Sommige kosten in uw onderneming komen niet elk jaar even hoog terug, maar af en toe in een grote uitgave in een keer. Denk aan groot onderhoud aan een pand, een schip of een installatie dat maar eens in de zoveel jaar nodig is. Zonder maatregel zakt uw winst in het onderhoudsjaar fors in, terwijl die in de jaren ervoor te hoog lijkt. De kostenegalisatiereserve lost dat op: u zet elk jaar alvast een vast bedrag opzij, zodat de kosten gelijkmatig over de jaren drukken. In dit artikel leest u wat de kostenegalisatiereserve is, wanneer u er gebruik van mag maken en waar u op moet letten.
Wat is de kostenegalisatiereserve?
De kostenegalisatiereserve, ook wel egalisatiereserve, is een fiscale reserve waarmee u een toekomstige, ongelijk verdeelde kostenpost gelijkmatig over de jaren verdeelt (artikel 3.53, lid 1, onderdeel a Wet inkomstenbelasting 2001). U verwacht in de toekomst een grote uitgave, bijvoorbeeld groot onderhoud, en u reserveert daar nu al jaarlijks een deel voor. Daardoor drukt elk jaar een gelijk bedrag op uw winst, in plaats van een enkele piek in het jaar waarin u de kosten maakt.
De reserve berust op goed koopmansgebruik, de fiscale spelregels voor het bepalen van de jaarwinst. Het is een keuzerecht: u mag de reserve vormen, maar u bent daartoe niet verplicht. De reserve geldt alleen voor kosten, niet voor de aankoop van een bedrijfsmiddel dat u normaal activeert en over meerdere jaren afschrijft.
Voor wie is de reserve interessant?
De kostenegalisatiereserve is er voor alle ondernemingen met periodiek terugkerende, ongelijk verdeelde kosten die in een later jaar tot een uitgavenpiek leiden. Denk aan groot onderhoud aan een schip, een pand of een machine, of aan een grote, verplichte keuring. De reserve geldt zowel voor ondernemers in de inkomstenbelasting, zoals een eenmanszaak, vof of maatschap, als voor bv’s en andere lichamen die vennootschapsbelasting betalen. Voor de vennootschapsbelasting werkt de regeling door via artikel 8 Wet op de vennootschapsbelasting 1969.
In de praktijk is het belang van deze reserve de laatste jaren afgenomen. Sinds een belangrijk arrest van de Hoge Raad uit 1998 (het Baksteenarrest) kunt u voor veel toekomstige kosten een voorziening vormen, die vaak ruimere mogelijkheden biedt. De kostenegalisatiereserve speelt daardoor vooral nog een rol in situaties waarin geen voorziening mogelijk is.
Aan welke voorwaarden moet u voldoen?
Uit de rechtspraak zijn vier voorwaarden afgeleid waaraan u tegelijk moet voldoen. Ten eerste worden de kosten in de toekomst ongelijkmatig over de jaren uitgegeven. Ten tweede zijn de kosten opgeroepen door de bedrijfsuitoefening in de jaren waarover u reserveert. Ten derde leiden die kosten in een later jaar tot een echte piek in de uitgaven; dit wordt het piekvereiste genoemd. En ten vierde bestaat er een redelijke mate van zekerheid dat u de uitgaven daadwerkelijk gaat doen, bijvoorbeeld op grond van een onderhoudsplan of keuringsschema (zie figuur 1).
Figuur 1: u mag alleen een kostenegalisatiereserve vormen als u aan alle vier de voorwaarden voldoet. Ontbreekt de piek in de uitgaven, dan is de reserve niet mogelijk.
Ontbreekt de piek, bijvoorbeeld bij min of meer gelijkmatig jaarlijks onderhoud, dan is er geen grond voor een egalisatiereserve. Verder geldt een belangrijke beperking, het inhaalverbod: u mag alleen vooruit reserveren vanaf het moment dat de toekomstige kosten zijn opgeroepen. U mag geen bedrag inhalen over jaren die al voorbij zijn.
Hoe berekent u de jaarlijkse toevoeging?
De jaarlijkse toevoeging aan de reserve heet de dotatie. U bepaalt die volgens goed koopmansgebruik en een bestendige gedragslijn, wat betekent dat u de methode elk jaar op dezelfde manier toepast. Bij de hoogte mag u rekening houden met verwachte loon- en prijsstijgingen (artikel 3.53, lid 2 in samenhang met artikel 3.26 Wet inkomstenbelasting 2001).
Een voorbeeld maakt het concreet. Stel, uw schip moet eens in de vijf jaar groot onderhoud krijgen dat naar schatting 50.000 euro kost. U mag dan jaarlijks 50.000 euro gedeeld door 5 is 10.000 euro aan de reserve toevoegen (zie figuur 2). Verwacht u dat de kosten door prijsstijging oplopen, bijvoorbeeld met 10 procent per jaar, dan mag u met die stijging rekening houden en jaarlijks een wat hoger bedrag reserveren. In het jaar waarin u het onderhoud laat uitvoeren, valt de reserve vrij tegen de werkelijke uitgave.
Figuur 2: door jaarlijks 10.000 euro te reserveren, verdeelt u het onderhoud van 50.000 euro gelijkmatig over vijf jaar. In jaar 5 valt de reserve vrij tegen de werkelijke kosten.
Kostenegalisatiereserve of voorziening: wat is het verschil?
Naast de reserve bestaat de voorziening, een andere manier om toekomstige kosten alvast ten laste van de winst te brengen. Het belangrijkste verschil is het inhaalverbod. Bij de kostenegalisatiereserve mag u niet inhalen over verstreken jaren, terwijl dat bij een voorziening in beginsel wel kan.
Sinds het Baksteenarrest van 1998 is de ruimte voor een voorziening flink verruimd. Daardoor is de praktijkbetekenis van de kostenegalisatiereserve afgenomen: voor veel toekomstige kosten biedt een voorziening nu meer mogelijkheden. Het is daarom verstandig om per situatie te laten toetsen welke van de twee het gunstigst uitpakt.
Wanneer valt de reserve vrij?
De reserve is bedoeld voor een concreet doel. Zodra dat doel vervalt, moet u de reserve geheel of gedeeltelijk laten vrijvallen. Dat betekent dat het opzijgezette bedrag weer als winst meetelt en wordt belast. Vrijval is onder meer aan de orde als het onderhoud definitief niet doorgaat, als u niet langer van plan bent de uitgave te doen, als er geen sprake meer is van een ongelijke verdeling, of als u uw onderneming staakt.
Een geruisloze doorschuiving, waarbij een ander uw onderneming fiscaal voortzet zonder dat u hoeft af te rekenen, geldt niet als staking. In dat geval hoeft de reserve dus niet vrij te vallen. Houd doorlopend in de gaten of de grond voor uw reserve nog bestaat, zodat u een verplichte vrijval niet mist.
Praktische checklist: dit regelt u rond de kostenegalisatiereserve
- Kostensoort bepalen: controleer of het echt om kosten gaat en niet om de aankoop van een bedrijfsmiddel dat u activeert en afschrijft; alleen kosten komen in aanmerking.
- Piek aantonen: leg vast dat de kosten ongelijk over de jaren terugkomen met een duidelijke piek in een jaar; zonder piek is geen reserve mogelijk.
- Zekerheid onderbouwen: bewaar een onderhoudsplan, keuringsschema of andere stukken waaruit blijkt dat de uitgave redelijk zeker is.
- Dotatie berekenen: verdeel de geschatte kosten over de jaren en houd waar nodig rekening met loon- en prijsstijging; pas de methode elk jaar op dezelfde manier toe.
- Inhaalverbod respecteren: reserveer alleen vooruit en haal geen bedrag in over jaren die al voorbij zijn.
- Voorziening vergelijken: laat ook toetsen of een voorziening mogelijk is; die is sinds 1998 vaak ruimer en voordeliger.
- Vrijval bewaken: houd bij of het doel van de reserve nog bestaat en laat de reserve vrijvallen zodra dat doel vervalt.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een kostenegalisatiereserve en sparen?
Bij deze reserve zet u niet echt geld op een aparte rekening, maar u verlaagt uw fiscale winst met een jaarlijks bedrag. Zo verdeelt u de belastingdruk gelijkmatig over de jaren. In het jaar waarin u de kosten maakt, valt de reserve vrij en wordt zij verrekend met de werkelijke uitgave.
Mag ik voor jaarlijks onderhoud een egalisatiereserve vormen?
Nee. De regeling is alleen bedoeld voor kosten die ongelijk over de jaren terugkomen en tot een piek leiden. Onderhoud dat elk jaar ongeveer hetzelfde kost, mist die piek en komt daarom niet in aanmerking.
Kan ik een reserve vormen voor de aanschaf van een nieuwe machine?
Nee. De reserve geldt alleen voor kosten, niet voor de aankoop van een bedrijfsmiddel. Een machine activeert u en schrijft u over meerdere jaren af; daarvoor bestaan andere regelingen, zoals de willekeurige afschrijving of de investeringsaftrek.
Is een voorziening beter dan een kostenegalisatiereserve?
Dat hangt af van uw situatie. Sinds 1998 biedt een voorziening voor veel toekomstige kosten ruimere mogelijkheden, onder meer omdat het inhaalverbod daar niet geldt. Het is verstandig beide opties te laten vergelijken.
Geldt de kostenegalisatiereserve ook voor mijn bv?
Ja. Via de vennootschapsbelasting werkt de regeling ook door naar bv’s en andere belastingplichtige lichamen. De voorwaarden zijn dezelfde als voor ondernemers in de inkomstenbelasting.
Hoe Taxcount u kan helpen
Of een kostenegalisatiereserve in uw situatie is toegestaan en voordelig is, vraagt om een zorgvuldige beoordeling. Taxcount bekijkt of aan het piekvereiste en de overige voorwaarden is voldaan, berekent een onderbouwde jaarlijkse dotatie en vergelijkt de reserve met de mogelijkheid van een voorziening. Ook bewaken wij de momenten waarop de reserve moet vrijvallen, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.
Wilt u weten of u een grote, terugkerende kostenpost fiscaal slim kunt spreiden? Leg uw situatie voor aan Taxcount, dan rekenen wij de mogelijkheden voor u door.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen fiscaal advies. Tarieven, bedragen en drempels kunnen wijzigen en de uitkomst hangt af van uw persoonlijke situatie. Laat uw situatie altijd beoordelen door een fiscalist voordat u een beslissing neemt.
