U hebt maandenlang gebouwd aan uw onderneming voordat er ook maar een euro binnenkwam. Marktonderzoek, een notaris, de inrichting van een bedrijfsruimte, een website, gereedschap of een laptop: die rekeningen komen allemaal met btw. Veel starters gaan ervan uit dat zij pas btw mogen terugvragen zodra zij hun eerste factuur versturen. Dat klopt niet. Btw terugvragen over opstartkosten mag al vanaf het moment dat u met uw voorbereidingen begint, en zelfs over kosten van voordat uw bv bij de notaris bestond. In dit artikel leest u wanneer u dat recht hebt, welke termijnen in 2026 gelden, wat er gebeurt als uw plan niet doorgaat en welk bewijs u nu al moet vastleggen.
Mag u btw terugvragen als u nog geen omzet hebt?
Ja. Btw werkt zo dat u de btw over uw verkopen afdraagt en de btw die u zelf op inkopen betaalt daarvan aftrekt. Die betaalde inkoop-btw heet voorbelasting. De vraag is of dat ook kan als er nog geen verkopen zijn.
Volgens de wet is ondernemer iedereen die zelfstandig een bedrijf uitoefent. Het Europese Hof van Justitie heeft daar al in 1985 aan toegevoegd dat ook voorbereidende handelingen meetellen. Uw ondernemerschap voor de btw begint dus niet bij uw eerste omzet, maar bij uw eerste investering met het oog op die omzet. De gedachte erachter is eenvoudig: wie start zou anders zwaarder worden belast dan wie al draait.
Dit geldt voor elke rechtsvorm. Een eenmanszaak of vof in opbouw, een bv in oprichting, een holding die boven een bestaande werkmaatschappij wordt gezet, een overname die in een nieuwe entiteit landt: overal speelt dezelfde vraag. Figuur 1 laat zien hoe uw btw-positie meebeweegt van uw eerste voorbereiding, via de oprichting bij de notaris, naar uw eerste factuur aan een klant.
Figuur 1: van eerste voorbereiding naar eerste omzet, met per fase wie de ondernemer is en waar de btw landt.
Welke twee voorwaarden gelden?
Het recht op teruggaaf staat of valt met twee punten. Beide moeten kloppen op het moment dat u de kosten maakt, niet achteraf.
U handelde toen al als ondernemer
Uw voornemen om te ondernemen is in beginsel voldoende, maar de Belastingdienst mag verlangen dat u dat voornemen onderbouwt met objectieve gegevens. Denk aan een ondernemingsplan, offertes, een huurovereenkomst, een financieringsaanvraag, correspondentie met klanten of leveranciers en uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Een schoenendoos met bonnetjes achteraf is dat niet.
Uw toekomstige omzet is btw-belast
U mag de btw alleen aftrekken voor zover u de goederen en diensten gebruikt voor belaste prestaties. Begint u een tandartspraktijk, een taalschool of een verzekeringstussenpersoon, dan verricht u straks vrijgestelde omzet. In de aanloopfase hebt u dan ook geen recht op aftrek. Wordt uw omzet deels belast en deels vrijgesteld, dan is de btw maar gedeeltelijk aftrekbaar volgens de regels voor gemengd gebruik.
Kiest u meteen voor de kleineondernemersregeling, dan brengt u geen btw in rekening en hebt u ook geen recht op aftrek. Voor een starter met flinke investeringen is dat vaak een dure keuze. Bovendien kan de eerder afgetrokken btw op investeringen dan alsnog worden herzien. Figuur 2 loopt de vier vragen langs die samen bepalen of u volledig, gedeeltelijk of niet mag aftrekken.
Figuur 2: beslisboom. Mag u de btw op uw opstartkosten terugvragen?
Welke opstartkosten vallen hieronder?
In de praktijk gaat het om vrijwel alles wat u betaalt om uw onderneming van de grond te krijgen. De meest voorkomende posten:
- marktonderzoek, een haalbaarheidsstudie en een ondernemingsplan;
- notaris-, advies- en accountantskosten rond de oprichting;
- de aanschaf of verbouwing van een bedrijfsruimte;
- inventaris, gereedschap, apparatuur en eerste voorraad;
- website, huisstijl, software en abonnementen;
- due diligence en waardering bij een overname of doorstart.
Ook de btw op een vooruitbetaling of voorschotfactuur mag u in beginsel al aftrekken, ook als de dienst nog geleverd moet worden. Die post blijft in de praktijk vaak onterecht liggen tot de eindafrekening.
Een rekenvoorbeeld
Stel: u besluit in september 2025 een ontwerpstudio te beginnen. In het laatste kwartaal van 2025 ontvangt u de volgende rekeningen.
| Kostenpost | Bedrag exclusief btw | Btw (21 procent) |
| Marktonderzoek | 5.000 euro | 1.050 euro |
| Notariskosten oprichting bv | 1.500 euro | 315 euro |
| Verbouwing van de studio | 40.000 euro | 8.400 euro |
| Laptop en inventaris | 6.000 euro | 1.260 euro |
| Totaal | 52.500 euro | 11.025 euro |
Uw eerste factuur aan een klant stuurt u pas in maart 2026. Toch hoort die 11.025 euro thuis in uw aangifte over het laatste deel van 2025. Het recht op aftrek ontstaat namelijk in het tijdvak waarin de btw aan u in rekening is gebracht, niet in het tijdvak waarin u uw eerste omzet draait. Omdat u in dat tijdvak zelf geen btw verschuldigd bent, ontstaat er een teruggaaf.
Meldt u zich pas in maart 2026 bij de Belastingdienst en zet u de kosten van 2025 in uw eerste aangifte over 2026, dan staat dat bedrag formeel in het verkeerde tijdvak. Dat is te herstellen, maar niet zonder gedoe. Meld u dus aan zodra u met de voorbereidingen begint. Figuur 3 zet het voorbeeld en die keuze naast elkaar.
Figuur 3: rekenvoorbeeld van een ontwerpstudio in het laatste kwartaal van 2025, met een teruggaaf van 11.025 euro.
En als uw plan niet doorgaat?
Dit is het onderdeel waar ondernemers zichzelf het vaakst tekortdoen. Gaat uw plan niet door omdat de financiering niet rondkomt, de vergunning wordt geweigerd of het onderzoek uitwijst dat het niet rendabel is, dan mag u de al teruggevraagde btw in beginsel houden. Het eenmaal ontstane recht op aftrek blijft in stand als u ondernemer was, uw voornemen aannemelijk maakt en er een direct verband bestond tussen de kosten en de beoogde belaste omzet. Alleen bij fraude of misbruik mag de inspecteur alsnog corrigeren.
In het voorbeeld hierboven betekent dat: ketst het plan in februari 2026 af en verricht u nooit een belaste prestatie, dan mag u de 11.025 euro houden. Betaal in zo’n situatie dus niets uit eigen beweging terug, maar leg wel schriftelijk vast waarom het plan niet doorging.
Deze bescherming werkt wel het sterkst als u zich destijds bij de Belastingdienst als ondernemer had aangemeld en als u uw voornemen te goeder trouw hebt verklaard. Wie zich nooit heeft gemeld, staat zwakker en moet zijn dossier extra hard maken. En bij een voorgewend plan, bijvoorbeeld om spullen eigenlijk voor privégebruik aan te schaffen, kan de inspecteur de btw met terugwerkende kracht terugvorderen.
Er zijn wel twee grenzen aan die bescherming.
- U gaat het toch gebruiken, maar anders. Gaat u de verbouwde studio wel gebruiken, maar voor iets vrijgestelds, dan wordt de aftrek op het moment van dat eerste gebruik herzien, dus achteraf gecorrigeerd omdat het werkelijke gebruik afwijkt van uw plan. De bescherming geldt alleen zolang er helemaal geen ander gebruik is.
- U verkoopt het door zonder btw. Verkoopt u een pand of een stuk grond uit de aanloopfase vrijgesteld door, dan telt die verkoop zelf als gebruik. Ook dan volgt een correctie, ook als het belaste gebruik door overmacht uitbleef. Een maatschap die bouwterrein voor een glastuinbouwbedrijf kocht, haar bouwvergunning door overheidsingrijpen verloor en de grond vrijgesteld doorverkocht, moest de afgetrokken btw daardoor alsnog terugbetalen.
Nog een aandachtspunt: kosten die u maakt om juist af te zien van een eerder plan, zoals een afkoopsom aan een gemeente, worden anders behandeld dan opstartkosten. Die volgen het aftrekrecht dat u op dat moment hebt en niet uw eerdere voornemen. Deze scheidslijn is fijnzinnig en in de rechtspraak nog niet uitgekristalliseerd, dus laat zo’n post altijd beoordelen.
Kosten van voordat uw bv bestond
De periode tussen het moment waarop u namens een nog op te richten bv gaat handelen en het moment waarop de notaris de akte passeert, heet de voorperiode. Juridisch bestaat uw bv dan nog niet. Voor de btw is dat geen probleem: de oprichters vormen in die periode samen een samenwerkingsverband dat zelf ondernemer is, mits er economische activiteiten of voorbereidingshandelingen plaatsvinden.
Op wiens naam moet de factuur staan?
Het recht op aftrek komt toe aan degene aan wie de prestatie is verricht. Daarvoor moet er een afspraak met de leverancier zijn en moet uw naam en adres op de factuur staan. In de voorperiode wringt dat, want facturen staan dan vaak op naam van een privépersoon of van “X B.V. i.o.”.
Het Europese Hof van Justitie heeft uitgemaakt dat de aftrek niet mag worden geweigerd alleen omdat de factuur van voor de oprichting en inschrijving op naam van de oprichters staat. Het mag namelijk niet zo zijn dat de btw bij niemand landt. Daarnaast geldt dat een formeel gebrek in een factuur de aftrek niet blokkeert zolang alle gegevens beschikbaar zijn om de inhoudelijke voorwaarden te toetsen. U kunt een tenaamstelling bovendien rechtzetten met een aanvullende factuur die ondubbelzinnig naar de oorspronkelijke factuur verwijst.
Let wel op de buitengrens. Koopt u iets met de bedoeling het gratis ter beschikking te stellen aan uw bv, bijvoorbeeld een klantenbestand of een merknaam, dan is dat geen economische activiteit en hebt u geen recht op aftrek. Reken in zo’n geval een vergoeding en leg die vast.
Van voorperiode naar bv
Gaat wat u in de voorperiode hebt opgebouwd over naar de bv, dan is dat meestal een overgang van een onderneming. Daarover is geen btw verschuldigd en de bv treedt in de plaats van het samenwerkingsverband, ook voor lopende herzieningstermijnen. Beslissend is of met het overgedragen geheel een zelfstandige onderneming kan worden voortgezet. Dat kan ook bij een overwegend immateriële set: handelsnaam, klantenbestand, contactgegevens en administratie kunnen samen al voldoende zijn. Leg die overgang schriftelijk vast.
Een holding oprichten: de managementovereenkomst is doorslaggevend
Bij het optuigen van een holding is dit het scherpste risico in de praktijk. Het enkel houden van aandelen is geen economische activiteit. Een vennootschap die alleen aandelen houdt en verder niets doet, heeft dus geen recht op aftrek van haar oprichtings- en verwervingskosten. Die notaris-, waarderings- en adviesfacturen zijn een klassieke correctiepost bij een boekenonderzoek.
Dat kantelt zodra de holding zich tegen vergoeding met het bestuur van de dochter bemoeit, bijvoorbeeld met managementdiensten. Dan handelt zij bij het maken van die kosten als ondernemer en zijn de kosten aftrekbaar als algemene kosten, dat wil zeggen kosten die bij de onderneming als geheel horen, zelfs als de overname uiteindelijk niet doorgaat. De managementovereenkomst met een reële vergoeding, gesloten voordat de kosten vallen, is daarmee het scharnierpunt tussen wel en geen aftrek.
Twee misverstanden zijn hardnekkig. Voor bemoeienis met het bestuur is geen meerderheidsbelang vereist, ook bij een kleiner belang kan het aftrekrecht ontstaan. En andersom: houdt u het belang zuiver als belegging, dan maakt het niet uit hoe groot het belang is of hoeveel duur extern advies u hebt ingewonnen. Er is dan geen aftrek. Figuur 4 zet de twee situaties naast elkaar.
Figuur 4: een zuivere holding zonder aftrek naast een holding met managementovereenkomst en volledige aftrek.
Welke termijnen gelden in 2026?
Formeel vraagt u de teruggaaf aan door aangifte te doen over het tijdvak waarin het recht op teruggaaf is ontstaan. De inspecteur beslist daarover met een beschikking waartegen u bezwaar kunt maken. De termijnen die u moet bewaken staan hieronder.
| Wat | Termijn |
| Aangifte indienen, en daarmee het teruggaafverzoek doen | binnen 1 maand na afloop van het aangiftetijdvak |
| Nog geen aangiften ontvangen: om uitnodiging tot aangifte verzoeken | binnen 6 maanden na afloop van het kalenderjaar waarin het recht op teruggaaf ontstond |
| Beslistermijn van de inspecteur op het teruggaafverzoek | in beginsel 8 weken, verlengbaar met bericht |
| Ambtshalve teruggaaf (coulance) na afloop van de termijnen | tot 5 jaar na het einde van het belastingjaar; geen bezwaar en beroep mogelijk |
| Herzieningstermijn na het jaar van eerste gebruik | 4 boekjaren voor roerende zaken, 9 boekjaren voor onroerende zaken |
| Naheffing door de Belastingdienst (btw alsnog opeisen) | tot 5 jaar terug |
Bent u te laat, dan is niet alles verloren. Een verzoek dat na de aangifte en buiten de aangiftetermijn binnenkomt, wordt in beginsel behandeld als een bezwaar tegen uw eigen aangifte. Die route helpt alleen als u er snel bij bent, want een bezwaar moet binnen zes weken na de betaling of na de teruggaafbeschikking binnen zijn. Lukt dat, dan is het vaak kansrijker dan meteen mikken op de ambtshalve route. Ambtshalve betekent dat de Belastingdienst het bedrag alsnog mag uitbetalen, maar dat niet hoeft, en dat u tegen een afwijzing niet in bezwaar of beroep kunt.
Belangrijk voor wie zich nooit heeft gemeld: de Nederlandse wet kent geen verplichting om het begin van uw activiteiten te melden. Aan iemand die zich niet als ondernemer heeft aangemeld en aan wie dus nooit aangiften zijn uitgereikt, kan niet worden tegengeworpen dat hij zijn teruggaafverzoek te laat indient. Deed u toen wel al periodiek btw-aangifte maar bent u de aanloopkosten simpelweg vergeten, dan bent u met een later verzoek in beginsel wel te laat. De vraag “deed u toen al btw-aangifte?” bepaalt dus hoe ver u terug kunt repareren. In figuur 5 staan alle termijnen bij elkaar.
Figuur 5: de termijnen die u in 2026 moet bewaken, van de maandtermijn voor de aangifte tot de herziening over negen boekjaren.
Waar het misgaat: bewijs uit de juiste periode
De discussie met de inspecteur gaat vrijwel nooit over de wettekst, maar over uw bewijspositie. En die bewijslast ligt bij u. Twee uitspraken laten zien hoe duur dat kan uitpakken.
Een bv kocht in 2013 een perceel grond en trok 74.954 euro btw af, in de verwachting het perceel belast te gaan verhuren aan een zustervennootschap. Een huurovereenkomst werd pas vijf jaar later op papier gezet. De rechtbank vond wel aannemelijk dat het perceel voor de onderneming was bestemd, maar niet dat het bij aankoop al voor belaste verhuur was bestemd. De hele aftrek werd nageheven, dat wil zeggen alsnog opgeeist, met 14.886 euro belastingrente erbovenop. Die rente bedroeg daarmee bijna 20 procent van de hoofdsom, alleen al doordat er vijf jaar zat tussen de aftrek en de correctie. Voor 2026 bedraagt de belastingrente voor de omzetbelasting 5 procent.
In een andere zaak ging het om een leegstaand pand. Het gerechtshof oordeelde dat het voornemen om te gaan verhuren niet genoeg is: u moet het voornemen hebben om belast te gaan verhuren en dat met objectieve gegevens onderbouwen. Het achteraf opgestelde dossier sneuvelde op details. De overgelegde huurovereenkomst noemde een btw-tarief dat pas een half jaar na de gestelde ondertekening werd ingevoerd, en de factuur gebruikte een vennootschapsnaam die al drie jaar niet meer klopte. Boven op de naheffing legde de inspecteur een boete van 25 procent op omdat de ondernemer ernstig nalatig was geweest. Voor een deel van de periode verviel die boete alsnog, omdat het standpunt destijds verdedigbaar was.
De les is niet dat aanloop-btw riskant is. De les is dat u het dossier op het moment zelf opbouwt, niet als de inspecteur er jaren later naar vraagt. Figuur 6 laat zien welke zes stukken dat dossier vormen.
Figuur 6: de zes stukken waarmee u onderbouwt dat u van plan was btw-belaste omzet te gaan maken.
Twee valkuilen die vaak worden gemist
Buitenlandse btw hoort niet in uw Nederlandse aangifte
Betaalt u in de aanloopfase een buitenlandse adviseur, een beursstand of een hotel in een ander EU-land en staat daar buitenlandse btw op de factuur, dan is dat geen voorbelasting voor uw Nederlandse aangifte. Die btw vraagt u terug met een apart teruggaafverzoek aan dat land. Zet u die btw toch in uw Nederlandse aangifte, dan volgt bij controle een correctie.
Een bv in oprichting kan niet in een fiscale eenheid btw
Een fiscale eenheid voor de btw vereist ondernemers die financieel, organisatorisch en economisch verweven zijn, en de beschikking van de inspecteur werkt pas vanaf de eerste dag van de maand na afgifte. Bij een herstructurering die met terugwerkende kracht wordt opgezet, loopt uw btw-positie in de voorperiode dus per definitie buiten die fiscale eenheid om.
Praktische checklist: wat u moet regelen
- Meld u direct aan. Vraag om uitreiking van btw-aangiften zodra u uw eerste voorbereidingshandeling verricht, niet pas bij uw eerste omzet.
- Bouw uw bewijsdossier nu op. Bewaar het ondernemingsplan, offertes, huur- en financieringsstukken, correspondentie en de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, met datum.
- Leg per uitgave de bestemming vast. Noteer waarvoor u iets aanschaft en of dat gebruik btw-belast is. Daar wordt uw aftrek op gebaseerd.
- Zet de facturen op de juiste naam. Laat een factuur op naam van een privépersoon of van de bv in oprichting waar mogelijk corrigeren met een aanvullende factuur.
- Boek de btw in het juiste tijdvak. De aftrek hoort in het tijdvak van de factuur, niet in het tijdvak van uw eerste omzet.
- Vergeet voorschotfacturen niet. De btw op een vooruitbetaling is in beginsel al aftrekbaar, ook als de prestatie nog moet volgen.
- Sluit een managementovereenkomst voordat de kosten vallen. Richt u een holding op, leg dan vooraf de managementdiensten en een reële vergoeding vast.
- Denk twee keer na over de kleineondernemersregeling. Met flinke opstartinvesteringen kost die keuze u het volledige recht op aftrek en kan herziening spelen.
- Betaal niets terug bij een mislukt plan. Overleg eerst en leg vast waarom het plan niet doorging.
- Bewaak de herzieningstermijnen. Kocht, bouwde of verbouwde u een pand, dan loopt de btw-controle nog negen boekjaren door na het jaar van eerste gebruik.
- Loop de laatste vijf jaar na. Bent u recent gestart en hebt u de aanloopperiode nooit opgevoerd, laat dan beoordelen of alsnog een teruggaaf mogelijk is.
Veelgestelde vragen
Kan ik btw terugvragen over kosten van voordat mijn bv was opgericht?
Ja. Voor de btw vormen de oprichters in de voorperiode samen een ondernemer, zolang er voorbereidingshandelingen plaatsvinden. De aftrek mag niet worden geweigerd alleen omdat de factuur van voor de oprichting op naam van de oprichters staat. Zorg wel dat duidelijk is dat de kosten voor de onderneming zijn gemaakt en laat de tenaamstelling waar mogelijk corrigeren.
Hoe ver terug kan ik btw over opstartkosten nog terugvragen?
Dat hangt ervan af of u toen al btw-aangifte deed. Deed u dat niet en kreeg u ook geen aangiften uitgereikt, dan kan u niet worden tegengeworpen dat uw verzoek te laat is. Deed u wel aangifte, dan is de reguliere termijn van een maand verstreken. U kunt dan nog proberen binnen zes weken bezwaar te maken tegen de eigen aangifte; bent u ook daarvoor te laat, dan resteert de ambtshalve route, die tot vijf jaar na het einde van het belastingjaar loopt. Tegen een ambtshalve beslissing staat geen bezwaar of beroep open.
Moet ik de btw terugbetalen als mijn onderneming niet van de grond komt?
In beginsel niet. Was u ondernemer, kunt u uw voornemen aannemelijk maken en bestond er een direct verband met de beoogde belaste omzet, dan blijft de aftrek in stand. Alleen bij fraude of misbruik kan de inspecteur corrigeren. Gaat u het aangeschafte alsnog anders gebruiken of verkoopt u het zonder btw, dan volgt wel een correctie.
Mijn holding houdt alleen aandelen. Mag ik de notariskosten aftrekken?
Nee. Het enkel houden van aandelen is geen economische activiteit voor de btw, dus een zuivere holding heeft geen recht op aftrek van haar oprichtings- en verwervingskosten. Gaat de holding tegen een reële vergoeding managementdiensten verlenen en legt u dat vast voordat de kosten vallen, dan is de btw wel aftrekbaar.
Ik ga zorg verlenen en dus vrijgestelde omzet maken. Kan ik dan iets terugvragen?
Voor kosten die u maakt met het oog op vrijgestelde omzet bestaat geen recht op aftrek. Verricht u daarnaast ook belaste prestaties, bijvoorbeeld verhuur van apparatuur of de verkoop van producten, dan is de btw gedeeltelijk aftrekbaar volgens de regels voor gemengd gebruik. Dat betekent dat u de btw splitst naar de verhouding tussen uw belaste en uw vrijgestelde omzet. Laat die verhouding vooraf berekenen.
Wat gebeurt er als ik de btw in het verkeerde tijdvak aftrek?
Het recht op aftrek ontstaat in het tijdvak waarin de btw aan u in rekening is gebracht. Zet u die btw in een later tijdvak, dan zit het bedrag formeel op de verkeerde plek. Dat is meestal te herstellen, maar het kost tijd en kan bij controle tot een correctie met belastingrente leiden.
Hoe Taxcount u kan helpen
Wij zien bij nieuwe klanten regelmatig dat de aanloopperiode nooit is opgevoerd, terwijl daar duizenden tot tienduizenden euro’s aan btw in zit, precies op het moment dat uw liquiditeit het krapst is. Taxcount loopt uw opstartperiode met u door: welke kosten zijn aftrekbaar, in welk tijdvak horen ze thuis en welk bewijs hebt u nodig om de aftrek overeind te houden bij een controle.
Ook als u nog moet beginnen, is dat het juiste moment. Wij helpen u met de aanmelding bij de Belastingdienst, met de opbouw van uw dossier, met de tenaamstelling van uw facturen en, bij een holdingstructuur, met een managementovereenkomst die op tijd is gedateerd. Bent u recent gestart of overweegt u een bv of holding op te richten? Laat uw situatie vrijblijvend beoordelen, dan weet u binnen een gesprek waar u aan toe bent.
Dit artikel bevat algemene informatie over de aftrek van btw op opstartkosten en is geen fiscaal advies. Tarieven, drempelbedragen en termijnen kunnen wijzigen en de uitkomst hangt af van uw persoonlijke situatie. Laat uw situatie altijd beoordelen door een adviseur voordat u handelt.