Welke kosten mag je níet aftrekken als ondernemer?
Als ondernemer wil je natuurlijk zo veel mogelijk zakelijke kosten aftrekken. Maar de Belastingdienst zet bij een aantal uitgaven heel bewust een kruis: die zijn (bijna) nooit aftrekbaar, óók al hebben ze een zakelijk tintje. Die regels staan in artikel 3.16 Wet inkomstenbelasting 2001. Daarin gaat het vooral om kosten die eigenlijk vooral jou persoonlijk bevoordelen.
Op deze pagina leggen we in gewone taal uit wat dit artikel betekent, met praktische voorbeelden. Zo weet je meteen waar je aan toe bent als ondernemer.
Wat regelt artikel 3.16 precies?
Artikel 3.16 gaat over “van aftrek uitgesloten kosten ten behoeve van de ondernemer zelf”. Dat zijn kosten die je wél in je boekhouding ziet, maar die je niet van je winst mag aftrekken. Kort samengevat gaat het om:
- werkruimte in je eigen woning (thuiswerkplek)
- telefoonabonnementen in je woning
- literatuur (behalve echte vakliteratuur)
- kleding (behalve echte werkkleding)
- persoonlijke verzorging (kapper, cosmetica, etc.)
- de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet voor jezelf
- reizen en verblijf bij congressen, cursussen, studiereizen (met een plafond en uitzonderingen)
- vergoedingen aan je partner onder een bepaalde grens
- loonbelasting en premies volksverzekeringen die over jouw eigen winst zijn ingehouden
Belangrijk: eerst moet een uitgave zakelijk zijn. Pas daarna kijken we of artikel 3.16 zegt: “dit mag tóch niet in aftrek”.
Snel overzicht: wat valt er onder artikel 3.16?
Een beknopt “spiekbriefje” voor ondernemers:
| Kostenpost | Hoe kijkt de fiscus ernaar? | Aftrekbaar?* |
|---|---|---|
| Thuiswerkplek / werkruimte in eigen woning | Alleen aftrek als de ruimte zelfstandig is (eigen ingang, eigen sanitair) én je er het grootste deel van je inkomen verdient. | Vaak niet |
| Telefoonabonnement in je woning | Abonnement zelf niet aftrekbaar; zakelijke gespreks- of mobiele kosten vaak wél. | Beperkt |
| Kranten, tijdschriften, romans | Algemeen / privé → niet aftrekbaar. | Nee |
| Vakliteratuur (bijv. specialistisch vakblad) | Alleen als het duidelijk bij je beroep past. | Ja |
| Normale kleding (pak, jurk, schoenen) | Wordt gezien als privé; ook al draag je het alleen “voor je werk”. | Nee |
| Werkkleding (uniform, veiligheidskleding, kleding met groot logo) | Specifiek en niet normaal privé te dragen. | Meestal wel |
| Persoonlijke verzorging (kapper, cosmetica, spa) | Privévoordeel staat centraal. | Nee |
| Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw voor jezelf | Specifiek uitgesloten van aftrek in de winst. | Nee |
| Reis & verblijf bij cursussen, congressen, studiereizen | Aftrek beperkt; in principe max. € 1.500 per jaar per ondernemer, met uitzonderingen. | Beperkt |
| Vergoeding aan meewerkende partner < € 5.000 | Niet aftrekbaar bij jou, en ook geen belast loon bij je partner. | Nee |
| Loonbelasting & premies volksverzekeringen over jouw winst | Worden al verrekend als voorheffing, daarom geen extra aftrek in de winst. | Nee |
* Natuurlijk: situatieafhankelijk. Laat het altijd beoordelen.
Thuiswerkplek / werkruimte in je woning
1. De hoofdregel: thuiswerkplek is meestal níet aftrekbaar
Werk je aan de keukentafel, op zolder of in een hoek van de woonkamer? Dan ziet de Belastingdienst dat meestal als onderdeel van je privéwoning. De kosten van de ruimte (huur, hypotheek, energie, inrichting) zijn dan niet aftrekbaar als zakelijke kosten.
2. Wanneer is een werkruimte wél “fiscale werkruimte”?
Een werkruimte in je woning telt pas echt als zakelijke werkruimte als:
- De ruimte een zelfstandig deel van de woning vormt (zelfstandigheidscriterium):
- eigen ingang of opgang
- eigen sanitair / voorzieningen
- zó zelfstandig dat je het in theorie aan een derde zou kunnen verhuren als kantoor of praktijkruimte.
- Je voldoet aan het inkomenscriterium:
- grofweg moet het grootste deel (± 70%) van je relevante inkomen in of vanuit die werkruimte worden verdiend.
Wordt aan beide voorwaarden voldaan, dan kan de werkruimte fiscaal als werkruimte worden behandeld en kunnen de kosten (onder voorwaarden) wél in aftrek komen.
3. Extra beperking vanaf 2025
Vanaf 1 januari 2025 is er nog een extra beperking: ook in situaties waarin de woning zelf tot het ondernemingsvermogen behoort, zijn de gebruikelijke “huurderskosten” (gas, water, licht, inrichting, gemeentelijke lasten) voor een niet‑zelfstandige werkruimte niet aftrekbaar. Dat sluit aan bij eerdere rechtspraak.
Telefoon, literatuur en kleding
Telefoonabonnement thuis
Artikel 3.16 sluit de abonnementskosten van telefoonaansluitingen in je woning uit van aftrek. Het gaat om het vaste abonnement; de zakelijke gesprekskosten of kosten van een zakelijke mobiele telefoon kunnen vaak wél (gedeeltelijk) in de winst worden opgenomen.
Kort gezegd:
- Vast thuisabonnement → niet aftrekbaar
- Zakelijke mobiele telefonie → meestal (gedeeltelijk) wel aftrekbaar
Boeken, kranten en tijdschriften
De wet maakt verschil tussen:
- Algemene literatuur (kranten, romans, algemene tijdschriften) → hoort bij het privéleven → niet aftrekbaar.
- Vakliteratuur → boeken en bladen die duidelijk en specifiek bij jouw beroep horen → wel aftrekbaar.
De grens is: lees je het als professional, of vooral als privé-persoon?
Kleding versus werkkleding
Normale kleding, ook een “net pak”, is volgens de Belastingdienst vooral privé. Ook als je zegt: “ik draag dit alleen zakelijk”, maakt dat het nog geen zakelijke kost.
Alleen werkkleding is aftrekbaar. Denk aan:
- uniformen
- veiligheidskleding (bijvoorbeeld veiligheidsschoenen, helm)
- kleding met een duidelijk en permanent bedrijfslogo die je niet normaal privé zou dragen
Persoonlijke verzorging en zorgverzekering
Persoonlijke verzorging
Kosten zoals:
- kapper of barber
- cosmetica
- nagelstudio
- huidverzorging
worden gezien als uitgaven met een overheersend privékarakter. Daarom zijn ze op grond van artikel 3.16 niet aftrekbaar, ook niet als je “representatief” wilt zijn voor klanten.
Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
De inkomensafhankelijke bijdrage Zvw die je voor jezelf betaalt, mag je niet als ondernemingskosten aftrekken. Die bijdrage wordt in artikel 3.16 specifiek uitgezonderd.
Let op: als je als ondernemer ook werkgever bent, is de werkgeversheffing over het loon van je werknemers wél gewoon aftrekbaar van de winst.
Reizen en verblijf voor congressen, cursussen en opleidingen
Volg je als ondernemer congressen, seminars, studiereizen of cursussen? Dan geldt voor reis- en verblijfkosten een speciale beperking:
- in principe is de aftrek per jaar gemaximeerd op € 1.500
- gaat het bedrag daarboven? Dan is het meerdere alleen aftrekbaar als je aannemelijk maakt dat jouw werk zó is dat deelname noodzakelijk is (bijvoorbeeld een specialist die alleen in het buitenland relevante congressen kan volgen).
De cursuskosten zelf (bijscholing, op peil houden van bestaande vakkennis) kunnen, als ze zakelijk zijn, wél tot de normale ondernemingskosten horen. De wet en rechtspraak maken daarbij onderscheid tussen:
- bijhouden van bestaande vakkennis → kan ondernemingskost zijn
- vergroten / verbreden van vakkennis (nieuwe richting) → sneller privé of in een andere fiscale regeling
Meewerkende partner en voorheffingen
Vergoeding aan partner tot € 5.000
Betaal je je partner een vergoeding voor meewerken in de onderneming die lager is dan € 5.000 per jaar, dan zegt artikel 3.16:
- die vergoeding is bij jou niet aftrekbaar;
- en bij je partner niet belast als loon of resultaat.
De regeling is vooral bedoeld om discussies over kleine “partnervergoedingen” te voorkomen.
Let op: deze regeling hangt samen met de meewerkaftrek – daar moet vaak goed naar gekeken worden in de aangifte.
Loonbelasting en premies volksverzekeringen
Loonbelasting en premies volksverzekeringen die al als voorheffing op jouw inkomsten in box 1 zijn ingehouden, worden via de aanslag inkomstenbelasting verrekend. Daarom mag je die bedragen niet óók nog als kosten in de winst aftrekken.
Veelgemaakte fouten door ondernemers
Een paar klassiekers die we bij Taxcount vaak zien:
- Thuiswerkplek afschrijven terwijl die niet zelfstandig is
→ bijvoorbeeld een bureau op zolder zonder eigen ingang en sanitair. - Thuisabonnement en internet volledig als kosten boeken
→ terwijl er een groot privégebruik is en het abonnement zelf onder artikel 3.16 kan vallen. - Alle kleding als werkkleding opvoeren
→ een blauw pak is voor de fiscus geen werkkleding, hoe zakelijk je het ook vindt. - Cursusreis als “volledige zakelijke trip” boeken
→ terwijl er duidelijk ook een vakantie-element in zit; dan grijpt artikel 3.16 in. - Partner een kleine vergoeding betalen en volledig als loon aftrekken
→ vergoedingen onder € 5.000 vallen onder de aftrekbeperking.
Hoe helpt Taxcount.nl jou met artikel 3.16?
De regels van artikel 3.16 zijn technisch, maar de gevolgen zijn heel concreet:
- foutieve aftrek → risico op correcties, naheffingen en boetes
- gemiste mogelijkheden → onnodig hoge belastingdruk
Bij Taxcount helpen we je om:
- te bepalen welke kosten écht zakelijk aftrekbaar zijn
- slim om te gaan met werkruimte, opleidingen en reiskosten
- vergoedingen aan partner en andere gezinsleden juist vorm te geven
- je administratie zó in te richten dat je goed voorbereid bent bij een controle
Hulp nodig bij niet‑aftrekbare kosten?
Twijfel je of bepaalde kosten onder artikel 3.16 vallen?
Stuur ons je situatie, of plan direct een afspraak via ons contactpagina.
Wij vertalen de fiscale regels naar duidelijke keuzes voor jouw onderneming, zodat jij zeker weet dat je foutloos én optimaal gebruikmaakt van de aftrek die wél mag.
