December is voor veel ondernemers de maand van kerstpakketten, relatiegeschenken en een personeelsfeest. Wat u daarbij vaak niet weet: de btw op dit soort uitgaven mag u lang niet altijd aftrekken. Een aparte regeling, het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting 1968 (het BUA), sluit de btw-aftrek uit voor uitgaven met een prive- of consumptief karakter voor derden en personeel. In dit artikel leest u wat het BUA precies is, welke uitgaven eronder vallen en hoe de belangrijkste ontsnapping werkt: de drempel van 227 euro per ontvanger per jaar. Ook laten we zien hoe u de btw-aftrek op relatiegeschenken en personeel correct beoordeelt en welke fouten u eind van het boekjaar wilt voorkomen. Zo weet u wanneer u een correctie moet maken en wanneer de btw gewoon aftrekbaar blijft.
Wat is het BUA?
Als ondernemer mag u normaal de btw op uw zakelijke inkopen aftrekken van de btw die u aan de Belastingdienst afdraagt. Die aftrekbare btw heet voorbelasting (artikel 15 Wet op de omzetbelasting 1968). Het BUA maakt daar een uitzondering op. Het sluit de aftrek uit voor bepaalde uitgaven die vooral een prive- of consumptief karakter hebben, ook al maakt uw onderneming ze om zakelijke redenen.
Het gaat om drie soorten uitgaven: het voeren van een zekere staat (dure statusuitgaven), relatiegeschenken en andere giften, en verstrekkingen aan uw personeel. Heeft u de btw op zulke uitgaven al afgetrokken, dan moet u die aftrek aan het einde van het boekjaar corrigeren als het BUA van toepassing is. Die correctie hoort thuis in de laatste btw-aangifte van dat boekjaar.
Welke uitgaven raakt het BUA?
Het BUA speelt bij uitgaven met een prive- of consumptief karakter. Grofweg gaat het om drie situaties: relatiegeschenken en giften, verstrekkingen aan personeel, en een aantal uitzonderingen met eigen regels (zie figuur 1). Hierna lichten we ze toe.
Figuur 1: bij welke uitgaven u de btw-aftrek moet beoordelen, en de 227-euro-drempel als uitgang.
Relatiegeschenken en giften
Een relatiegeschenk of gift is elke prestatie die u zonder vergoeding of onder de kostprijs aan een ander doet, uit zakelijke motieven of vrijgevigheid. Denk aan een cadeau voor een klant of leverancier, of een gift aan een stichting. Bij relatiegeschenken speelt het BUA alleen als de ontvanger de btw zelf niet of nauwelijks kan aftrekken. In de praktijk gaat het om ontvangers die voor 30 procent of minder recht op aftrek hebben, zoals particulieren of vrijgestelde organisaties. Geeft u een geschenk aan een gewone btw-ondernemer die de btw wel gewoon aftrekt, dan speelt het BUA niet.
Verstrekkingen aan personeel
Bij personeel gaat het om zaken die uw werknemers voor persoonlijke doeleinden krijgen: huisvesting, loon in natura (zoals een kerstpakket, telefoon of computer), gelegenheid tot sport of ontspanning, prive-vervoer en andere persoonlijke voorzieningen. Het moet gaan om personeel dat op het moment van verstrekken bij u in dienst is, niet om oud-medewerkers.
Wat valt er buiten het BUA?
Een aantal verstrekkingen valt bewust buiten het BUA en heeft eigen regels. Spijzen en dranken vallen onder de aparte kantineregeling. Verder blijven besloten busvervoer voor woon-werkverkeer, een fiets van maximaal 749 euro inclusief btw (onder voorwaarden) en outplacement buiten schot. Ook de auto van de zaak valt sinds 1 juli 2011 niet meer onder het BUA: het privegebruik daarvan wordt via een andere correctie geregeld (de zogenoemde fictieve dienst).
De drempel van 227 euro per ontvanger
De belangrijkste ontsnapping is de drempel. Blijven de kosten per ontvanger onder 227 euro (exclusief btw) per boekjaar, dan hoeft u niets te corrigeren en blijft de btw aftrekbaar. Komt u daar bovenuit, dan is de btw over het hele bedrag niet aftrekbaar, dus niet alleen over het deel boven 227 euro (zie figuur 2). U toetst per ontvanger en per boekjaar, dus per klant, per relatie of per werknemer.
Heeft de ontvanger een eigen bijdrage betaald waarover u btw afdraagt, dan blijft uw aftrek in stand tot het bedrag van die verschuldigde btw. Let op een belangrijke wijziging: sinds 1 januari 2024 mag u die eigen bijdrage niet meer van de kostprijs aftrekken om zo onder de 227-euro-drempel te blijven. Voor de drempeltoets telt dus de volledige kostprijs.
Figuur 2: bij overschrijding van de drempel vervalt de aftrek over het hele bedrag, niet alleen over het meerdere.
Rekenvoorbeeld
Stel: u geeft een werknemer een kerstgeschenk met een kostprijs van 300 euro (exclusief btw) en vraagt daarvoor 100 euro (exclusief btw) eigen bijdrage. U trekt eerst 63 euro btw af (21 procent van 300 euro). Over de eigen bijdrage draagt u 21 euro btw af (21 procent van 100 euro). De kostprijs is 300 euro en dus hoger dan 227 euro, waardoor de drempel is overschreden. De eigen bijdrage telt sinds 2024 niet meer mee om eronder te blijven. De BUA-correctie is dan 63 euro min 21 euro, dus 42 euro die u niet mag aftrekken (zie figuur 3).
Figuur 3: de btw-correctie voor het kerstgeschenk in vier stappen, van kostprijs tot correctie van 42 euro.
De belangrijkste bedragen en grenzen (2026) op een rij
| Onderwerp | Bedrag / grens | Toelichting |
| Drempel per ontvanger | 227 euro excl. btw per jaar | Eronder: geen correctie. Erboven: btw over het hele bedrag niet aftrekbaar. |
| Grens aftrekgerechtigde ontvanger | 30 procent of minder | Bij relatiegeschenken speelt het BUA alleen als de ontvanger nauwelijks aftrekt. |
| Fiets (uitzondering) | 749 euro incl. btw | Tot dit bedrag volledige aftrek; leasefiets maximaal 130 euro aftrek. |
| Kantineregeling | 9 procent van (kostprijs + 25 procent) | Aparte rekenregel voor eten en drinken; staat los van de 227-euro-toets. |
| Auto van de zaak (forfait) | 2,7 procent (of 1,5 / 1,35 procent) | Loopt buiten het BUA om, via een fictieve dienst. |
De kantineregeling: aparte rekenregel voor eten en drinken
Verstrekt u als werkgever eten en drinken aan uw personeel onder de kostprijs, bijvoorbeeld in een eigen bedrijfskantine, dan geldt een aparte rekenregel. De aftrek is dan uitgesloten tot 9 procent van het verschil tussen enerzijds de aanschafkosten (exclusief btw) plus 25 procent, en anderzijds het bedrag dat u uw personeel in rekening brengt. Dit kantinebedrag staat los van de 227-euro-drempel: u telt het er niet bij op. Heeft u een eigen kantine, houd deze berekening dan apart bij.
Bijzondere situaties: auto, parkeren, fiets en kerstpakketten
Voor een aantal veelvoorkomende verstrekkingen heeft de staatssecretaris in een beleidsbesluit uit 2020 uitgelegd hoe het uitpakt. Hierna zetten we de hoofdlijnen op een rij (zie figuur 4).
Figuur 4: vier veelvoorkomende situaties met hun eigen regel of grens.
Auto van de zaak
Het privegebruik van een auto van de zaak valt sinds 2011 niet meer onder het BUA, maar wordt gecorrigeerd via een vast forfait. Dat forfait bedraagt 2,7 procent van de catalogusprijs (inclusief btw en bpm). Vanaf het zesde jaar en bij een auto die u zonder btw-aftrek heeft gekocht (een marge-auto), geldt een verlaagd forfait van 1,5 procent. Bij een auto waarvan u de btw maar deels heeft afgetrokken, is dit 1,35 procent.
Parkeergelegenheid
Biedt u uw personeel parkeergelegenheid aan, dan geldt dit als verstrekt voor bedrijfsdoeleinden. Het prive-element gaat daarin op, zodat er geen BUA-correctie nodig is.
Fiets van de zaak
Een eigen bijdrage van de werknemer (ook in de vorm van verlofdagen of brutoloon) brengt u eerst in mindering op de inkoopprijs van de fiets. Blijft het saldo op of onder 749 euro inclusief btw, dan is de btw volledig aftrekbaar en volgt er geen correctie voor eventueel ander privegebruik. Ligt de prijs na de eigen bijdrage hoger dan 749 euro, dan is de aftrek uitgesloten voor het meerdere boven 749 euro. Voor een leasefiets is de btw in de leasetermijnen aftrekbaar tot maximaal 130 euro.
Kerstpakketten en loon in natura
Bij een volledig btw-belaste ondernemer is de btw op kerstpakketten aftrekbaar zolang het totaal per werknemer per jaar op of onder 227 euro blijft. Een volledig vrijgestelde ondernemer heeft sowieso geen recht op aftrek, ook onder 227 euro. Bent u een gemengde ondernemer (deels belast, deels vrijgesteld), dan volgt de aftrek de toerekening: is de uitgave direct aan belaste omzet toe te rekenen, dan is de btw aftrekbaar mits onder 227 euro; is deze direct vrijgesteld, dan is er geen aftrek; horen de kosten bij de algemene kosten, dan geldt de pro rata met uitsluiting boven 227 euro.
Wanneer geldt het BUA niet? Het primair ondernemingsbelang
Het BUA geldt niet als een verstrekking primair in het belang van uw onderneming is en het persoonlijke voordeel van de werknemer daaraan ondergeschikt is. De rechter stelt hierbij wel een strenge eis: er moeten bijzondere omstandigheden zijn die u als ondernemer dwingen de verstrekking te doen. Een bekend voorbeeld is de noodzakelijke huisvesting van buitenlandse uitzendkrachten die geen eigen keuzevrijheid hebben. Ook een gift kan buiten het BUA blijven als die aantoonbaar rechtstreeks het bedrijfsbelang dient, bijvoorbeeld om de afname van uw producten te bevorderen. Kunt u dat onderbouwen, dan blijft uw aftrek in stand. Leg daarom goed vast aan wie en met welk zakelijk doel u verstrekkingen doet.
Praktische checklist: wat u moet regelen
- Houd een overzicht bij. Noteer per boekjaar en per ontvanger welke relatiegeschenken, giften en personeelsverstrekkingen u heeft gedaan en wat de kostprijs (exclusief btw) daarvan is.
- Toets aan de 227-euro-drempel. Blijft u per ontvanger onder 227 euro, dan hoeft u niets te doen. Zit u erboven, dan corrigeert u de afgetrokken btw over het hele bedrag.
- Reken een eigen bijdrage niet weg. Sinds 2024 mag u een eigen bijdrage niet meer van de kostprijs aftrekken om onder de drempel te blijven.
- Beoordeel de ontvanger bij relatiegeschenken. Alleen als de ontvanger de btw zelf niet of nauwelijks kan aftrekken (30 procent of minder), speelt het BUA.
- Maak de kantineberekening apart. Heeft u een eigen kantine, pas dan de 9-procent-regeling toe naast de gewone drempeltoets.
- Verwerk de correctie op tijd. De BUA-correctie hoort in de laatste btw-aangifte van het boekjaar.
- Onderbouw een uitzondering. Meent u dat een verstrekking primair het ondernemingsbelang dient, leg de bijzondere omstandigheden dan schriftelijk vast.
Veelgestelde vragen
Wat betekent BUA?
BUA staat voor het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting 1968. Het is de regeling die de btw-aftrek uitsluit voor bepaalde uitgaven met een prive- of consumptief karakter, zoals relatiegeschenken en verstrekkingen aan personeel.
Mag ik de btw op een kerstpakket aftrekken?
Dat mag als de totale kosten per werknemer op of onder 227 euro (exclusief btw) per jaar blijven. Komt u daarboven, dan is de btw over het hele bedrag niet aftrekbaar. Tel alle verstrekkingen aan dezelfde werknemer in het boekjaar bij elkaar op.
Geldt de drempel van 227 euro per geschenk of per jaar?
Per ontvanger per boekjaar, niet per afzonderlijk geschenk. U telt alle relatiegeschenken of verstrekkingen aan dezelfde persoon in het boekjaar bij elkaar op en toetst dat totaal aan de 227 euro.
Speelt het BUA ook bij een geschenk aan een andere ondernemer?
Meestal niet. Bij relatiegeschenken geldt het BUA alleen als de ontvanger de btw zelf niet of nauwelijks kan aftrekken. Geeft u een geschenk aan een gewone btw-ondernemer die de btw aftrekt, dan hoeft u niets te corrigeren.
Wanneer moet ik de BUA-correctie doen?
De correctie verwerkt u in de laatste btw-aangifte van het boekjaar. U berekent dan per ontvanger of de drempel is overschreden en corrigeert de te veel afgetrokken btw.
Valt de auto van de zaak onder het BUA?
Nee. Sinds 1 juli 2011 valt de auto van de zaak niet meer onder het BUA. Het privegebruik wordt gecorrigeerd via een forfait van 2,7 procent van de catalogusprijs (in bepaalde gevallen 1,5 of 1,35 procent).
Hoe Taxcount u kan helpen
Het BUA is een regeling waarin makkelijk fouten sluipen, vooral rond december. Een gemiste correctie kan leiden tot een naheffing met belastingrente en soms een boete, terwijl u omgekeerd ook onnodig aftrek kunt mislopen door te veel te corrigeren. Taxcount helpt u de btw op relatiegeschenken en personeelsverstrekkingen correct te beoordelen: we brengen uw verstrekkingen in kaart, toetsen ze aan de 227-euro-drempel en de uitzonderingen, maken zo nodig de kantineberekening en beoordelen of een verstrekking primair het ondernemingsbelang dient. Wilt u zeker weten dat uw btw-aangifte op dit punt klopt? Laat uw situatie door Taxcount beoordelen, dan weet u precies waar u aan toe bent.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen (fiscaal) advies. Tarieven, drempels en regels kunnen wijzigen en de uitkomst hangt af van uw persoonlijke situatie. Laat u daarom altijd door een fiscaal adviseur informeren voordat u besluiten neemt.