Als werkgever wilt u uw personeel graag waardering tonen. Een feestpakket, een gezellig teamuitje of een bijdrage aan de sportschool. Dit is een goede manier om personeel te motiveren, maar de Belastingdienst ziet dit soort extraatjes al snel als loon, waarover belasting betaald moet worden. Gelukkig is er een oplossing: de Werkkostenregeling, ofwel de WKR. Zie het als een speciaal potje van de Belastingdienst waarmee u uw medewerkers onbelast allerlei leuke dingen kunt geven. Hoe werkt dat precies? We leggen het u simpel uit.
De Kern van de WKR: De ‘Vrije Ruimte’
Het hart van de WKR is de zogenaamde ‘vrije ruimte’. Dit is een budget dat u elk jaar onbelast mag besteden aan vergoedingen en cadeaus voor uw personeel. De hoogte van dit budget wordt berekend als een percentage van de totale fiscale loonsom van uw bedrijf. Voor 2025 gelden de volgende percentages:
- 2,0% over de eerste € 400.000 van uw totale loonsom.
- 1,18% over het bedrag daarboven.
Rekenvoorbeeld:
Stel, uw bedrijf heeft een totale loonsom van € 300.000. Uw vrije ruimte is dan 2,0% van € 300.000 = € 6.000. Dit bedrag mag u dat jaar dus volledig onbelast besteden aan extraatjes voor uw team.
Voorbeelden voor de Vrije Ruimte
U kunt de vrije ruimte gebruiken voor allerlei zaken die het werk en het leven van uw medewerkers aangenamer maken. Denk aan:
- Feestpakketten en andere cadeaus
- Personeelsfeesten en teamuitjes
- Een fiets van de zaak (via het fietsplan)
- Een abonnement op de sportschool
- Een bonus die niet afhankelijk is van prestaties
Let op de ‘gebruikelijkheidstoets’: De Belastingdienst stelt wel als voorwaarde dat de vergoedingen ‘gebruikelijk’ moeten zijn. U kunt een medewerker dus geen sportauto cadeau doen via de WKR. Een goede vuistregel is dat een vergoeding tot € 2.400 per persoon per jaar over het algemeen als gebruikelijk wordt gezien.
De Uitzonderingen: Wat NIET uit de Vrije Ruimte Komt
Het mooie is dat niet álle vergoedingen ten laste van uw vrije ruimte komen. Er zijn een paar speciale categorieën die altijd onbelast zijn:
- Gerichte Vrijstellingen: Dit zijn specifieke kosten die u altijd onbelast mag vergoeden, zónder dat het uw vrije ruimte kost. De bekendste zijn:
- Reiskostenvergoeding (tot € 0,23 per kilometer in 2025)
- Kosten voor cursussen en opleidingen
- Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
- Nihilwaarderingen: Dit zijn zaken die u op de werkplek aanbiedt en die voor de Belastingdienst een waarde van ‘nul’ hebben. Ze zijn dus gratis en onbelast. Denk aan:
- Koffie, thee en fruit op kantoor
- Werkkleding (als deze op de werkplek blijft of een logo heeft)
- Een computer of laptop die nodig is voor het werk en (hoofdzakelijk) op kantoor wordt gebruikt.
- Intermediaire Kosten: Dit zijn bedragen die een werknemer voor u voorschiet. Als u dit terugbetaalt, is het geen loon. Bijvoorbeeld: een werknemer koopt een cadeautje voor een klant en u vergoedt het bonnetje.
Wat als het Potje Overloopt?
Het is belangrijk om uw uitgaven goed in de gaten te houden. Geeft u in een jaar meer uit dan uw vrije ruimte toelaat? Dan betaalt u over het extra bedrag een forse belasting van 80%. Dit heet een eindheffing en deze komt voor rekening van u als werkgever.
Rekenvoorbeeld:
Uw vrije ruimte is € 6.000, maar u geeft in totaal € 7.000 uit. U bent dan € 1.000 over uw budget gegaan. De belasting die u hierover betaalt is 80% van € 1.000 = € 800.
Conclusie
De Werkkostenregeling is een fantastisch instrument om uw personeel te motiveren en te binden, zonder dat het u of uw medewerkers extra belasting kost. De sleutel tot succes is een goede planning en administratie, zodat u precies weet hoeveel vrije ruimte u heeft en welke kosten u onbelast kunt vergoeden.
Tip voor de DGA: Bent u directeur-grootaandeelhouder? Dan is de Werkkostenregeling ook op u van toepassing. Zie ons volgende artikel voor uitleg over het DGA-salaris: DGA-salaris / DGA salary – Taxcount
De WKR biedt veel kansen, maar ook valkuilen. Wilt u zeker weten dat u de regeling optimaal benut en geen dure fouten maakt? Onze specialisten helpen u graag. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
