U betaalt btw op vrijwel al uw inkopen. Levert uw onderneming alleen btw-belaste prestaties, dan trekt u die btw gewoon volledig af. Maar wat als u daarnaast ook omzet heeft waarover geen btw wordt berekend, bijvoorbeeld verhuur van een woning, verzekeringsbemiddeling, zorg of onderwijs? Dan mag u de betaalde btw, de zogenoemde voorbelasting, niet volledig aftrekken. U moet die splitsen in een aftrekbaar en een niet-aftrekbaar deel. Dit artikel legt uit hoe de aftrek van voorbelasting bij gemengd gebruik werkt, hoe u het pro rata berekent, wanneer u mag rekenen met het werkelijke gebruik en waar u op moet letten bij dure investeringen en de meerjarige herziening. Ook staan we stil bij een belangrijke wijziging per 1 januari 2026.
Wat is voorbelasting en wanneer mag u die aftrekken?
Btw werkt met verrekening. De btw die u aan uw klanten in rekening brengt, draagt u af aan de Belastingdienst. De btw die u zelf op uw inkopen betaalt, mag u daarvan aftrekken. Die inkoop-btw heet de voorbelasting. Per saldo drukt de btw zo op de eindverbruiker en niet op u als ondernemer.
Er is een belangrijke voorwaarde. U mag de voorbelasting alleen aftrekken voor zover u de ingekochte goederen en diensten gebruikt voor btw-belaste handelingen. Verricht u uitsluitend belaste prestaties, dan is de voorbelasting volledig aftrekbaar en heeft u met de splitsingsregels uit dit artikel niets te maken. Heeft u daarnaast ook prestaties zonder recht op aftrek, dan komt de splitsing in beeld.
Wanneer moet u de btw splitsen?
Splitsen is nodig zodra u gemengd presteert. Dat betekent dat u naast btw-belaste omzet ook omzet heeft zonder btw, of activiteiten waarvoor u geen vergoeding vraagt. Denk aan een adviseur die daarnaast vrijgestelde verzekeringen bemiddelt, een verhuurder met zowel belaste als vrijgestelde verhuur, een zorg- of onderwijsinstelling met een belaste kantine, of een pand dat u deels zakelijk en deels prive gebruikt.
De splitsing gaat in de basis om drie soorten inkopen (zie figuur 1). Inkopen die u uitsluitend voor belaste omzet gebruikt, leveren volledige aftrek op. Inkopen die u uitsluitend voor vrijgestelde omzet gebruikt, geven geen aftrek. En de kosten die u voor beide gebruikt, de zogenoemde algemene kosten, mag u maar deels aftrekken. Dat laatste deel bepaalt u met het pro rata.
Figuur 1: verdeel uw inkopen in drie groepen; alleen de algemene kosten worden met het pro rata beperkt.
Het loont om zoveel mogelijk inkopen rechtstreeks aan de belaste of vrijgestelde activiteit te koppelen. Dat heet directe toerekening. Hoe scherper u dat doet, hoe kleiner de pot met algemene kosten die door het pro rata wordt beperkt, en hoe hoger uw aftrek.
Hoe berekent u het pro rata?
Het pro rata is een omzetverhouding. U deelt de omzet waarvoor u recht op aftrek heeft door uw totale omzet, beide bedragen zonder btw. De uitkomst is een percentage dat u naar boven afrondt op hele procenten. Dat percentage past u toe op de btw die op uw algemene kosten drukt.
Een voorbeeld maakt het concreet (zie figuur 2). Stel, u heeft 200.000 euro belaste omzet en 50.000 euro vrijgestelde omzet, samen 250.000 euro. Op uw algemene kosten, zoals huisvesting en administratie, drukt 10.000 euro voorbelasting. Uw pro rata is dan 200.000 gedeeld door 250.000, oftewel 80 procent. U mag dus 8.000 euro aftrekken. De overige 2.000 euro is niet aftrekbaar en blijft als kostenpost drukken.
Figuur 2: rekenvoorbeeld van het pro rata bij een verhouding van 200.000 euro belaste en 50.000 euro vrijgestelde omzet.
Mag u ook op basis van het werkelijke gebruik splitsen?
Ja. Als aannemelijk is dat het werkelijke gebruik van uw algemene kosten een ander beeld geeft dan de omzetverhouding, dan splitst u op basis van dat werkelijke gebruik. U meet dat met een objectieve verdeelsleutel, bijvoorbeeld het aantal vierkante meters, kubieke meters of gebruiksuren. In het voorbeeld hierboven mag u, als u kunt aantonen dat de betrokken ruimtes en middelen in werkelijkheid voor 90 procent aan de belaste activiteit worden besteed, 9.000 euro in plaats van 8.000 euro aftrekken.
Let op twee dingen. U mag niet mixen: voor alle algemene kosten samen kiest u een methode, dus of het pro rata, of het werkelijke gebruik. En wie afwijkt van de omzetverhouding, moet aannemelijk maken dat zijn methode als geheel nauwkeuriger is. De bewijslast ligt dus bij u. Voor een onroerende zaak met gemengd gebruik schrijft de wet het werkelijke gebruik zelfs voor.
Aftrek naar bestemming en de meerjarige herziening
U bepaalt de aftrek op het moment dat u de factuur ontvangt, op basis van de bestemming die u de inkoop dan geeft. Wijkt het gebruik bij de eerste ingebruikneming af van die bestemming, dan corrigeert u dat. Te veel afgetrokken btw wordt alsnog verschuldigd, te weinig afgetrokken btw krijgt u op verzoek terug. Een reele belaste bestemming op het aanschafmoment is essentieel: zonder die intentie vervalt de aftrek en volgt naheffing.
Voor dure bedrijfsmiddelen stopt het daar niet. Daarvoor geldt een meerjarige herziening (zie figuur 3). Voor onroerende zaken volgt de Belastingdienst de aftrek nog negen boekjaren na het jaar van ingebruikname, telkens voor een tiende deel. Voor roerende bedrijfsmiddelen waarop u afschrijft, geldt vier boekjaren, telkens een vijfde deel. Verandert in zo’n jaar de verhouding tussen belast en vrijgesteld gebruik met meer dan 10 procent, dan corrigeert u een deel van de eerder afgetrokken btw. Blijft de afwijking onder de 10 procent, dan hoeft u niets te doen.
Figuur 3: de herzieningstermijnen per soort investering, inclusief de nieuwe categorie investeringsdiensten per 2026.
Nieuw per 1 januari 2026: herziening van investeringsdiensten
Sinds 1 januari 2026 vallen ook dure diensten aan onroerende zaken onder de herziening. Het gaat om investeringsdiensten met een vergoeding van ten minste 30.000 euro exclusief btw per dienst, zoals een grote verbouwing, renovatie of groot onderhoud aan een pand. Deze diensten worden, net als roerende bedrijfsmiddelen, afzonderlijk gevolgd en herzien over vijf boekjaren, telkens een vijfde deel. De regeling geldt voor investeringsdiensten die op of na 1 januari 2026 voor het eerst in gebruik worden genomen. Gebruikt u zo’n pand deels vrijgesteld, dan is het belangrijk om deze diensten voortaan apart in uw administratie bij te houden.
Praktische checklist: wat u moet regelen
- Controleer of u gemengd presteert. Heeft u naast btw-belaste omzet ook vrijgestelde omzet of activiteiten zonder vergoeding? Dan moet u de voorbelasting splitsen.
- Splits uw inkopen in drie groepen. Alleen belast (volledig aftrekbaar), alleen vrijgesteld (geen aftrek) en gemengd (algemene kosten). Reken zoveel mogelijk direct toe.
- Bereken het pro rata correct. Aftrekbare omzet gedeeld door totale omzet, exclusief btw, en rond het percentage naar boven af op hele procenten.
- Overweeg het werkelijke gebruik. Geeft een verdeling op vierkante meters of uren een gunstiger en objectief onderbouwd beeld, laat die methode dan toetsen. Mix geen methoden.
- Herreken aan het einde van het boekjaar. Pas per aangifte een voorlopig pro rata toe en corrigeer dit in de laatste aangifte op basis van de jaarcijfers.
- Houd de herzieningsadministratie bij. Voor onroerende zaken tien jaar, voor roerende bedrijfsmiddelen en investeringsdiensten vijf jaar. Toets jaarlijks aan de 10 procent-grens.
- Let op investeringsdiensten vanaf 2026. Registreer verbouwingen, renovaties en groot onderhoud aan panden vanaf 30.000 euro apart voor de herziening.
Veelgestelde vragen
Wat is voorbelasting precies?
Voorbelasting is de btw die u zelf op uw inkopen betaalt. Die btw mag u aftrekken van de btw die u aan uw klanten in rekening brengt, voor zover u de inkopen gebruikt voor btw-belaste prestaties.
Wanneer moet ik de btw splitsen?
Zodra u naast belaste omzet ook vrijgestelde omzet of activiteiten zonder vergoeding heeft. De btw op kosten die u voor beide gebruikt, mag u dan maar voor een deel aftrekken.
Hoe bereken ik het pro rata?
Deel uw aftrekbare omzet door uw totale omzet, beide zonder btw, en rond het percentage naar boven af op hele procenten. Dat percentage past u toe op de btw van uw algemene kosten.
Mag ik kiezen tussen pro rata en werkelijk gebruik?
U rekent standaard met het pro rata. Alleen als u aannemelijk maakt dat het werkelijke gebruik een nauwkeuriger beeld geeft, mag u dat gebruiken. U moet dat wel objectief onderbouwen en u mag de methoden niet mengen.
Wat verandert er per 2026 aan de herziening?
Vanaf 1 januari 2026 vallen ook investeringsdiensten aan onroerende zaken van 30.000 euro of meer onder de meerjarige herziening. Deze worden vijf jaar lang gevolgd, net als roerende bedrijfsmiddelen.
Wat gebeurt er als ik te veel btw aftrek?
De Belastingdienst heft de te veel afgetrokken btw na, met belastingrente en mogelijk een boete. Omdat investeringsgoederen vijf of tien jaar in de herziening blijven, kan een fout jaren doorwerken.
Hoe Taxcount u kan helpen
De aftrek van voorbelasting bij gemengd gebruik is foutgevoelig. De keuze tussen pro rata en werkelijk gebruik, de directe toerekening, de jaarlijkse herrekening en de herziening over vijf of tien jaar vragen om een zorgvuldige aanpak, zeker sinds de nieuwe regels voor investeringsdiensten. Een fout in het aanschafjaar van een pand of dure dienst werkt jaren door en kan leiden tot naheffing met rente.
Taxcount helpt u om uw btw-aftrek scherp en aantoonbaar juist in te richten. Wij beoordelen of u gemengd presteert, zetten een heldere administratieve splitsing op, onderbouwen zo nodig een gunstigere verdeelsleutel op basis van werkelijk gebruik en bewaken uw herzieningsverplichtingen. Wilt u zeker weten dat u niet te veel of te weinig btw aftrekt? Laat uw situatie door Taxcount beoordelen.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen fiscaal advies. Tarieven, drempels en regels kunnen wijzigen, en de uitkomst hangt af van uw persoonlijke situatie. Laat u daarom altijd persoonlijk adviseren voordat u beslissingen neemt.