U verkoopt goederen aan een bedrijf in Duitsland, België of Polen en zet 0 procent btw op de factuur, omdat dat nu eenmaal gebruikelijk is bij export binnen Europa. Toch is dat nultarief geen vanzelfsprekendheid: bij een intracommunautaire levering mag u alleen 0 procent btw rekenen als u het btw-identificatienummer van uw klant heeft, dat nummer in uw opgaaf ICP zet en kunt bewijzen dat de goederen Nederland echt hebben verlaten. Ontbreekt één van die voorwaarden, dan is de levering gewoon met 21 procent Nederlandse btw belast en krijgt u die naheffing zelf voor uw kiezen. In dit artikel leest u wanneer het nultarief geldt, hoe de opgaaf ICP werkt, welke termijnen en bedragen in 2026 gelden en welke bijzondere situaties (eigen voorraad in het buitenland, ketenverkopen en driehoekstransacties) extra aandacht vragen. Ook krijgt u een checklist waarmee u uw eigen administratie kunt nalopen.
Wat is een intracommunautaire levering?
Binnen de Europese Unie zijn er geen douanecontroles meer. Toch wil elk land de btw heffen over goederen die op zijn grondgebied worden gebruikt. Daarom is de grensoverschrijdende verkoop tussen ondernemers in twee delen geknipt, zoals u in figuur 1 ziet. U als verkoper past het nultarief toe: u rekent 0 procent btw en houdt gewoon recht op aftrek van de btw op uw eigen inkopen. Uw klant geeft in zijn eigen land een intracommunautaire verwerving aan en betaalt daar de btw, die hij meestal in dezelfde aangifte weer aftrekt. Er wordt dus niets kwijtgescholden: de heffing verschuift alleen naar het land van aankomst.
Figuur 1: de levering in twee helften. U past in Nederland het nultarief toe en meldt de klant in uw opgaaf ICP; uw klant geeft de verwerving in zijn eigen land aan. VIES legt beide meldingen naast elkaar.
Die constructie heet een intracommunautaire levering. Ze geldt alleen bij verkoop aan een zakelijke afnemer. Verkoopt u aan particulieren in andere EU-landen, dan gelden de regels voor afstandsverkopen en betaalt u btw in het land van uw klant. Ook gaat het uitsluitend om goederen die fysiek van Nederland naar een ander EU-land gaan. Blijven de goederen in Nederland, dan brengt u gewoon Nederlandse btw in rekening, ook als de koper een buitenlands bedrijf is.
Omdat er geen grens meer is waar iemand meekijkt, controleert de Belastingdienst dit met gegevens. U meldt uw EU-leveringen per klant in een aparte opgaaf: de opgaaf intracommunautaire prestaties, meestal afgekort tot opgaaf ICP. Alle EU-landen wisselen die gegevens uit via het Europese systeem VIES en leggen uw melding naast wat uw klant in zijn eigen land aangeeft. Klopt dat niet met elkaar, dan volgt er vrijwel altijd een vraag van de Belastingdienst.
Wanneer mag u het nultarief toepassen?
Sinds 1 januari 2020 zijn de regels aangescherpt. Het btw-nummer van uw klant en een juiste opgaaf ICP zijn geen formaliteiten meer, maar echte voorwaarden voor het nultarief. In de praktijk komt het neer op vier eisen die alle vier moeten kloppen. Figuur 2 laat zien hoe u die vier vragen na elkaar langsloopt en wat er gebeurt zodra u er één met nee beantwoordt.
Figuur 2: beslisboom bij de vraag of u 0 procent btw mag rekenen. Valt één van de vier voorwaarden weg, dan is de levering een gewone Nederlandse levering tegen 21 procent btw.
1. De goederen gaan echt naar een ander EU-land
De goederen moeten in verband met uw levering daadwerkelijk vanuit Nederland naar een ander EU-land worden vervoerd. Bij een rechtstreekse verkoop aan uw klant maakt het niet uit wie het transport regelt, u of uw klant. Voor het bewijs maakt dat wel verschil: haalt uw klant de goederen zelf op, dan heeft u een verklaring van hem nodig. Verkoopt u in een keten, dan bepaalt juist wél wie het vervoer regelt welke schakel het nultarief mag toepassen; zie de sectie over ketentransacties verderop. Let ook op bij een bewerking onderweg: gaan uw onderdelen eerst naar een lakbedrijf in Frankrijk en pas daarna naar uw Franse koper, dan kan de levering fiscaal in Frankrijk plaatsvinden en heeft u daar een btw-registratie nodig.
2. Uw klant heeft een geldig btw-identificatienummer
Uw klant moet ondernemer zijn (of een rechtspersoon die geen ondernemer is) met een geldig btw-identificatienummer in een ander EU-land dan Nederland, en hij moet dat nummer aan u hebben doorgegeven. Belangrijk detail: het nummer hoeft niet te zijn afgegeven door het land waar de goederen aankomen. Een geldig Belgisch nummer volstaat, ook als de goederen in Duitsland worden afgeleverd. De Hoge Raad besliste dat in 2021 voor de regels zoals die vóór 2020 golden; de huidige Europese eis wijst dezelfde kant op, want die spreekt van een nummer uit een ander land dan het land van vertrek. Controleer het nummer wel vóór de eerste levering in het Europese systeem VIES en bewaar een afdruk of bevestiging van die controle. Wilt u ook de naam en het adres bevestigd zien, dan vraagt u die verificatie aan bij de Belastingdienst; VIES zelf geeft vaak alleen aan of een nummer geldig is.
3. U meldt de levering in uw opgaaf ICP
U neemt uw klant, zijn btw-identificatienummer en het totaalbedrag van uw leveringen aan hem op in de opgaaf ICP over het juiste tijdvak. Vergeet u dat, dan voldoet u niet aan een van de voorwaarden voor het nultarief. Gelukkig is herstel mogelijk: een onjuist btw-nummer in de opgaaf mag u corrigeren, en als u uw tekortkoming naar behoren kunt verklaren, mag de Belastingdienst het nultarief alsnog toestaan. Dat is een mogelijkheid, geen recht.
4. U kunt alles aantonen uit uw boeken en bescheiden
Het nultarief moet blijken uit uw administratie. De bewijslast ligt bij u, niet bij de Belastingdienst. Het goede nieuws is dat het bewijs vormvrij is: er zijn geen speciale documenten voorgeschreven. Denk aan de vervoersopdracht, de vrachtbrief, het verzendbewijs, de betaling van het transport en de correspondentie met uw klant. De Europese regels kennen daarnaast een veilige route: legt u een bepaalde combinatie van vervoersdocumenten over, dan móét de Belastingdienst aannemen dat de goederen zijn vervoerd, tenzij er aanwijzingen van misbruik zijn.
Daar komt nog een ongeschreven eis bij. Ook als u formeel alles goed doet, kan het nultarief worden geweigerd als uit objectieve gegevens blijkt dat u wist of had moeten weten dat u onderdeel was van een keten waarin btw-fraude werd gepleegd. Tegelijk mag de Belastingdienst zijn controletaak niet bij u neerleggen: zonder concrete aanwijzingen van onregelmatigheden hoeft u niet na te gaan of uw klant zijn eigen btw-verplichtingen nakomt. Krijgt u wel signalen, zoals waarschuwingsbrieven, ongebruikelijke leveradressen of vreemde betaalconstructies, dan wordt navraag doen wél van u verwacht.
Rekenvoorbeeld: wat een ontbrekend btw-nummer u kost
U verkoopt machineonderdelen voor 60.000 euro aan een Duitse ondernemer. Een vervoerder brengt de onderdelen van Rotterdam naar Keulen. In figuur 3 staan de twee scenario’s naast elkaar.
- Goed geregeld: u factureert 60.000 euro met 0 procent btw, u vermeldt het Duitse btw-identificatienummer op de factuur, u neemt de klant en het bedrag op in uw opgaaf ICP en u bewaart de vrachtbrief. Uw klant geeft de verwerving in Duitsland aan en trekt die btw daar meestal weer af. Hij hoeft dus geen 12.600 euro Nederlandse btw voor te schieten, en u loopt geen risico.
- Niet goed geregeld: het btw-nummer blijkt ongeldig, de levering staat niet in uw opgaaf ICP of u kunt het vervoer niet aantonen. Dan geldt het nultarief niet en is dit een gewone Nederlandse levering tegen 21 procent. Dat komt neer op ongeveer 12.600 euro die de Belastingdienst bij u naheft, plus belastingrente en mogelijk een boete. Of de btw over of uit het factuurbedrag wordt berekend, kan per situatie verschillen. In beide gevallen heeft u dat bedrag nooit aan uw klant gefactureerd, dus u draagt het in eerste instantie zelf.
Figuur 3: wat een ontbrekend btw-nummer u kost bij een levering van 60.000 euro. Links de goed geregelde situatie, rechts de naheffing van ongeveer 12.600 euro.
Het pijnlijke is dat zo’n fout zich meestal herhaalt. Wie één klant verkeerd in de administratie heeft staan, doet dat vaak bij elke levering aan die klant, kwartaal na kwartaal, tot een boekenonderzoek het aan het licht brengt.
Hoe werkt de opgaaf ICP?
De opgaaf ICP is een aparte digitale opgaaf naast uw btw-aangifte. U vermeldt per afnemer het btw-identificatienummer en het totaalbedrag van uw leveringen in dat tijdvak. Ook diensten aan EU-ondernemers die in hun eigen land de btw aangeven horen in de opgaaf, net als leveringen in een driehoekstransactie, waarover verderop meer. Btw die binnen Nederland is verlegd hoort er juist niet in. Bij zo’n verlegging brengt u geen btw in rekening omdat uw Nederlandse afnemer die zelf aangeeft; dat is iets anders dan een EU-levering. Uw inkopen horen er evenmin in. Het totaal van uw goederenleveringen moet aansluiten op rubriek 3b van uw btw-aangifte, het vakje waarin u uw leveringen naar andere EU-landen invult. Figuur 4 vat de termijnen en drempels samen.
Figuur 4: termijnen en drempels van de opgaaf ICP. Per maand is de hoofdregel, per kwartaal mag onder 50.000 euro en per jaar alleen met een vergunning.
Per maand of per kwartaal?
De hoofdregel is een opgaaf per maand, in te dienen uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op het tijdvak. U mag per kwartaal opgaaf doen zolang uw intracommunautaire goederenleveringen niet meer dan 50.000 euro per kwartaal bedragen, zowel in het kwartaal zelf als in elk van de vier voorafgaande kwartalen. Gaat u daar in een kwartaal overheen, dan stapt u vanaf dat kwartaal over op een maandopgaaf. Hoe u dat overgangskwartaal indient, hangt af van de maand waarin u de grens passeert.
| Wanneer u de grens van 50.000 euro passeert | Hoe u over dat kwartaal opgaaf doet |
| In de 1e maand van het kwartaal | Drie afzonderlijke opgaven, een per maand |
| In de 2e maand van het kwartaal | Een opgaaf over de eerste twee maanden en een over de laatste maand |
| In de 3e maand van het kwartaal | Nog een opgaaf over het hele kwartaal, daarna per maand |
U mag weer terug naar een kwartaalopgaaf als u vier kwartalen achter elkaar onder het drempelbedrag bent gebleven.
Een keer per jaar opgaaf doen
Kleinere exporteurs kunnen toestemming vragen voor een jaaropgaaf. Daarvoor moet u aan alle voorwaarden voldoen: u doet een keer per jaar btw-aangifte, uw jaaromzet is niet hoger dan 200.000 euro exclusief btw, uw intracommunautaire leveringen van goederen en diensten samen blijven onder 15.000 euro exclusief btw, u levert geen nieuwe of bijna nieuwe vervoermiddelen naar andere EU-landen en er is geen aanwijzing of gevaar van betrokkenheid bij btw-fraude. U vraagt de vergunning schriftelijk aan bij uw belastingkantoor en krijgt daarop een beschikking, waartegen u bezwaar kunt maken. Doet u het verzoek vóór 1 mei en ontvangt de Belastingdienst het ook vóór die datum, dan geldt de jaaropgaaf voor het lopende kalenderjaar, dus met ingang van 1 januari. Is uw verzoek later binnen, dan mag u pas vanaf het volgende kalenderjaar jaaropgaaf doen.
Behoort u tot een fiscale eenheid voor de btw?
Let dan goed op welk nummer u gebruikt. Een fiscale eenheid werkt niet over de grens. Bij handel met andere EU-landen doet het afzonderlijke onderdeel zaken, niet de eenheid als geheel. Op uw factuur en in uw opgaaf ICP hoort daarom het btw-identificatienummer van dat onderdeel te staan, niet dat van de fiscale eenheid. Doet u dat toch, dan sluit uw melding niet aan op de aangifte van uw klant en volgt vrijwel zeker een informatieverzoek.
Wat als uw klant geen btw-nummer geeft?
Niet elke zakelijke afnemer in de EU verricht een belaste verwerving. Vrijgestelde ondernemers, zoals sommige zorginstellingen en onderwijsinstellingen, en rechtspersonen die geen ondernemer zijn, blijven buiten de verwervingsheffing zolang hun inkopen uit andere EU-landen in het lopende én het voorafgaande kalenderjaar niet boven 10.000 euro uitkomen. Nieuwe vervoermiddelen en accijnsgoederen tellen daarbij niet mee. Voor u als leverancier betekent dat: zo’n afnemer wordt als particulier behandeld en het nultarief is niet aan de orde. U heeft dan te maken met een afstandsverkoop, met btw in het land van uw klant.
Er is wel een belangrijke uitzondering. Geeft zo’n afnemer u toch zijn btw-identificatienummer, dan wordt hij geacht te hebben gekozen voor belaste verwerving. Zijn verwerving is dan belast en het nultarief komt weer in beeld, ook bij kleine bedragen. Vandaar de praktische vuistregel: krijgt u een geldig, in VIES verifieerbaar btw-identificatienummer, dan kunt u het nultarief toepassen (mits u ook aan de andere voorwaarden voldoet). Krijgt u geen nummer, ga er dan niet zomaar van uit dat 0 procent mag.
Past u zelf de kleineondernemersregeling toe, dan geldt dit alles niet voor uw verkopen: u doet geen btw-aangifte en geen opgaaf ICP, en u rekent geen btw. Let wel op bij uw inkopen in andere EU-landen. Geeft u daarbij uw eigen btw-identificatienummer aan uw leverancier, dan kiest u daarmee voor btw-heffing over die inkoop in Nederland, terwijl u die btw als kleine ondernemer niet kunt aftrekken.
Bijzondere situaties: voorraad, ketens en driehoekstransacties
Uw eigen goederen naar een ander EU-land brengen
Brengt u goederen naar een ander EU-land zonder ze te verkopen, bijvoorbeeld eigen voorraad naar een opslagpunt of fulfilmentcentrum, dan ziet de btw dat toch als een levering. Zo’n overbrenging leidt in beginsel tot een btw-registratie in dat land. Er zijn acht uitzonderingen, onder meer voor goederen die u tijdelijk gebruikt, goederen die naar een bewerker gaan en gereedschap dat u meeneemt voor een klus. Valt zo’n uitzondering later weg, bijvoorbeeld omdat het gereedschap daar blijft, dan wordt de overbrenging op dat moment alsnog geconstateerd. Voor gereedschap en goederen naar een bewerker houdt u een register bij; dat register is vormvrij, als uw administratie het maar aantoont.
Voorraad op afroep
Legt u voorraad aan bij een vaste klant in een ander EU-land, dan kunt u een registratie daar voorkomen met de regeling voorraad op afroep. Bij het overbrengen gebeurt er dan nog niets; pas als uw klant de goederen afroept, verricht u een intracommunautaire levering. Voorwaarde is onder meer dat de afnemer vooraf bekend is en daar een btw-nummer heeft, dat u zelf daar niet bent gevestigd, dat u een register bijhoudt en dat u de afnemer in uw opgaaf ICP vermeldt. Belangrijk is de termijn: de levering moet binnen twaalf maanden na aankomst plaatsvinden. Gebeurt dat niet, of raken de goederen zoek, worden ze vernietigd of gaan ze door naar een ander land, dan wordt het alsnog een overbrenging en ontstaat de buitenlandse registratieplicht alsnog. Er is ook goed nieuws: komen de goederen binnen de twaalf maanden ongebruikt terug naar Nederland, of neemt een andere afnemer de plaats in van de klant voor wie u de voorraad had bestemd, dan blijft de regeling gewoon in stand. Leg die wijziging wel vast in uw register.
Ketentransacties: aan welke schakel hangt het vervoer?
Verkoopt A aan B en B aan C, terwijl de goederen rechtstreeks van A naar C gaan, dan is er één transport en twee leveringen. Slechts één van die twee is de intracommunautaire levering met het nultarief. De hoofdregel sinds 2020: het vervoer wordt toegerekend aan de levering áán de tussenhandelaar. Deelt de tussenhandelaar zijn leverancier echter een btw-nummer mee van het land waar het vervoer begint, dan verricht hij zelf de intracommunautaire levering. Die mededeling is vormvrij, wat betekent dat u haar zelf goed moet vastleggen. Figuur 5 laat de hoofdregel en de uitzondering naast elkaar zien.
Figuur 5: bij een ketentransactie gaan de goederen rechtstreeks van A naar C, maar hoort het vervoer bij één van de twee leveringen. Alleen die levering krijgt het nultarief.
Wie is die tussenhandelaar? Volgens de Belastingdienst is bepalend wie tijdens het transport het risico van verlies of beschadiging draagt, ook als een andere schakel de vervoerder boekt. De eerste leverancier en de laatste afnemer kunnen nooit tussenhandelaar zijn. Leg daarom in uw contracten en leveringsvoorwaarden (bijvoorbeeld met Incoterms) vast wie dat risico draagt. Regelt de eerste leverancier of de laatste afnemer het transport, dan geldt de hoofdregel niet en moet per geval naar de Europese rechtspraak worden gekeken.
De vereenvoudigde ABC-regeling
Bij een driehoekstransactie tussen drie ondernemers in drie EU-landen kan de tussenhandelaar een registratie in het land van aankomst voorkomen. Dat is de vereenvoudigde ABC-regeling. De prijs daarvoor is precisie. Op de factuur van de tussenhandelaar moeten het btw-identificatienummer van de laatste afnemer staan én de woorden “btw verlegd”. Die formulering luistert nauw: het Europese Hof van Justitie besliste dat een omschrijving als “van btw vrijgestelde intracommunautaire driehoekstransactie” niet volstaat en dat u dit achteraf niet meer kunt herstellen. Gaat het mis, dan blijft u zitten met een registratieplicht in het land van aankomst én met btw die u niet kunt aftrekken. Ook de vermelding in de opgaaf ICP hoort bij deze regeling, al oordeelde het Hof dat dat een formele eis is. Laat uw factuursjabloon hierop nakijken en laat de opzet vooraf toetsen. In figuur 6 ziet u een voorbeeldfactuur met de verplichte onderdelen.
Figuur 6: voorbeeldfactuur bij de vereenvoudigde ABC-regeling, met de vier verplichte onderdelen waaronder de letterlijke vermelding “btw verlegd”.
Let op bij uw eigen inkopen: het verkeerde btw-nummer kost geld
Koopt u goederen in een ander EU-land en blijven die daar liggen, bijvoorbeeld in een magazijn of bij een bewerker, geef dan niet zomaar uw Nederlandse btw-identificatienummer op. Doet u dat wel, dan bent u de btw twee keer verschuldigd: in het land waar de goederen aankomen én in Nederland. Die Nederlandse btw mag u niet in uw aangifte aftrekken. U kunt haar alleen terugvragen met een apart verzoek, en dan moet u zelf aantonen dat in het andere land al btw is betaald.
Wat gebeurt er als het misgaat?
Het grootste risico is dat het nultarief wordt geweigerd. De levering is dan een gewone Nederlandse levering en de Belastingdienst heft 21 procent na, vermeerderd met belastingrente. Of u dat bedrag nog op uw klant kunt verhalen, is een civiele kwestie tussen u beiden en verloopt zelden soepel.
Daarnaast kan een gebrekkige opgaaf ICP een boete opleveren. Niet, niet op tijd, onvolledig of onjuist indienen is een verzuim, waarvoor de Belastingdienst een verzuimboete kan opleggen. Over de precieze maximumhoogte bestaat discussie: de wet verwijst naar de derde boetecategorie, terwijl het boetebeleid van de Belastingdienst een lager bedrag noemt. In de praktijk gaat het zelden zo hard: de inspecteur stuurt eerst een mededeling met een hersteltermijn en moet bij de hoogte rekening houden met de omstandigheden van uw geval. De bevoegdheid om een boete op te leggen vervalt vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de verplichting ontstond.
Een derde risico is stiller maar komt vaker voor: een mismatch. Uw opgaaf ICP wordt in het andere land vergeleken met de aangifte van uw klant. Bij een verschil vraagt de Belastingdienst eerst uw klant om opheldering, daarna het andere land, en in de laatste fase moeten factuurnummers, data en bedragen worden aangeleverd. In de praktijk betekent dat vaak een boekenonderzoek bij u.
Tot slot is er het risico van een onbedoelde buitenlandse registratieplicht, bijvoorbeeld doordat de twaalfmaandentermijn voor voorraad op afroep verstrijkt of doordat u eigen goederen naar het buitenland brengt zonder dat een uitzondering geldt. Wat dat kost, bepaalt het andere land, en dat valt buiten de Nederlandse regels.
Wat verandert er de komende jaren?
Europa moderniseert de btw met het pakket btw in het digitale tijdperk. Voor de handel binnen de EU zijn drie punten van belang. Er komt een uitgebreidere verlegging van btw en een vereenvoudiging waarmee u met één btw-registratie in meer landen kunt handelen; het Nederlandse wetsvoorstel daarvoor ligt bij de Tweede Kamer. De huidige regeling voorraad op afroep verdwijnt daarbij: die blijft gelden voor overbrengingen tot uiterlijk 30 juni 2028. En vanaf 1 juli 2030 volgen verplichte e-facturering en digitale rapportage. Of en wanneer de opgaaf ICP door die digitale rapportage wordt vervangen, is nog niet uitgekristalliseerd. Voor 2026 verandert er nog niets, maar wie nu een structuur met buitenlandse voorraad opzet, houdt hier het beste al rekening mee.
Praktische checklist: wat u moet regelen
- Btw-nummer controleren. Vraag het btw-identificatienummer van elke EU-klant op en controleer het vóór de eerste levering in VIES. Wilt u ook de naam en het adres bevestigd zien, vraag die verificatie dan aan bij de Belastingdienst. Bewaar een afdruk of bevestiging in uw klantdossier.
- Controle herhalen. Toets bij vaste klanten periodiek opnieuw, bijvoorbeeld elk kwartaal. Een nummer kan worden ingetrokken zonder dat uw klant dat meldt.
- Factuur compleet maken. Zet uw eigen btw-identificatienummer, dat van uw klant, de volledige naam en adres van beide partijen en een verwijzing naar het nultarief op de factuur. Een vereenvoudigde factuur mag hier niet.
- Op tijd factureren. Reik de factuur uiterlijk uit op de vijftiende dag van de maand na de levering.
- Vervoersbewijs verzamelen. Bewaar per levering meerdere bewijzen van het vervoer, bijvoorbeeld de vrachtbrief, de transportfactuur en het betaalbewijs. De Europese regeling voor het bewijsvermoeden stelt eisen aan de combinatie van documenten en aan de onafhankelijkheid van de partijen die ze afgeven; laat toetsen welke combinatie in uw situatie volstaat, zeker als uw klant het vervoer zelf regelt.
- Opgaaf ICP indienen. Dien de opgaaf uiterlijk in op de laatste dag van de maand na het tijdvak en controleer of het totaal aansluit op rubriek 3b van uw btw-aangifte.
- Drempel bewaken. Houd bij of u per kwartaal onder 50.000 euro aan intracommunautaire goederenleveringen blijft; daarboven moet u maandelijks opgaaf doen.
- Juiste btw-nummer bij een fiscale eenheid. Gebruik het nummer van het onderdeel dat levert, niet dat van de fiscale eenheid.
- Fouten herstellen. Corrigeer een onjuist nummer of een vergeten levering zo snel mogelijk in de opgaaf ICP en leg vast waarom het misging.
- Transportrisico vastleggen. Leg bij ketenverkopen contractueel vast wie tijdens het transport het risico draagt; dat bepaalt wie de tussenhandelaar is.
- Voorraad in het buitenland monitoren. Bewaak de termijn van twaalf maanden bij voorraad op afroep en houd het voorgeschreven register bij.
- Zeven jaar bewaren. Bewaar facturen, vervoersbescheiden en VIES-controles zeven jaar; voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.
- Vooraf toetsen bij wijzigingen. Laat een nieuwe opzet met dropshipping, ketenverkopen of buitenlandse opslag vooraf beoordelen op een buitenlandse registratieplicht.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd een opgaaf ICP doen?
U doet opgaaf ICP over elk tijdvak waarin u goederen of diensten aan ondernemers in andere EU-landen heeft geleverd. Waren er in een tijdvak geen intracommunautaire prestaties, dan hoeft u geen opgaaf te doen. Past u de kleineondernemersregeling toe, dan hoeft u geen opgaaf ICP te doen over uw eigen leveringen. Voor uw inkopen uit andere EU-landen gelden wel administratieve verplichtingen.
Wat als het btw-nummer van mijn klant achteraf ongeldig blijkt?
Als u het nummer vóór de levering in VIES heeft gecontroleerd en dat heeft vastgelegd, staat u sterk. Uit de rechtspraak volgt dat een intrekking met terugwerkende kracht ná uw levering niet zonder meer voor uw rekening komt, mits u zelf zorgvuldig heeft gehandeld en dat kunt aantonen. Had u wel concrete aanwijzingen dat er iets niet klopte en heeft u daar niets mee gedaan, dan ligt het anders.
Mag ik 0 procent btw rekenen als mijn klant de goederen zelf ophaalt?
Ja, bij een rechtstreekse verkoop kan dat. Maar u moet dan wel kunnen aantonen dat de goederen naar een ander EU-land zijn gegaan, en daarvoor heeft u een verklaring van uw klant nodig. Laat hem een afhaalverklaring tekenen en vraag achteraf om een kopie van de vrachtbrief of een ander vervoersbewijs.
Is de opgaaf ICP hetzelfde als mijn btw-aangifte?
Nee, het zijn twee aparte opgaven. In uw btw-aangifte vermeldt u het totaal van uw intracommunautaire leveringen in rubriek 3b. In de opgaaf ICP splitst u dat bedrag uit per klant, met vermelding van het btw-identificatienummer. De twee moeten op elkaar aansluiten.
Wat gebeurt er als ik een levering vergeet te melden?
Herstel de opgaaf dan zo snel mogelijk. Een ontbrekende of onjuiste opgaaf is een verzuim waarvoor een boete mogelijk is, maar in de praktijk krijgt u eerst een mededeling met een hersteltermijn. Het grotere risico is dat het nultarief voor die levering wordt geweigerd; door snel te corrigeren en uit te leggen wat er misging, beperkt u dat risico.
Ik lever aan een particulier in België. Geldt het nultarief ook?
Nee. Bij verkoop aan particulieren in andere EU-landen gaat het om afstandsverkopen. De btw is dan verschuldigd in het land van uw klant. Voor kleine volumes bestaat een uitzondering, en u kunt de buitenlandse btw in Nederland aangeven via één digitaal loket, zodat u zich niet in elk land apart hoeft te registreren. De regels voor verkoop aan particulieren zijn een verhaal apart; laat die situatie los van dit artikel beoordelen.
Hoe Taxcount u kan helpen
Bij intracommunautaire leveringen zit het risico zelden in de grote lijn en bijna altijd in de uitvoering: een klant die nooit is gecontroleerd in VIES, een opgaaf ICP die niet aansluit op rubriek 3b, een voorraad in Duitsland waarvan niemand de twaalfmaandentermijn bewaakt of een driehoekstransactie waarbij de juiste tekst op de factuur ontbreekt. Wij lopen uw EU-handel met u door: van de klantdossiers en factuursjablonen tot de aansluiting tussen uw aangifte en uw opgaaf ICP. Ook beoordelen wij of een nieuwe opzet met buitenlandse opslag, dropshipping of ketenverkopen een registratieplicht in het buitenland oproept, en helpen wij bij het herstellen van eerdere fouten.
Wilt u weten of uw btw-administratie een controle doorstaat? Neem contact op met Taxcount voor een beoordeling van uw EU-leveringen en uw opgaaf ICP.
Dit artikel bevat algemene informatie over de btw bij leveringen aan ondernemers in andere EU-landen en is geen (fiscaal) advies. Tarieven, drempelbedragen en termijnen kunnen wijzigen, en de uitkomst hangt af van uw persoonlijke situatie. Laat uw situatie daarom altijd beoordelen door een adviseur voordat u handelt.