in levensmiddelen en dranken: zij moeten voor al hun verkopen een factuur uitreiken, ook aan particulieren. Gebruikt u de Unieregeling niet, dan gelden de factureringsregels van het land waar u btw moet betalen.

Verkoopt u via een platform?

Verkoopt u via een marktplaats, platform of app, dan neemt dat platform in twee situaties uw plaats in voor de btw. Dat heet de platformfictie: de wet doet alsof het platform de goederen zelf van u heeft gekocht en aan de consument heeft doorverkocht, zodat het platform de btw aangeeft en niet u. Dat is zo bij zendingen van buiten de EU met een intrinsieke waarde tot en met 150 euro, en bij leveringen binnen de EU door een verkoper die niet in de EU is gevestigd.

Bent u in Nederland gevestigd, dan kan de tweede situatie u niet raken: die geldt alleen voor verkopers buiten de EU. Voor u telt dus alleen de eerste situatie, en die speelt als u via een platform zendingen van buiten de EU verkoopt. Geldt geen fictie, dan blijft u zelf verantwoordelijk voor de btw en heeft het platform alleen een eigen boekhoudplicht van tien jaar. Stel dus vast welke situatie op u van toepassing is, want daarvan hangt af of u zich zelf moet registreren. Ga daar niet vanuit op basis van wat het platform in zijn algemene voorwaarden schrijft, maar toets het aan uw eigen situatie.

Waarom de Belastingdienst uw omzet al kent

Sinds 1 januari 2024 moeten banken, creditcardmaatschappijen en andere betalingsdienstaanbieders grensoverschrijdende betalingen registreren. Een betalingsdienstaanbieder is de partij die uw betalingen uitvoert. Die plicht ontstaat zodra het om meer dan 25 grensoverschrijdende betalingen per kwartaal aan dezelfde ontvanger gaat. De gegevens gaan naar de Belastingdienst en van daar naar CESOP, een Europees systeem waarin de betaalgegevens van alle EU-landen worden verzameld.

In CESOP worden die betaalgegevens naast de meldingen van het eenloketsysteem gelegd. Voor een webshop betekent dat het volgende: de omzet die via betaaldienstverleners binnenkomt is bij de Belastingdienst bekend, ook als er geen melding is gedaan. Een verschil tussen uw betaalstroom en uw gemelde omzet is daarmee zelfstandig aanleiding voor vragen, zonder dat daar een boekenonderzoek voor nodig is. Een boekenonderzoek is een controle waarbij de Belastingdienst uw administratie ter plaatse inziet.

Wat er gebeurt als u zich niet houdt aan de regels

De gevolgen lopen langs drie lijnen: naheffing met rente, een boete, en uitsluiting uit de regeling.

Naheffing in het land van uw klant, plus rente

Boven de drempel is de btw verschuldigd in het land van uw klant. Is die niet aangegeven, dan kan dat land naheffen. De Nederlandse inspecteur kan bovendien naheffen over de in Nederland verrichte leveringen, ongeacht in welk land u zich voor het eenloket hebt aangemeld. Bij zo’n naheffing kan ook belastingrente volgen: rente die de belastingdienst rekent over de periode waarin u de btw te laat betaalt. Hoeveel dat is, hangt af van het land en van de periode. Werkt u met een tussenpersoon voor de invoerregeling, dan kan de naheffing volgens de wetsgeschiedenis ook bij die tussenpersoon terechtkomen.

Twee soorten boetes met een groot verschil in zwaarte

Voor het niet, niet tijdig, onvolledig of onjuist indienen van een melding geldt uitsluitend een verzuimboete: een boete voor een administratieve nalatigheid, los van de vraag of er opzet in het spel was. Ook bij opzet kan het bij dat spoor niet zwaarder worden. De wet koppelt het maximum aan een boetecategorie uit het strafrecht, de derde categorie. Over het exacte bedrag daarvan bestaat discussie in de vakliteratuur, dus laat dat in een concrete zaak nazoeken. In de praktijk stuurt de Belastingdienst eerst een herinnering met een termijn om alsnog te melden; pas daarna volgt een boete. Voor het niet of te laat betalen ligt dat anders: daar is naast een verzuimboete ook een vergrijpboete mogelijk, een zwaardere boete die alleen kan worden opgelegd bij grove schuld of opzet. Hetzelfde feitencomplex kan dus heel verschillend uitpakken, afhankelijk van of het om de melding of om de betaling gaat.

Tussen 1 juli 2021 en 1 januari 2025 werden er wegens opstartproblemen geen betalingsverzuimboetes opgelegd aan deelnemers aan deze regelingen. Die coulance is voorbij: per 1 januari 2025 is het opleggen hervat en per 1 januari 2026 is het onderliggende beleidsbesluit ingetrokken.

Uitsluiting voor twee jaar

De zwaarste sanctie is niet de boete maar de uitsluiting. Doet u drie tijdvakken achter elkaar geen melding, dus drie kwartalen bij de Unieregeling of drie maanden bij de invoerregeling, dan sluit de Belastingdienst u uit en kunt u de regeling twee jaar niet gebruiken. Die uitsluiting geldt dan meteen ook voor de andere regeling. Hetzelfde gebeurt als u drie opeenvolgende tijdvakken een betalingsherinnering krijgt en na elke herinnering niet binnen tien dagen betaalt, en als u de gevraagde administratie niet digitaal aanlevert.

Het gevolg van uitsluiting is dat u zich weer in elk EU-land afzonderlijk moet registreren en daar aangifte moet doen. Voor een webshop met klanten in tien landen is dat een aanzienlijke verzwaring van de administratie.

Twee praktische valkuilen die niets met boetes te maken hebben

Stopt u met uw onderneming, meld u dan zelf af voor het eenloketsysteem. Uw registratie eindigt namelijk niet vanzelf, ook niet als de onderneming ophoudt te bestaan. Doe dat op tijd: u meldt de beëindiging uiterlijk vijftien dagen voor het einde van het kwartaal dat voorafgaat aan het kwartaal waarin u wilt stoppen. De beëindiging gaat dan in op de eerste dag van dat volgende kwartaal. Meldt u later, dan loopt de meldplicht nog een kwartaal door. Verkoopt u twee jaar lang niets meer naar het buitenland, dan kan de Belastingdienst uw registratie ook zelf beëindigen, ook als u netjes nihilmeldingen bleef doen. Dat is geen sanctie, maar u moet zich dan opnieuw aanmelden als u weer gaat verkopen. En let op de bezwaartermijn: omdat er bij een melding geen aanslag of beschikking volgt, begint de termijn van zes weken om bezwaar te maken al te lopen de dag na uw betaling. Wilt u een eigen melding aanvechten in plaats van corrigeren, dan moet u die termijn dus actief bewaken. Figuur 6 vat de vijf fouten samen die in de praktijk het vaakst voorkomen, met per fout het gevolg.

Figuur 6: vijf veelvoorkomende fouten bij het eenloketsysteem en wat zij kosten.

Een alternatief bij een kleine EU-omzet: de EU-KOR

Is uw totale omzet in de hele EU, inclusief Nederland, in dit en in het vorige kalenderjaar niet hoger dan 100.000 euro, dan kunt u in aanmerking komen voor de kleineondernemersregeling in de EU, de EU-KOR. Met die regeling krijgt u een btw-vrijstelling in de EU-landen waar u zich daarvoor aanmeldt en hoeft u daar geen btw af te dragen, ook niet als u de drempel van 10.000 euro hebt overschreden. U rekent dan geen btw aan uw klanten daar en trekt daar ook geen btw af.

Er zitten wel voorwaarden aan. U moet in Nederland zijn gevestigd, u mag niet boven de nationale omzetgrens van het betreffende EU-land uitkomen, uw totale EU-omzet in dit en vorig kalenderjaar mag niet boven 100.000 euro liggen, en u mag geen deelnemer zijn aan de invoerregeling. Bovendien dient u elk kwartaal een opgaaf kwartaalomzet in. De EU-KOR en de invoerregeling sluiten elkaar dus uit. Komt u boven 100.000 euro uit, of boven de nationale grens van een van die landen, dan vervalt de vrijstelling in dat land en valt u terug op de gewone route: buitenlandse btw via het eenloketsysteem of via een registratie ter plaatse. Of de EU-KOR naast de Unieregeling kan worden gebruikt, hangt af van de landen waar u verkoopt. Laat die combinatie doorrekenen voordat u kiest.

Wat verandert er na 2026?

De regels worden de komende jaren opnieuw verbouwd door het Europese ViDA-pakket, wat staat voor VAT in the Digital Age. Voor dit onderwerp is vooral het onderdeel “enkele btw-registratie” van belang. Het Nederlandse wetsvoorstel daarvoor ligt bij de Tweede Kamer en moet per 1 januari 2027 ingaan. Het regelt onder meer vier dingen. De Unieregeling wordt uitgebreid naar meer soorten leveringen. Voor de drempel tellen alleen nog leveringen vanuit uw vestigingsland mee. De meldplicht bij de vrijwillige keuze vervalt, want die keuze moet voortaan uit uw administratie blijken. En de drempel en de Unieregeling gaan elkaar uitsluiten. Omdat het nog een wetsvoorstel is, staat de definitieve inhoud niet vast.

Verder is er een Europese richtlijn aangenomen die de invoer-btw op kleine zendingen tot en met 150 euro per 1 juli 2028 verlegt van de consument naar de leverancier, als de invoerregeling niet wordt gebruikt. Vanaf diezelfde datum verdwijnt de regeling voor post- en koeriersbedrijven, waarbij het post- of koeriersbedrijf de invoer-btw afdraagt en bij de ontvanger in rekening brengt. Een Nederlands wetsvoorstel daarvoor is er nog niet.

Praktische checklist: wat u moet regelen

  • Teller inrichten. Zorg dat uw boekhoudpakket de grensoverschrijdende omzet aan consumenten in de EU per transactie bijhoudt, goederen en digitale diensten bij elkaar, exclusief btw, zodat u ziet wanneer de teller over 10.000 euro gaat.
  • Vestigingen inventariseren. Heeft u een vaste inrichting in een ander EU-land, dan geldt de drempel niet en rekent u meteen buitenlandse btw. Een magazijn op zichzelf telt niet als vaste inrichting.
  • Op tijd aanmelden. Meld u aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Wilt u meteen bij de eerste levering meedoen, dan moet uw registratie uiterlijk op de tiende dag van de maand na die eerste levering binnen zijn. Bent u later, dan gaat de regeling pas in op de eerste dag van het volgende kwartaal.
  • Tijdvakken in de agenda zetten. Kwartaal bij de Unieregeling, maand bij de invoerregeling, telkens uiterlijk de laatste dag van de maand erna, en altijd melden, ook zonder omzet.
  • Betaling apart plannen. Melden en betalen zijn twee handelingen met dezelfde deadline. Plan de betaling niet op de laatste dag.
  • Voorbelasting apart terugvragen. Blokkeer in uw pakket de mogelijkheid om btw op kosten in de melding te verrekenen en richt de teruggaaf uit andere EU-landen als apart proces in.
  • Invoerregelingnummer doorgeven. Werkt u met de invoerregeling, controleer dan of uw vervoerder of douane-expediteur het nummer standaard bij de invoeraangifte meestuurt.
  • Verzendkosten los factureren. Bij zendingen rond de 150 euro bepaalt de factuuropmaak of u onder de grens blijft: verzend- en verzekeringskosten tellen alleen niet mee als ze apart op de factuur staan.
  • Bewaartermijn aanpassen. Zet de bewaartermijn voor alles wat met het eenloketsysteem te maken heeft op tien jaar en zorg dat de gegevens digitaal aanleverbaar zijn.
  • Afmelden bij beëindiging. Stopt u met de onderneming of met de verkoop naar het buitenland, meld u dan actief af. De registratie eindigt niet vanzelf.

Veelgestelde vragen

Geldt de drempel van 10.000 euro per land of voor alle EU-landen samen?

Voor alle EU-landen samen. U telt alle grensoverschrijdende omzet aan consumenten in de EU bij elkaar op, exclusief btw, en u telt daar ook uw digitale diensten bij. Er is dus geen aparte drempel per land.

Wat gebeurt er met de order waarmee u de grens van 10.000 euro passeert?

Die order valt zelf al onder de buitenlandse btw. De grens werkt vanaf en inclusief de verkoop waarmee u eroverheen gaat, zonder overgangsperiode. Uw eerdere verkopen in dat jaar blijven belast met Nederlandse btw, want de overschrijding werkt niet terug.

Kunt u het eenloketsysteem gebruiken als u voorraad in een ander EU-land houdt?

Dat hangt ervan af. Is die voorraad een vaste inrichting, dan vervalt de drempel van 10.000 euro en rekent u meteen buitenlandse btw. Is het alleen een magazijn, dan is de meest gevolgde lijn dat u zich voor verkopen uit die voorraad in het land van aankomst moet registreren en er het eenloketsysteem niet voor kunt gebruiken. De EU-landen leggen dat verschillend uit, dus laat uw situatie beoordelen.

Wat gebeurt er als u zich te laat aanmeldt of meldingen overslaat?

Over de periode dat u niet was aangemeld bent u de buitenlandse btw gewoon verschuldigd, zonder dat u het eenloket kunt gebruiken. Slaat u daarna drie tijdvakken achter elkaar de melding over, dan sluit de Belastingdienst u twee jaar uit van beide regelingen. U moet zich dan in elk EU-land afzonderlijk registreren.

Hoe lang moet u uw administratie bewaren?

Tien jaar na afloop van het jaar waarin u de goederen of diensten hebt geleverd. Dat is drie jaar langer dan de gewone termijn van zeven jaar. De gegevens moeten op verzoek digitaal aanleverbaar zijn, ook aan de belastingdienst van een ander EU-land.

Hebt u een tussenpersoon nodig voor de invoerregeling?

Alleen als uw onderneming buiten de EU is gevestigd. Ondernemers in Noorwegen vormen daarop de uitzondering voor zendingen die uit Noorwegen komen. Bent u in de EU gevestigd, dan mag u een tussenpersoon inschakelen, maar het hoeft niet.

Hoe Taxcount u kan helpen

Bij verkoop aan consumenten in andere EU-landen zit het risico zelden in de berekening en bijna altijd in de inrichting: wordt de drempel goed geteld, staat de registratie op tijd, worden de tijdvakken gehaald en houdt uw administratie de juiste gegevens vast? Wij brengen in kaart welke verkopen onder de regels voor afstandsverkopen vallen, berekenen waar u ten opzichte van de drempel staat, en adviseren of de Unieregeling, de invoerregeling, een lokale registratie of de EU-KOR voor uw situatie het gunstigst is. Ook helpen wij bij de aanmelding, bij het inrichten van uw boekhouding op de bewaartermijn van tien jaar en bij het herstellen van meldingen over eerdere tijdvakken. Wilt u weten waar u nu staat, dan kijken wij graag met u mee naar uw omzetcijfers en uw webshopadministratie.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen fiscaal advies. Tarieven, drempelbedragen en termijnen kunnen wijzigen, en de uitkomst hangt af van uw persoonlijke situatie. Laat uw situatie altijd beoordelen door een adviseur voordat u een keuze maakt.

Zie ook:

Intracommunautaire levering: wanneer je 0 procent btw mag rekenen bij een klant in een ander EU-land

U verkoopt goederen aan een bedrijf in Duitsland, België of Polen en zet 0 procent btw op de factuur, omdat dat nu eenmaal gebruikelijk is bij export binnen Europa. Toch is dat nultarief geen vanzelfsprekendheid: bij een intracommunautaire levering mag u alleen 0 procent btw rekenen als u het btw-identificatienummer van uw klant heeft, dat nummer in uw opgaaf ICP zet en kunt bewijzen dat de goederen Nederland echt hebben verlaten. Ontbreekt één van die voorwaarden, dan is de levering gewoon met 21 procent Nederlandse btw belast en krijgt u die naheffing zelf voor uw kiezen. In dit artikel leest u wanneer het nultarief geldt, hoe de opgaaf ICP werkt, welke termijnen en bedragen in 2026 gelden en welke bijzondere situaties (eigen voorraad in het buitenland, ketenverkopen en driehoekstransacties) extra aandacht vragen. Ook krijgt u een checklist waarmee u uw eigen administratie kunt nalopen.

Wat is een intracommunautaire levering?

Binnen de Europese Unie zijn er geen douanecontroles meer. Toch wil elk land de btw heffen over goederen die op zijn grondgebied worden gebruikt. Daarom is de grensoverschrijdende verkoop tussen ondernemers in twee delen geknipt, zoals u in figuur 1 ziet. U als verkoper past het nultarief toe: u rekent 0 procent btw en houdt gewoon recht op aftrek van de btw op uw eigen inkopen. Uw klant geeft in zijn eigen land een intracommunautaire verwerving aan en betaalt daar de btw, die hij meestal in dezelfde aangifte weer aftrekt. Er wordt dus niets kwijtgescholden: de heffing verschuift alleen naar het land van aankomst.

    Figuur 1: de levering in twee helften. U past in Nederland het nultarief toe en meldt de klant in uw opgaaf ICP; uw klant geeft de verwerving in zijn eigen land aan. VIES legt beide meldingen naast elkaar.

Die constructie heet een intracommunautaire levering. Ze geldt alleen bij verkoop aan een zakelijke afnemer. Verkoopt u aan particulieren in andere EU-landen, dan gelden de regels voor afstandsverkopen en betaalt u btw in het land van uw klant. Ook gaat het uitsluitend om goederen die fysiek van Nederland naar een ander EU-land gaan. Blijven de goederen in Nederland, dan brengt u gewoon Nederlandse btw in rekening, ook als de koper een buitenlands bedrijf is.

Omdat er geen grens meer is waar iemand meekijkt, controleert de Belastingdienst dit met gegevens. U meldt uw EU-leveringen per klant in een aparte opgaaf: de opgaaf intracommunautaire prestaties, meestal afgekort tot opgaaf ICP. Alle EU-landen wisselen die gegevens uit via het Europese systeem VIES en leggen uw melding naast wat uw klant in zijn eigen land aangeeft. Klopt dat niet met elkaar, dan volgt er vrijwel altijd een vraag van de Belastingdienst.

Wanneer mag u het nultarief toepassen?

Sinds 1 januari 2020 zijn de regels aangescherpt. Het btw-nummer van uw klant en een juiste opgaaf ICP zijn geen formaliteiten meer, maar echte voorwaarden voor het nultarief. In de praktijk komt het neer op vier eisen die alle vier moeten kloppen. Figuur 2 laat zien hoe u die vier vragen na elkaar langsloopt en wat er gebeurt zodra u er één met nee beantwoordt.

Figuur 2: beslisboom bij de vraag of u 0 procent btw mag rekenen. Valt één van de vier voorwaarden weg, dan is de levering een gewone Nederlandse levering tegen 21 procent btw.

1. De goederen gaan echt naar een ander EU-land

De goederen moeten in verband met uw levering daadwerkelijk vanuit Nederland naar een ander EU-land worden vervoerd. Bij een rechtstreekse verkoop aan uw klant maakt het niet uit wie het transport regelt, u of uw klant. Voor het bewijs maakt dat wel verschil: haalt uw klant de goederen zelf op, dan heeft u een verklaring van hem nodig. Verkoopt u in een keten, dan bepaalt juist wél wie het vervoer regelt welke schakel het nultarief mag toepassen; zie de sectie over ketentransacties verderop. Let ook op bij een bewerking onderweg: gaan uw onderdelen eerst naar een lakbedrijf in Frankrijk en pas daarna naar uw Franse koper, dan kan de levering fiscaal in Frankrijk plaatsvinden en heeft u daar een btw-registratie nodig.

2. Uw klant heeft een geldig btw-identificatienummer

Uw klant moet ondernemer zijn (of een rechtspersoon die geen ondernemer is) met een geldig btw-identificatienummer in een ander EU-land dan Nederland, en hij moet dat nummer aan u hebben doorgegeven. Belangrijk detail: het nummer hoeft niet te zijn afgegeven door het land waar de goederen aankomen. Een geldig Belgisch nummer volstaat, ook als de goederen in Duitsland worden afgeleverd. De Hoge Raad besliste dat in 2021 voor de regels zoals die vóór 2020 golden; de huidige Europese eis wijst dezelfde kant op, want die spreekt van een nummer uit een ander land dan het land van vertrek. Controleer het nummer wel vóór de eerste levering in het Europese systeem VIES en bewaar een afdruk of bevestiging van die controle. Wilt u ook de naam en het adres bevestigd zien, dan vraagt u die verificatie aan bij de Belastingdienst; VIES zelf geeft vaak alleen aan of een nummer geldig is.

3. U meldt de levering in uw opgaaf ICP

U neemt uw klant, zijn btw-identificatienummer en het totaalbedrag van uw leveringen aan hem op in de opgaaf ICP over het juiste tijdvak. Vergeet u dat, dan voldoet u niet aan een van de voorwaarden voor het nultarief. Gelukkig is herstel mogelijk: een onjuist btw-nummer in de opgaaf mag u corrigeren, en als u uw tekortkoming naar behoren kunt verklaren, mag de Belastingdienst het nultarief alsnog toestaan. Dat is een mogelijkheid, geen recht.

4. U kunt alles aantonen uit uw boeken en bescheiden

Het nultarief moet blijken uit uw administratie. De bewijslast ligt bij u, niet bij de Belastingdienst. Het goede nieuws is dat het bewijs vormvrij is: er zijn geen speciale documenten voorgeschreven. Denk aan de vervoersopdracht, de vrachtbrief, het verzendbewijs, de betaling van het transport en de correspondentie met uw klant. De Europese regels kennen daarnaast een veilige route: legt u een bepaalde combinatie van vervoersdocumenten over, dan móét de Belastingdienst aannemen dat de goederen zijn vervoerd, tenzij er aanwijzingen van misbruik zijn.

Daar komt nog een ongeschreven eis bij. Ook als u formeel alles goed doet, kan het nultarief worden geweigerd als uit objectieve gegevens blijkt dat u wist of had moeten weten dat u onderdeel was van een keten waarin btw-fraude werd gepleegd. Tegelijk mag de Belastingdienst zijn controletaak niet bij u neerleggen: zonder concrete aanwijzingen van onregelmatigheden hoeft u niet na te gaan of uw klant zijn eigen btw-verplichtingen nakomt. Krijgt u wel signalen, zoals waarschuwingsbrieven, ongebruikelijke leveradressen of vreemde betaalconstructies, dan wordt navraag doen wél van u verwacht.

Rekenvoorbeeld: wat een ontbrekend btw-nummer u kost

U verkoopt machineonderdelen voor 60.000 euro aan een Duitse ondernemer. Een vervoerder brengt de onderdelen van Rotterdam naar Keulen. In figuur 3 staan de twee scenario’s naast elkaar.

  • Goed geregeld: u factureert 60.000 euro met 0 procent btw, u vermeldt het Duitse btw-identificatienummer op de factuur, u neemt de klant en het bedrag op in uw opgaaf ICP en u bewaart de vrachtbrief. Uw klant geeft de verwerving in Duitsland aan en trekt die btw daar meestal weer af. Hij hoeft dus geen 12.600 euro Nederlandse btw voor te schieten, en u loopt geen risico.
  • Niet goed geregeld: het btw-nummer blijkt ongeldig, de levering staat niet in uw opgaaf ICP of u kunt het vervoer niet aantonen. Dan geldt het nultarief niet en is dit een gewone Nederlandse levering tegen 21 procent. Dat komt neer op ongeveer 12.600 euro die de Belastingdienst bij u naheft, plus belastingrente en mogelijk een boete. Of de btw over of uit het factuurbedrag wordt berekend, kan per situatie verschillen. In beide gevallen heeft u dat bedrag nooit aan uw klant gefactureerd, dus u draagt het in eerste instantie zelf.

Figuur 3: wat een ontbrekend btw-nummer u kost bij een levering van 60.000 euro. Links de goed geregelde situatie, rechts de naheffing van ongeveer 12.600 euro.

Het pijnlijke is dat zo’n fout zich meestal herhaalt. Wie één klant verkeerd in de administratie heeft staan, doet dat vaak bij elke levering aan die klant, kwartaal na kwartaal, tot een boekenonderzoek het aan het licht brengt.

Hoe werkt de opgaaf ICP?

De opgaaf ICP is een aparte digitale opgaaf naast uw btw-aangifte. U vermeldt per afnemer het btw-identificatienummer en het totaalbedrag van uw leveringen in dat tijdvak. Ook diensten aan EU-ondernemers die in hun eigen land de btw aangeven horen in de opgaaf, net als leveringen in een driehoekstransactie, waarover verderop meer. Btw die binnen Nederland is verlegd hoort er juist niet in. Bij zo’n verlegging brengt u geen btw in rekening omdat uw Nederlandse afnemer die zelf aangeeft; dat is iets anders dan een EU-levering. Uw inkopen horen er evenmin in. Het totaal van uw goederenleveringen moet aansluiten op rubriek 3b van uw btw-aangifte, het vakje waarin u uw leveringen naar andere EU-landen invult. Figuur 4 vat de termijnen en drempels samen.

Figuur 4: termijnen en drempels van de opgaaf ICP. Per maand is de hoofdregel, per kwartaal mag onder 50.000 euro en per jaar alleen met een vergunning.

Per maand of per kwartaal?

De hoofdregel is een opgaaf per maand, in te dienen uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op het tijdvak. U mag per kwartaal opgaaf doen zolang uw intracommunautaire goederenleveringen niet meer dan 50.000 euro per kwartaal bedragen, zowel in het kwartaal zelf als in elk van de vier voorafgaande kwartalen. Gaat u daar in een kwartaal overheen, dan stapt u vanaf dat kwartaal over op een maandopgaaf. Hoe u dat overgangskwartaal indient, hangt af van de maand waarin u de grens passeert.

Wanneer u de grens van 50.000 euro passeert Hoe u over dat kwartaal opgaaf doet
In de 1e maand van het kwartaal Drie afzonderlijke opgaven, een per maand
In de 2e maand van het kwartaal Een opgaaf over de eerste twee maanden en een over de laatste maand
In de 3e maand van het kwartaal Nog een opgaaf over het hele kwartaal, daarna per maand

U mag weer terug naar een kwartaalopgaaf als u vier kwartalen achter elkaar onder het drempelbedrag bent gebleven.

Een keer per jaar opgaaf doen

Kleinere exporteurs kunnen toestemming vragen voor een jaaropgaaf. Daarvoor moet u aan alle voorwaarden voldoen: u doet een keer per jaar btw-aangifte, uw jaaromzet is niet hoger dan 200.000 euro exclusief btw, uw intracommunautaire leveringen van goederen en diensten samen blijven onder 15.000 euro exclusief btw, u levert geen nieuwe of bijna nieuwe vervoermiddelen naar andere EU-landen en er is geen aanwijzing of gevaar van betrokkenheid bij btw-fraude. U vraagt de vergunning schriftelijk aan bij uw belastingkantoor en krijgt daarop een beschikking, waartegen u bezwaar kunt maken. Doet u het verzoek vóór 1 mei en ontvangt de Belastingdienst het ook vóór die datum, dan geldt de jaaropgaaf voor het lopende kalenderjaar, dus met ingang van 1 januari. Is uw verzoek later binnen, dan mag u pas vanaf het volgende kalenderjaar jaaropgaaf doen.

Behoort u tot een fiscale eenheid voor de btw?

Let dan goed op welk nummer u gebruikt. Een fiscale eenheid werkt niet over de grens. Bij handel met andere EU-landen doet het afzonderlijke onderdeel zaken, niet de eenheid als geheel. Op uw factuur en in uw opgaaf ICP hoort daarom het btw-identificatienummer van dat onderdeel te staan, niet dat van de fiscale eenheid. Doet u dat toch, dan sluit uw melding niet aan op de aangifte van uw klant en volgt vrijwel zeker een informatieverzoek.

Wat als uw klant geen btw-nummer geeft?

Niet elke zakelijke afnemer in de EU verricht een belaste verwerving. Vrijgestelde ondernemers, zoals sommige zorginstellingen en onderwijsinstellingen, en rechtspersonen die geen ondernemer zijn, blijven buiten de verwervingsheffing zolang hun inkopen uit andere EU-landen in het lopende én het voorafgaande kalenderjaar niet boven 10.000 euro uitkomen. Nieuwe vervoermiddelen en accijnsgoederen tellen daarbij niet mee. Voor u als leverancier betekent dat: zo’n afnemer wordt als particulier behandeld en het nultarief is niet aan de orde. U heeft dan te maken met een afstandsverkoop, met btw in het land van uw klant.

Er is wel een belangrijke uitzondering. Geeft zo’n afnemer u toch zijn btw-identificatienummer, dan wordt hij geacht te hebben gekozen voor belaste verwerving. Zijn verwerving is dan belast en het nultarief komt weer in beeld, ook bij kleine bedragen. Vandaar de praktische vuistregel: krijgt u een geldig, in VIES verifieerbaar btw-identificatienummer, dan kunt u het nultarief toepassen (mits u ook aan de andere voorwaarden voldoet). Krijgt u geen nummer, ga er dan niet zomaar van uit dat 0 procent mag.

Past u zelf de kleineondernemersregeling toe, dan geldt dit alles niet voor uw verkopen: u doet geen btw-aangifte en geen opgaaf ICP, en u rekent geen btw. Let wel op bij uw inkopen in andere EU-landen. Geeft u daarbij uw eigen btw-identificatienummer aan uw leverancier, dan kiest u daarmee voor btw-heffing over die inkoop in Nederland, terwijl u die btw als kleine ondernemer niet kunt aftrekken.

Bijzondere situaties: voorraad, ketens en driehoekstransacties

Uw eigen goederen naar een ander EU-land brengen

Brengt u goederen naar een ander EU-land zonder ze te verkopen, bijvoorbeeld eigen voorraad naar een opslagpunt of fulfilmentcentrum, dan ziet de btw dat toch als een levering. Zo’n overbrenging leidt in beginsel tot een btw-registratie in dat land. Er zijn acht uitzonderingen, onder meer voor goederen die u tijdelijk gebruikt, goederen die naar een bewerker gaan en gereedschap dat u meeneemt voor een klus. Valt zo’n uitzondering later weg, bijvoorbeeld omdat het gereedschap daar blijft, dan wordt de overbrenging op dat moment alsnog geconstateerd. Voor gereedschap en goederen naar een bewerker houdt u een register bij; dat register is vormvrij, als uw administratie het maar aantoont.

Voorraad op afroep

Legt u voorraad aan bij een vaste klant in een ander EU-land, dan kunt u een registratie daar voorkomen met de regeling voorraad op afroep. Bij het overbrengen gebeurt er dan nog niets; pas als uw klant de goederen afroept, verricht u een intracommunautaire levering. Voorwaarde is onder meer dat de afnemer vooraf bekend is en daar een btw-nummer heeft, dat u zelf daar niet bent gevestigd, dat u een register bijhoudt en dat u de afnemer in uw opgaaf ICP vermeldt. Belangrijk is de termijn: de levering moet binnen twaalf maanden na aankomst plaatsvinden. Gebeurt dat niet, of raken de goederen zoek, worden ze vernietigd of gaan ze door naar een ander land, dan wordt het alsnog een overbrenging en ontstaat de buitenlandse registratieplicht alsnog. Er is ook goed nieuws: komen de goederen binnen de twaalf maanden ongebruikt terug naar Nederland, of neemt een andere afnemer de plaats in van de klant voor wie u de voorraad had bestemd, dan blijft de regeling gewoon in stand. Leg die wijziging wel vast in uw register.

Ketentransacties: aan welke schakel hangt het vervoer?

Verkoopt A aan B en B aan C, terwijl de goederen rechtstreeks van A naar C gaan, dan is er één transport en twee leveringen. Slechts één van die twee is de intracommunautaire levering met het nultarief. De hoofdregel sinds 2020: het vervoer wordt toegerekend aan de levering áán de tussenhandelaar. Deelt de tussenhandelaar zijn leverancier echter een btw-nummer mee van het land waar het vervoer begint, dan verricht hij zelf de intracommunautaire levering. Die mededeling is vormvrij, wat betekent dat u haar zelf goed moet vastleggen. Figuur 5 laat de hoofdregel en de uitzondering naast elkaar zien.

Figuur 5: bij een ketentransactie gaan de goederen rechtstreeks van A naar C, maar hoort het vervoer bij één van de twee leveringen. Alleen die levering krijgt het nultarief.

Wie is die tussenhandelaar? Volgens de Belastingdienst is bepalend wie tijdens het transport het risico van verlies of beschadiging draagt, ook als een andere schakel de vervoerder boekt. De eerste leverancier en de laatste afnemer kunnen nooit tussenhandelaar zijn. Leg daarom in uw contracten en leveringsvoorwaarden (bijvoorbeeld met Incoterms) vast wie dat risico draagt. Regelt de eerste leverancier of de laatste afnemer het transport, dan geldt de hoofdregel niet en moet per geval naar de Europese rechtspraak worden gekeken.

De vereenvoudigde ABC-regeling

Bij een driehoekstransactie tussen drie ondernemers in drie EU-landen kan de tussenhandelaar een registratie in het land van aankomst voorkomen. Dat is de vereenvoudigde ABC-regeling. De prijs daarvoor is precisie. Op de factuur van de tussenhandelaar moeten het btw-identificatienummer van de laatste afnemer staan én de woorden “btw verlegd”. Die formulering luistert nauw: het Europese Hof van Justitie besliste dat een omschrijving als “van btw vrijgestelde intracommunautaire driehoekstransactie” niet volstaat en dat u dit achteraf niet meer kunt herstellen. Gaat het mis, dan blijft u zitten met een registratieplicht in het land van aankomst én met btw die u niet kunt aftrekken. Ook de vermelding in de opgaaf ICP hoort bij deze regeling, al oordeelde het Hof dat dat een formele eis is. Laat uw factuursjabloon hierop nakijken en laat de opzet vooraf toetsen. In figuur 6 ziet u een voorbeeldfactuur met de verplichte onderdelen.

Figuur 6: voorbeeldfactuur bij de vereenvoudigde ABC-regeling, met de vier verplichte onderdelen waaronder de letterlijke vermelding “btw verlegd”.

Let op bij uw eigen inkopen: het verkeerde btw-nummer kost geld

Koopt u goederen in een ander EU-land en blijven die daar liggen, bijvoorbeeld in een magazijn of bij een bewerker, geef dan niet zomaar uw Nederlandse btw-identificatienummer op. Doet u dat wel, dan bent u de btw twee keer verschuldigd: in het land waar de goederen aankomen én in Nederland. Die Nederlandse btw mag u niet in uw aangifte aftrekken. U kunt haar alleen terugvragen met een apart verzoek, en dan moet u zelf aantonen dat in het andere land al btw is betaald.

Wat gebeurt er als het misgaat?

Het grootste risico is dat het nultarief wordt geweigerd. De levering is dan een gewone Nederlandse levering en de Belastingdienst heft 21 procent na, vermeerderd met belastingrente. Of u dat bedrag nog op uw klant kunt verhalen, is een civiele kwestie tussen u beiden en verloopt zelden soepel.

Daarnaast kan een gebrekkige opgaaf ICP een boete opleveren. Niet, niet op tijd, onvolledig of onjuist indienen is een verzuim, waarvoor de Belastingdienst een verzuimboete kan opleggen. Over de precieze maximumhoogte bestaat discussie: de wet verwijst naar de derde boetecategorie, terwijl het boetebeleid van de Belastingdienst een lager bedrag noemt. In de praktijk gaat het zelden zo hard: de inspecteur stuurt eerst een mededeling met een hersteltermijn en moet bij de hoogte rekening houden met de omstandigheden van uw geval. De bevoegdheid om een boete op te leggen vervalt vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de verplichting ontstond.

Een derde risico is stiller maar komt vaker voor: een mismatch. Uw opgaaf ICP wordt in het andere land vergeleken met de aangifte van uw klant. Bij een verschil vraagt de Belastingdienst eerst uw klant om opheldering, daarna het andere land, en in de laatste fase moeten factuurnummers, data en bedragen worden aangeleverd. In de praktijk betekent dat vaak een boekenonderzoek bij u.

Tot slot is er het risico van een onbedoelde buitenlandse registratieplicht, bijvoorbeeld doordat de twaalfmaandentermijn voor voorraad op afroep verstrijkt of doordat u eigen goederen naar het buitenland brengt zonder dat een uitzondering geldt. Wat dat kost, bepaalt het andere land, en dat valt buiten de Nederlandse regels.

Wat verandert er de komende jaren?

Europa moderniseert de btw met het pakket btw in het digitale tijdperk. Voor de handel binnen de EU zijn drie punten van belang. Er komt een uitgebreidere verlegging van btw en een vereenvoudiging waarmee u met één btw-registratie in meer landen kunt handelen; het Nederlandse wetsvoorstel daarvoor ligt bij de Tweede Kamer. De huidige regeling voorraad op afroep verdwijnt daarbij: die blijft gelden voor overbrengingen tot uiterlijk 30 juni 2028. En vanaf 1 juli 2030 volgen verplichte e-facturering en digitale rapportage. Of en wanneer de opgaaf ICP door die digitale rapportage wordt vervangen, is nog niet uitgekristalliseerd. Voor 2026 verandert er nog niets, maar wie nu een structuur met buitenlandse voorraad opzet, houdt hier het beste al rekening mee.

Praktische checklist: wat u moet regelen

  • Btw-nummer controleren. Vraag het btw-identificatienummer van elke EU-klant op en controleer het vóór de eerste levering in VIES. Wilt u ook de naam en het adres bevestigd zien, vraag die verificatie dan aan bij de Belastingdienst. Bewaar een afdruk of bevestiging in uw klantdossier.
  • Controle herhalen. Toets bij vaste klanten periodiek opnieuw, bijvoorbeeld elk kwartaal. Een nummer kan worden ingetrokken zonder dat uw klant dat meldt.
  • Factuur compleet maken. Zet uw eigen btw-identificatienummer, dat van uw klant, de volledige naam en adres van beide partijen en een verwijzing naar het nultarief op de factuur. Een vereenvoudigde factuur mag hier niet.
  • Op tijd factureren. Reik de factuur uiterlijk uit op de vijftiende dag van de maand na de levering.
  • Vervoersbewijs verzamelen. Bewaar per levering meerdere bewijzen van het vervoer, bijvoorbeeld de vrachtbrief, de transportfactuur en het betaalbewijs. De Europese regeling voor het bewijsvermoeden stelt eisen aan de combinatie van documenten en aan de onafhankelijkheid van de partijen die ze afgeven; laat toetsen welke combinatie in uw situatie volstaat, zeker als uw klant het vervoer zelf regelt.
  • Opgaaf ICP indienen. Dien de opgaaf uiterlijk in op de laatste dag van de maand na het tijdvak en controleer of het totaal aansluit op rubriek 3b van uw btw-aangifte.
  • Drempel bewaken. Houd bij of u per kwartaal onder 50.000 euro aan intracommunautaire goederenleveringen blijft; daarboven moet u maandelijks opgaaf doen.
  • Juiste btw-nummer bij een fiscale eenheid. Gebruik het nummer van het onderdeel dat levert, niet dat van de fiscale eenheid.
  • Fouten herstellen. Corrigeer een onjuist nummer of een vergeten levering zo snel mogelijk in de opgaaf ICP en leg vast waarom het misging.
  • Transportrisico vastleggen. Leg bij ketenverkopen contractueel vast wie tijdens het transport het risico draagt; dat bepaalt wie de tussenhandelaar is.
  • Voorraad in het buitenland monitoren. Bewaak de termijn van twaalf maanden bij voorraad op afroep en houd het voorgeschreven register bij.
  • Zeven jaar bewaren. Bewaar facturen, vervoersbescheiden en VIES-controles zeven jaar; voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.
  • Vooraf toetsen bij wijzigingen. Laat een nieuwe opzet met dropshipping, ketenverkopen of buitenlandse opslag vooraf beoordelen op een buitenlandse registratieplicht.

Veelgestelde vragen

Moet ik altijd een opgaaf ICP doen?

U doet opgaaf ICP over elk tijdvak waarin u goederen of diensten aan ondernemers in andere EU-landen heeft geleverd. Waren er in een tijdvak geen intracommunautaire prestaties, dan hoeft u geen opgaaf te doen. Past u de kleineondernemersregeling toe, dan hoeft u geen opgaaf ICP te doen over uw eigen leveringen. Voor uw inkopen uit andere EU-landen gelden wel administratieve verplichtingen.

Wat als het btw-nummer van mijn klant achteraf ongeldig blijkt?

Als u het nummer vóór de levering in VIES heeft gecontroleerd en dat heeft vastgelegd, staat u sterk. Uit de rechtspraak volgt dat een intrekking met terugwerkende kracht ná uw levering niet zonder meer voor uw rekening komt, mits u zelf zorgvuldig heeft gehandeld en dat kunt aantonen. Had u wel concrete aanwijzingen dat er iets niet klopte en heeft u daar niets mee gedaan, dan ligt het anders.

Mag ik 0 procent btw rekenen als mijn klant de goederen zelf ophaalt?

Ja, bij een rechtstreekse verkoop kan dat. Maar u moet dan wel kunnen aantonen dat de goederen naar een ander EU-land zijn gegaan, en daarvoor heeft u een verklaring van uw klant nodig. Laat hem een afhaalverklaring tekenen en vraag achteraf om een kopie van de vrachtbrief of een ander vervoersbewijs.

Is de opgaaf ICP hetzelfde als mijn btw-aangifte?

Nee, het zijn twee aparte opgaven. In uw btw-aangifte vermeldt u het totaal van uw intracommunautaire leveringen in rubriek 3b. In de opgaaf ICP splitst u dat bedrag uit per klant, met vermelding van het btw-identificatienummer. De twee moeten op elkaar aansluiten.

Wat gebeurt er als ik een levering vergeet te melden?

Herstel de opgaaf dan zo snel mogelijk. Een ontbrekende of onjuiste opgaaf is een verzuim waarvoor een boete mogelijk is, maar in de praktijk krijgt u eerst een mededeling met een hersteltermijn. Het grotere risico is dat het nultarief voor die levering wordt geweigerd; door snel te corrigeren en uit te leggen wat er misging, beperkt u dat risico.

Ik lever aan een particulier in België. Geldt het nultarief ook?

Nee. Bij verkoop aan particulieren in andere EU-landen gaat het om afstandsverkopen. De btw is dan verschuldigd in het land van uw klant. Voor kleine volumes bestaat een uitzondering, en u kunt de buitenlandse btw in Nederland aangeven via één digitaal loket, zodat u zich niet in elk land apart hoeft te registreren. De regels voor verkoop aan particulieren zijn een verhaal apart; laat die situatie los van dit artikel beoordelen.

Hoe Taxcount u kan helpen

Bij intracommunautaire leveringen zit het risico zelden in de grote lijn en bijna altijd in de uitvoering: een klant die nooit is gecontroleerd in VIES, een opgaaf ICP die niet aansluit op rubriek 3b, een voorraad in Duitsland waarvan niemand de twaalfmaandentermijn bewaakt of een driehoekstransactie waarbij de juiste tekst op de factuur ontbreekt. Wij lopen uw EU-handel met u door: van de klantdossiers en factuursjablonen tot de aansluiting tussen uw aangifte en uw opgaaf ICP. Ook beoordelen wij of een nieuwe opzet met buitenlandse opslag, dropshipping of ketenverkopen een registratieplicht in het buitenland oproept, en helpen wij bij het herstellen van eerdere fouten.

Wilt u weten of uw btw-administratie een controle doorstaat? Neem contact op met Taxcount voor een beoordeling van uw EU-leveringen en uw opgaaf ICP.

Dit artikel bevat algemene informatie over de btw bij leveringen aan ondernemers in andere EU-landen en is geen (fiscaal) advies. Tarieven, drempelbedragen en termijnen kunnen wijzigen, en de uitkomst hangt af van uw persoonlijke situatie. Laat uw situatie daarom altijd beoordelen door een adviseur voordat u handelt.

Zie ook:

Buying shares in a company that owns property: do you owe transfer tax?

See English below/Zie Engelse versie beneden

Een recente uitspraak van het Europese Hof van Justitie laat zien waar de grens ligt. Hier is de uitleg in gewone taal.

Stel dat een onderneming wordt geherstructureerd. Er wordt een nieuwe holding bovenop geplaatst en de bestaande aandelenbelangen worden daarin ingebracht. Een van die belangen bezit toevallig een pand. Mag de fiscus dan belasting heffen alsof dat pand is verkocht? Volgens het Europese Hof van Justitie: nee — niet wanneer het pand gewoon blijft waar het is.

Wat gebeurde er precies?

In de Portugese zaak werd een nieuwe holding opgericht. De aandeelhouder bracht zijn bestaande aandelenbelangen in en kreeg in ruil daarvoor alle aandelen in die nieuwe holding. Een van de ingebrachte vennootschappen bezat twee panden.

De Portugese fiscus zag dit als een verkapte overdracht van onroerend goed en hief een belasting die vergelijkbaar is met de Nederlandse overdrachtsbelasting. De ondernemer was het daar niet mee eens — en kreeg gelijk.

Voor en na: er komt een holding bovenop, maar de panden blijven bij dezelfde werkmaatschappij.

Waarom geen belasting?

Het Hof keek niet naar het etiket dat de belasting in Portugal droeg, maar naar wat er economisch werkelijk gebeurde. De conclusie was eenvoudig: het onroerend goed wisselde noch juridisch, noch feitelijk van eigenaar. De panden bleven bij de werkmaatschappij. Wat veranderde, was alleen de eigendomsstructuur daarboven — er werd een holding tussengeschoven.

Voor dit soort herstructureringen bestaat een Europese regel: lidstaten mogen daarop geen enkele indirecte belasting heffen. Een uitzondering voor “echte” overdrachten van onroerend goed gold hier niet, juist omdat geen enkel pand van eigenaar wisselde.

In gewone taal: het tussenschuiven van een holding is geen verkapte verkoop van een pand. Een onderneming die haar structuur opschoont of klaarmaakt voor de toekomst, moet niet worden belast alsof het onroerend goed is verhandeld.

En in Nederland?

Nederland kent een vergelijkbaar mechanisme. Wie aandelen koopt in een vennootschap die hoofdzakelijk uit onroerend goed bestaat (een zogenoemde onroerendezaakrechtspersoon), kan met overdrachtsbelasting te maken krijgen — ook al koopt hij formeel “aandelen” en geen stenen.

Tegelijk voorziet de Nederlandse wet al in vrijstellingen voor reorganisaties en fusies binnen een concern. Veel van de herstructureringen die door deze Europese uitspraak worden beschermd, zouden hier daarom al onbelast zijn. Het wordt pas interessant wanneer een herstructurering net buiten die Nederlandse vrijstellingen valt: dan kan deze uitspraak aanvullende argumenten bieden.

De les voor ondernemers en hun adviseurs: kijk zorgvuldig naar de fiscale gevolgen voordat u herstructureert. De juiste route kan het verschil maken tussen geen belasting en een onverwachte aanslag.

Neem contact op→

Dit artikel is een algemene uitleg voor een breed publiek en vormt geen fiscaal of juridisch advies. De uitkomst van een specifieke situatie hangt af van de feiten en van de toepasselijke wet- en regelgeving, die kan wijzigen. Laat uw eigen situatie altijd beoordelen door een adviseur.

Zie ook:

 

English version

A recent ruling by the European Court of Justice shows where the line is drawn. Here is the plain-language version.

Imagine a business is being restructured. A new holding company is placed on top, and the existing shareholdings are contributed into it. One of those shareholdings happens to own a building. Can the tax authority then levy tax as if that building had been sold? According to the European Court of Justice: no — not when the building simply stays where it is.

What actually happened?

In the Portuguese case, a new holding company was set up. The shareholder contributed its existing shareholdings and received all the shares in that new holding company in return. One of the contributed companies owned two properties.

The Portuguese tax authority saw this as a disguised transfer of real estate and levied a tax similar to the Dutch transfer tax (overdrachtsbelasting). The entrepreneur disagreed — and was proven right.

Before and after: a holding company is added on top, but the properties remain with the same operating company.

Why no tax?

The Court did not look at the label the tax carried in Portugal, but at what actually happened in economic terms. The conclusion was simple: the real estate changed hands neither in law nor in fact. The properties stayed with the operating company. What changed was only the ownership structure above it — a holding company was inserted.

For this kind of restructuring there is a European rule: member states may not levy any indirect tax on it. An exception for “genuine” real estate transfers did not apply here, precisely because no property changed owner.

In plain terms: inserting a holding company is not a disguised sale of a building. A business that tidies up its structure or prepares it for the future should not be taxed as if the real estate had been traded.

And in the Netherlands?

The Netherlands has a similar mechanism. Anyone buying shares in a company that consists mainly of real estate (a so-called onroerendezaakrechtspersoon, a real-estate entity) can face transfer tax — even though they are formally buying “shares” rather than bricks.

At the same time, Dutch law already provides exemptions for reorganisations and mergers within a group. Many of the restructurings protected by this European ruling would therefore already be untaxed here. It only gets interesting when a restructuring falls just outside those Dutch exemptions: then this ruling can offer additional arguments.

The takeaway for entrepreneurs and their advisers: look carefully at the tax consequences before you restructure. The right route can make the difference between no tax and an unexpected assessment.

Get in touch→

This article is a general explanation for a broad audience and is not tax or legal advice. The outcome of any specific situation depends on the facts and on the applicable laws and regulations, which may change. Always have your own situation reviewed by an adviser.

See also:

 

De internationale artiestenregeling uitgelegd

Je boekt een dj voor een bedrijfsfeest, een band voor je festival of een spreker voor je congres. De factuur komt binnen en dan komt de vraag: moet je belasting inhouden voordat je uitbetaalt? Voor veel optredens geldt de artiestenregeling, een aparte heffing in de loonbelasting die de opdrachtgever verantwoordelijk maakt. Vooral bij artiesten en sporters uit het buitenland gaat het snel mis. In dit artikel lees je wanneer de artiestenregeling geldt, wanneer een buitenlandse artiest is vrijgesteld en wat je in 2026 concreet moet inhouden en afdragen.

Wat is de artiestenregeling?

De artiesten- en beroepssportersregeling is een bijzondere manier van belasting heffen in de loonbelasting. Een artiest of beroepssporter ontvangt geen loon maar een gage: een vergoeding voor een optreden of sportprestatie op grond van een overeenkomst van korte duur. De wet regelt dat niet de artiest zelf, maar de opdrachtgever de belasting inhoudt en afdraagt. Je bent als opdrachtgever dus inhoudingsplichtig zodra de regeling van toepassing is (artikel 5a en 5b van de Wet op de loonbelasting 1964).

De regeling geldt alleen als er geen sprake is van een gewone dienstbetrekking en de artiest ook niet als ondernemer factureert. In de volgende situaties pas je de artiestenregeling juist niet toe:

  • De artiest of sporter is bij je in gewone loondienst; dan gelden de normale regels voor loonheffing.
  • De artiest heeft een overeenkomst voor langer dan drie maanden; dan valt de beloning buiten de regeling.
  • De artiest of sporter is ondernemer en stuurt een factuur met btw op basis van een verklaring; dan rekent hij zelf af.
  • Het optreden vindt plaats op een privefeest, bijvoorbeeld een bruiloft; dan mag de opdrachtgever bruto uitbetalen.

De internationale regel

Bij artiesten en sporters uit het buitenland speelt eerst de vraag welk land mag heffen. Het OESO-Modelverdrag, de blauwdruk voor de meeste Nederlandse belastingverdragen, geeft in artikel 17 een uitzondering: het land waar het optreden of de wedstrijd plaatsvindt mag heffen, ook al zou de artiest daar normaal niet belastingplichtig zijn. Het woonland voorkomt vervolgens dubbele belasting via de vrijstellings- of verrekeningsmethode (artikel 23A en 23B). Nederland zou als optreedland dus mogen heffen.

Nederland heeft echter besloten van die heffing af te zien. Sinds 1 januari 2007 vallen artiesten en beroepssporters die wonen in een land waarmee Nederland een belastingverdrag heeft niet meer onder de Nederlandse artiestenregeling. Datzelfde geldt voor inwoners van Aruba, Curacao, Sint Maarten en de BES-eilanden. Omdat Nederland met meer dan negentig landen een verdrag heeft, hoef je voor de meeste buitenlandse artiesten geen loonheffing in te houden. De heffing wordt overgelaten aan het woonland. Alleen als de artiest of sporter in een land zonder verdrag woont, pas je de heffing wel toe.

Voorwaarden en tarieven

Valt het optreden onder de regeling, dan bereken je de heffing over de gage. De gage is alles wat de artiest of sporter voor het optreden ontvangt, in geld en in natura. Een aantal posten mag je van de gage aftrekken voordat je de heffing berekent:

  • Reis- en verblijfkosten die je vergoedt op basis van originele facturen (eigen vervoer valt hier niet onder).
  • Verstrekte maaltijden en consumpties tijdens het optreden.
  • De kleinevergoedingsregeling: een vast bedrag van 163 euro per artiest per optreden, dat de artiest via een gageverklaring kan inzetten in plaats van een kostenvergoedingsbeschikking.

Over het bedrag dat overblijft, hou je de loonheffing in. Voor buitenlandse artiesten en sporters uit een niet-verdragsland, en voor buitenlandse gezelschappen, geldt een vast tarief van 20 procent. Voor binnenlandse artiesten geldt het tarief van de eerste schijf van de loonbelasting, in 2026 vastgesteld op 35,75 procent. Die inhouding bij binnenlandse artiesten is een voorheffing: de artiest verrekent het bedrag later met zijn aangifte inkomstenbelasting en krijgt vaak een deel terug. Het vaste tarief van 20 procent voor buitenlandse artiesten is voor hen in de praktijk meestal het eindstation.

Rekenvoorbeeld

De situatie: een evenementenbureau (MKB) huurt voor een bedrijfsfeest een buitenlandse dj in. De afgesproken gage is 5.000 euro. Het bureau vergoedt daarnaast 800 euro aan reis- en verblijfkosten op basis van originele facturen. De uitkomst hangt volledig af van waar de dj woont.

Onderdeel Scenario A: verdragsland Scenario B: niet-verdragsland
Bruto gage 5.000 5.000
Af: reis- en verblijfkosten (facturen) 800 800
Grondslag voor de heffing 4.200 4.200
Toepasselijk tarief vrijgesteld 20%
In te houden loonheffing 0 840
Netto af te dragen aan de Belastingdienst 0 840

De conclusie: woont de dj in een verdragsland (bijvoorbeeld Duitsland of België), dan hou je niets in en betaal je de volledige gage uit. Woont de dj in een land zonder verdrag, dan hou je 840 euro loonheffing in en draag je dat af aan de Belastingdienst. Het verschil bedraagt 840 euro, plus de administratieve verplichtingen die bij de inhouding horen.

Praktische gevolgen

Zodra de artiestenregeling van toepassing is, ben je als opdrachtgever inhoudingsplichtig. Dat brengt een aantal verplichtingen met zich mee. Je meldt je aan als inhoudingsplichtige bij de Belastingdienst, houdt de loonheffing in op de gage en draagt die af via de aangifte loonheffingen. Je legt de identiteit van de artiest en de afspraken vast, en je bewaart de gageverklaring en de kostenfacturen in je administratie.

Wil je gebruikmaken van de vrijstelling voor een buitenlandse artiest, dan moet je kunnen aantonen dat de artiest in een verdragsland woont. Leg daarom vast waar de artiest woont en bewaar het bewijs daarvan. Zonder onderbouwing loop je het risico dat de Belastingdienst de niet-ingehouden heffing alsnog bij je naheft, inclusief een eventuele boete. De artiest zelf kan de ingehouden loonheffing verrekenen in zijn aangifte inkomstenbelasting; voor binnenlandse artiesten leidt dat vaak tot een teruggaaf.

Conclusie en advies

De artiestenregeling draait om twee vragen: is er sprake van een gewone dienstbetrekking of ondernemerschap, en waar woont de artiest of sporter? Bij een optreden van korte duur zonder factuur ben je als opdrachtgever verantwoordelijk voor de inhouding. Voor artiesten uit verdragslanden geldt een vrijstelling, voor artiesten uit niet-verdragslanden een tarief van 20 procent, en voor binnenlandse artiesten het tarief van de eerste schijf. De verschillen in geld en in administratieve lasten zijn groot, en een verkeerde inschatting kan je een naheffing opleveren. Huur je regelmatig artiesten of sporters in, of treedt je zelf op? Laat Taxcount je situatie beoordelen, dan weet je zeker dat je de juiste heffing toepast en niets onnodig afdraagt.

Bronnen: